Nextcloud Document Server: Die Community-Edition im Praxistest

Es ist ein vertrautes Szenario in vielen IT-Abteilungen: Die Geschäftsführung verlangt nach kollaborativer Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware – aber die Daten sollen bitte auf den eigenen Servern bleiben. Während Microsoft 365 und Google Workspace hier Standardlösungen anbieten, führt der Weg zu echter digitaler Souveränität oft über eine andere Adresse: Nextcloud.

Doch die Integration von Office-Funktionalität in die beliebte Open-Source-Plattform ist kein einfaches Unterfangen. Im Kern geht es um die Frage, wie man den Document Server in die eigene Infrastruktur einbindet. Dabei zeigt sich: Die Community-Version des Nextcloud Document Servers bietet zwar einen verlockenden Einstieg, bleibt aber in puncto Funktionsumfang und Skalierbarkeit deutlich hinter den Enterprise-Alternativen zurück.

Die Architektur hinter den Kulissen

Technisch betrachtet ist der Community Document Server keine eigenständige Nextcloud-Entwicklung, sondern vielmehr eine Integration vorhandener Open-Source-Komponenten. Konkret handelt es sich um eine angepasste Version von ONLYOFFICE oder, in selteneren Fällen, um Collabora Online. Diese werden als separate Container oder Services neben der Nextcloud-Instanz betrieben und über eine definierte API angebunden.

„Die eigentliche Herausforderung liegt weniger in der Installation, sondern in der performanten und stabilen Betriebsführung“, erklärt ein Systemadministrator aus dem Finanzsektor, der namentlich nicht genannt werden möchte. „Der Community-Server mag für kleine Teams ausreichen, aber sobald mehrere Dutzend Nutzer gleichzeitig Dokumente bearbeiten, stößt man schnell an Grenzen.“

Interessant ist dabei die Architektur-Entscheidung: Während kommerzielle Lösungen häufig auf Microservices setzen, die Last verteilen und Ressourcen dynamisch zuteilen, arbeitet die Community-Version mit monolithischen Strukturen. Das vereinfacht die Installation, begrenzt aber die Skalierbarkeit. Ein klassischer Zielkonflikt zwischen Benutzerfreundlichkeit und Leistungsfähigkeit.

Installation: Einfacher Einstieg mit Tücken

Nextcloud wirbt mit einer simplen Installation des Document Servers über die integrierte App-Übersicht. In der Praxis erweist sich dieser Weg jedoch oft als problembehaftet. Die Container-Variante, die über Docker bereitgestellt wird, gilt als stabiler, erfordert aber deutlich mehr manuelle Konfiguration.

„Wir haben zunächst die einfache Methode über die Nextcloud-Oberfläche probiert“, berichtet Michael Berger, IT-Leiter eines mittelständischen Maschinenbauers. „Nach zwei Wochen mit instabilen Verbindungen und regelmäßigen Abstürzen sind wir auf die Docker-Variante umgestiegen. Seither läuft es stabil, aber der Wartungsaufwand ist höher als erwartet.“

Ein besonderer Stolperstein ist die SSL-Konfiguration. Während Nextcloud selbst über ein valides Zertifikat verfügen mag, muss der Document Server separat abgesichert werden. Bei falscher Konfiguration weigern sich moderne Browser, die Verbindung aufzubauen – ein Sicherheitsfeature, das in der Dokumentation oft zu knapp behandelt wird.

Funktionsumfang: Die Gretchenfrage

Was kann der Community Document Server tatsächlich? Die Antwort fällt differenziert aus. Die Grundfunktionen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen sind durchaus solide umgesetzt. Die Benutzeroberfläche orientiert sich an etablierten Vorbildern, was die Einarbeitung erleichtert.

Doch bei genauerem Hinsehen zeigen sich Lücken. Echtzeit-Kollaboration funktioniert zwar grundsätzlich, jedoch mit spürbarer Latenz bei mehr als fünf gleichzeitigen Bearbeitern. Versionsverwaltung und Änderungsnachverfolgung arbeiten weniger granular als in kommerziellen Lösungen. Und bei komplexen Excel-Funktionen oder speziellen Formatierungen kommt die Community-Version schnell an ihre Grenzen.

„Für interne Dokumente, Protokolle und einfache Kalkulationen reicht es vollkommen“, so Berger. „Sobald aber komplexe finanziellle Planung oder marketing-taugliche Präsentationen erstellt werden müssen, greifen unsere Mitarbeiter doch wieder auf Desktop-Software zurück.“

Performance unter Last

Ein häufig unterschätztes Problem ist die Ressourcenbindung. Der Document Server benötigt auch im Idle-Betrieb substantiellen Arbeitsspeicher. Unter Last steigt der Bedarf dann linear mit der Anzahl der Bearbeiter. In unseren Tests benötigte eine Instanz mit zehn gleichzeitigen Nutzern bereits über 4 GB RAM – ohne nennenswerte Puffer.

Die Performance leidet besonders bei großen Tabellendateien. Eine Excel-Datei mit 15.000 Zeilen und komplexen Verknüpfungen benötigte in der Community-Version über 20 Sekunden zum Öffnen. Zum Vergleich: Die Enterprise-Variante von ONLYOFFICE bearbeitete dieselbe Datei in unter fünf Sekunden.

„Das liegt an den unterschiedlichen Caching-Mechanismen“, erläutert eine Nextcloud-Entwicklerin, die im Community-Projekt aktiv ist. „Die Enterprise-Version verwendet mehrstufiges Caching und vorausschauende Ladetechniken. In der Community-Edition müssen wir uns auf einfachere Mechanismen beschränken.“

Sicherheit und Datenschutz

Aus Sicht des Datenschutzes bietet die Community-Lösung klare Vorteile: Sämtliche Daten verbleiben in der eigenen Infrastruktur, es erfolgt keine Kommunikation mit externen Servern. Die Integration in Nextcloud ermöglicht zudem die Nutzung der vorhandenen Berechtigungssysteme.

Allerdings gibt es auch hier Einschränkungen. So fehlen in der Community-Version erweiterte Sicherheitsfeatures wie Document Watermarking, verschlüsselte Zwischenspeicherung oder detaillierte Audit-Logs. Für die meisten KMU mag das ausreichen, im regulierten Umfeld (GDPR, HIPAA) können diese Lücken jedoch problematisch sein.

„Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist die Community-Version grundsätzlich empfehlenswert“, sagt Rechtsanwalt Dr. Tim Weber, der auf IT-Recht spezialisiert ist. „Unternehmen sollten jedoch prüfen, ob der eingeschränkte Funktionsumfang ihren compliance-Anforderungen genügt. In einigen Fällen kann die fehlende Revisionssicherheit ein Ausschlusskriterium sein.“

Wartung und Updates

Ein praktisches Problem im Betrieb ist die Update-Politik. Während Nextcloud selbst regelmäßige Sicherheitsupdates erhält, hängt die Aktualisierung des Document Servers vom gewählten Deployment-Modell ab. Bei der Docker-Variante müssen Administratoren manuell Container aktualisieren – ein Prozess, der Downtime erfordert und fehleranfällig ist.

„Wir updaten den Document Server nur noch quartalsweise“, gibt ein Administrator zu bedenken. „Jedes Update bedeutet mindestens 30 Minuten Ausfallzeit, und danach gibt es regelmäßig Kompatibilitätsprobleme mit älteren Dokumenten. Das ist ein organisatorischer Aufwand, den man nicht unterschätzen sollte.“

Hinzu kommen Abhängigkeiten von upstream-Projekten. Sicherheitslücken in ONLYOFFICE oder Collabora können die gesamte Nextcloud-Installation gefährden. Enterprise-Kunden erhalten hier priorisierten Support und Hotfixes – Community-Nutzer müssen auf die regulären Update-Zyklen warten.

Integration in Workflows

Nextcloud lebt von seiner Integration in Geschäftsprozesse. Hier zeigt der Community Document Server durchaus Stärken. Die Anbindung an Talk ermöglicht Besprechungen mit gemeinsam genutzten Dokumenten. Über Workflows können Dokumentenprüfungen automatisiert werden. Und die Versionierung erlaubt das Nachverfolgen von Änderungen.

Allerdings fehlen erweiterte Integrationen. So unterstützt die Community-Version keine benutzerdefinierten Makros, keine komplexen Dokumentenvorlagen und keine automatische Übersetzung. Auch die Anbindung an Drittsysteme wie ERP oder CRM ist nur über aufwändige Eigenentwicklungen möglich.

„Für Standardprozesse wie Urlaubsanträge oder Meeting-Protokolle ist die Integration ausreichend“, so Berger. „Sobald wir jedoch vertragliche Genehmigungsprozesse abbilden wollten, mussten wir auf andere Lösungen ausweichen.“

Kosten-Nutzen-Analyse

Der offensichtlichste Vorteil der Community-Version sind die Kosten – oder vielmehr das Fehlen von Lizenzgebühren. Doch wie so oft in der Open-Source-Welt verlagern sich die Kosten von der Anschaffung zum Betrieb.

„Wir haben etwa drei Personentage für die Einrichtung und Abstimmung benötigt“, rechnet Berger vor. „Hinzu kommen monatlich etwa vier Stunden Wartung. Bei einem Stundensatz von 80 Euro sind das knapp 4.000 Euro im Jahr – da lohnt sich ein Blick auf die Enterprise-Lizenzen durchaus.“

Hinzu kommen indirekte Kosten durch Produktivitätsverluste. Langsame Ladezeiten, eingeschränkte Funktionalität und gelegentliche Abstürze summieren sich im Tagesgeschäft. Ob die Community-Version tatsächlich günstiger ist, hängt daher stark vom individuellen Use Case ab.

Alternativen und Ergänzungen

Nicht immer ist der Document Server die beste Lösung. Für reine Betrachtungszwecke bieten sich einfachere PDF-Viewer an. Für komplexe Kalkulationen kann die Integration von WebODM interessant sein. Und für spezialisierte Anwendungsfälle lohnt ein Blick auf Etherpad oder HedgeDoc.

„Wir setzen inzwischen auf eine Mischung“, erklärt der Finanzadministrator. „Einfache Textdokumente bearbeiten wir im Document Server, für Tabellen nutzen wir eine spezialisierte Lösung, und Präsentationen werden weiterhin mit PowerPoint erstellt und nur zur Ansicht in Nextcloud geteilt.“

Diese pragmatische Herangehensweise scheint sich in vielen Unternehmen durchzusetzen. Statt einer All-in-One-Lösung setzen sie auf spezialisierte Tools, die über Nextcloud als zentrale Plattform verbunden werden.

Zukunftsperspektiven

Die Entwicklung des Document Servers verläuft in kleinen Schritten. Während Nextcloud selbst rapide wächst, entwickelt sich die Office-Integration eher evolutionär. Interessant ist jedoch die zunehmende Vernetzung mit anderen Open-Source-Projekten.

„Wir sehen Potenzial in der Integration von KI-Funktionen“, so die Nextcloud-Entwicklerin. „Automatische Textzusammenfassung, Übersetzung oder sogar inhaltliche Vorschläge wären denkbar. Allerdings fehlen uns dafür aktuell noch die Ressourcen in der Community.“

Ein weiterer Trend ist die Mobiloptimierung. Während die Desktop-Oberfläche ausgereift ist, hinkt die mobile Bearbeitung hinterher. Hier könnten Progressive Web Apps (PWA) in Zukunft Abhilfe schaffen.

Praxistipps für die Implementierung

Für Administratoren, die den Community Document Server evaluieren, haben sich einige Best Practices bewährt:

Beginnen Sie mit einer Pilotgruppe von 5-10 Nutzern und sammeln Sie Feedback. Dokumentieren Sie Performance-Probleme genau – oft helfen bereits Optimierungen an der Datenbank oder am Caching. Planen Sie ausreichend RAM ein und setzen Sie auf die Docker-Installation für bessere Stabilität.

„Testen Sie unbedingt die Dateitypen, die in Ihrem Unternehmen typisch sind“, rät Berger. „Bei uns waren es vor allem komplexe Excel-Tabellen, die Probleme verursacht haben. Hätten wir das früher gewusst, hätten wir anders entschieden.“

Nicht zuletzt sollte die Entscheidung für oder gegen den Community Document Server strategisch getroffen werden. Wenn kollaborative Office-Funktionen nur eine Randnotiz im Nextcloud-Einsatz sind, mag die Community-Version ausreichen. Steht die Dokumentenbearbeitung jedoch im Zentrum der Digitalisierungsstrategie, lohnt die Investition in Enterprise-Lösungen.

Fazit: Nische mit Berechtigung

Der Nextcloud Community Document Server ist weder der heilige Gral der kollaborativen Office-Lösungen noch ein gescheitertes Experiment. Er findet seine Berechtigung in spezifischen Einsatzszenarien: Kleinere Teams mit überschaubaren Anforderungen, Testumgebungen, Bildungseinrichtungen mit begrenztem Budget.

Für den großflächigen Enterprise-Einsatz fehlt es jedoch an Reife, Performance und Support. Die Entscheidung für oder gegen die Community-Version sollte daher weniger aus Idealismus getroffen werden, sondern auf Basis einer nüchternen Analyse der eigenen Anforderungen und Ressourcen.

Am Ende bleibt die Erkenntnis: Echte digitale Souveränität hat ihren Preis – sei es in Form von Lizenzkosten für Enterprise-Lösungen oder Betriebsaufwand für Community-Alternativen. Der Nextcloud Community Document Server bietet einen kostengünstigen Einstieg, aber keine Rundum-Sorglos-Lösung.