Stellen Sie sich vor, Sie betreten das Backoffice eines gut organisierten Unternehmens. In einem Raum stehen hohe Regale, akribisch beschriftete Ordner, ein durchdachtes Ablagesystem für Verträge, Rechnungen, Protokolle. Alles ist da, alles hat seinen Platz. Das ist, in der digitalen Analogie, die Domäne von Nextcloud. Gleich nebenan befindet sich die Projektwerkstatt: Whiteboards voller Skizzen, Pinnwände mit Konzepten, Entwürfe, die gemeinsam diskutiert und weiterentwickelt werden. Eine lebendige, dynamische Wissensküche. Das ist die Welt von Confluence.

Die Gretchenfrage für IT-Verantwortliche lautet nun: Brauchen wir beide Räume? Können wir sie durch eine große Halle ersetzen? Oder lassen sich die Türen zwischen ihnen so weit öffnen, dass ein synergiereicher Durchgangsverkehr entsteht? Die Antwort ist, wie so oft, ein klares „Es kommt darauf an“. Und worauf es ankommt, das wollen wir hier ausloten.

Nextcloud: Mehr als nur ein Dropbox-Ersatz

Beginnen wir mit dem vermeintlich Bekannten. Nextcloud wird oft reduziert auf seine Kernfunktion: Datei-Hosting. Eine selbstgehostete Alternative zu Google Drive oder Microsoft OneDrive. Diese Sichtweise wird der Plattform aber bei weitem nicht gerecht. Nextcloud hat sich längst zu einem umfassenden Collaboration Platform-Ansatz entwickelt, einem Schweizer Taschenmesser für die digitale Zusammenarbeit.

Das Fundament ist und bleibt die Dateiverwaltung. Mit Funktionen wie File Access Control, Versionierung, End-to-End-Verschlüsselung und einer ausgeklügelten Freigabelogik bietet sie Enterprise-Grade-Kontrolle über das digitale Gut. Darauf aufbauend wuchs ein ganzes Ökosystem aus Apps: Kalender und Kontakte (via CalDAV/CardDAV), Videokonferenzen mit Talk, Dokumentenbearbeitung mit Collabora Online oder OnlyOffice, Projektmanagement-Ansätze mit Deck, und sogar E-Mail mit der Mail-App. Die Philosophie ist klar: Ein zentraler, souveräner Daten-Speicher, der durch modulare Funktionsbausteine erweitert wird.

Der große Treiber und USP ist die Datensouveränität. Sie behalten die Hoheit über Ihre Daten, bestimmen den Speicherort (On-Premise, in einer europäischen Cloud, hybrid) und unterliegen nicht den wechselnden Nutzungsbedingungen und Pricing-Modellen der Hyperscaler. Für viele Unternehmen, Behörden und Bildungseinrichtungen ist dies kein Nice-to-have, sondern ein zentrales Compliance- und Überzeugungsthema. Die Infrastruktur wird damit zur strategischen Entscheidung.

Confluence: Die Grammatik des organisationalen Wissens

Atlassians Confluence hingegen startet von einem anderen Pol. Es ist primär ein Wiki, aber das Wort wird dem Tool heute kaum noch gerecht. Confluence ist ein System zur Erfassung, Strukturierung und Diskussion von Wissen. Es geht weniger um die Verwaltung finaler Dokumente, sondern um den Prozess der Wissensentstehung und -verdichtung.

Seine Stärke liegt in der Vernetzung. Seiten sind nicht einfach statisch, sie verlinken miteinander, werden kommentiert, mit Aufgaben versehen, in übergeordneten Spaces organisiert. Macros erlauben das Einbetten von Diagrammen, Code-Snippets, Roadmaps oder Reporting-Daten aus Jira. Ein Confluence-Dokument ist selten „fertig“. Es ist ein lebendiges Artefakt, das den Stand des Wissens zu einem Thema widerspiegelt – von der Meeting-Notiz über das Anforderungspapier bis zur finalen Prozessdokumentation.

Die Arbeitslogik ist kollaborativ-editorisch. Teams schreiben gemeinsam, kommentieren, aktualisieren. Die Suche und Wissensfindung steht im Vordergrund. Während Nextcloud hervorragend darin ist, ein finales PDF des Jahresberichts zu verwalten, ist Confluence der Ort, an dem die Kapitel des Berichts entstehen, diskutiert und zusammengeführt werden.

Kollisions- und Schnittflächen im Arbeitsalltag

Hier beginnt das interessante Spannungsfeld. Denn im realen Arbeitsleben verschwimmen die Grenzen. Ein Team nutzt Confluence, um seine Projektmeetings zu protokollieren. Irgendwann entsteht ein finales Konzeptpapier – eine PDF. Wo landet sie? Oft in der Confluence-Seite als Anhang. Aber auch in der Team-Share der Nextcloud, weil man sie leicht mit externen Partnern teilen möchte. Schon gibt es zwei Kopien, und die Frage nach der „einen Quelle der Wahrheit“.

Umgekehrt: Ein Vertragsentwurf wird als ODT in der Nextcloud gemeinsam mit Collabora bearbeitet. Die Verhandlungsnotizen und Hintergrundgespräche dazu finden aber in einer Confluence-Seite statt. Die Arbeitskontexte sind getrennt, obwohl sie zum selben Vorgang gehören.

Diese Fragmentierung ist ineffizient und fehleranfällig. Sie führt zu dem, was Informationsarchitekten „Wissenssilos“ nennen. Die Herausforderung für IT-Entscheider ist es, diese Silos entweder aufzulösen oder – was oft pragmatischer ist – sinnvoll zu verbinden.

Nextcloud vs. Confluence: Der direkte Vergleich an den Key-Features

Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, hilft ein nüchterner Blick auf die Kernkompetenzen.

Dokumentenmanagement vs. Wissensmanagement

Nextcloud managt primär Dateien (Objekte). Ihre Hierarchie ist die Ordnerstruktur. Metadaten können via Tags oder eingebundener Elasticsearch-Integration hinzugefügt werden, das natürliche Zuhause eines Dokuments bleibt aber der Dateipfad.

Confluence managt primär Inhalte und deren Beziehungen. Die Hierarchie ist netzartig (Seiten, Verlinkungen, Spaces). Das Zuhause eines Inhalts ist sein Kontext in einem Wissensnetzwerk. Ein interessanter Aspekt ist, dass Nextcloud mit seiner „Collectives“-App (einem Wiki-on-top) und der Möglichkeit, Markdown-Dateien direkt im Dateibrowser zu editieren und zu verlinken, selbst in diese Domäne vordringt. Es ist aber noch kein vollwertiger Confluence-Ersatz.

Kollaboration: Synchron vs. Asynchron

Nextcloud-Kollaboration dreht sich oft um die synchrone oder quasi-synchrone Bearbeitung desselben Dokuments (Text, Tabelle, Präsentation). Die Kommentarfunktionen sind eher an das konkrete Dokument gebunden.

Confluence-Kollaboration ist stärker asynchron und diskursiv. Es geht um das gemeinsame Erarbeiten von Ideen, festgehalten auf Seiten, die kommentiert, um Aufgaben ergänzt und immer wieder angepasst werden. Der Chat-ähnliche Kommentarbereich unter einer Seite ist oft lebendiger als das Dokument selbst.

Integration und Erweiterbarkeit

Beide Systeme leben von ihrer Erweiterbarkeit. Nextcloud setzt auf sein App-Ökosystem. Hunderte von Apps, offiziell und von der Community, fügen Funktionsblöcke hinzu. Die Integration nach außen erfolgt oft über Standards wie WebDAV, CalDAV oder spezifische APIs. Für Confluence ist die Integration in den Atlassian-Kosmos (v.a. Jira) der heilige Gral. Dazu kommen tausende Add-ons im Marketplace. Die Integration in Nicht-Atlassian-Welt ist oft herausfordernder, läuft aber über APIs und Tools wie OAuth.

Nicht zuletzt ist das Lizenz- und Kostenmodell ein entscheidender Unterschied. Nextcloud ist Open-Source. Sie zahlen für Enterprise-Support, Hosting-Services oder bestimmte Enterprise-Apps, aber die Software an sich ist frei. Sie haben volle Kontrolle. Confluence ist proprietäre Software, die klassisch per User-Lizenz verkauft wird (mit Cloud- oder Data Center/Server-Optionen). Die Kosten skalieren mit der Nutzerzahl und sind ein wiederkehrender Posten.

Die Brücke schlagen: Integrationsszenarien und -werkzeuge

Die Erkenntnis, dass beide Systeme Stärken haben, führt zur Frage der Integration. Eine naheliegende, aber oft unbefriedigende Lösung ist das manuelle Hin-und-her. Die elegante Lösung sucht nach Automatismen.

1. Die Embed-Strategie: Nextcloud in Confluence einbetten

Confluence bietet mit seinem Macro-System die Möglichkeit, externe Inhalte einzubinden. Über einen iframe oder spezifische Add-ons könnten Verzeichnisauszüge oder direkte Datei-Links aus der Nextcloud in eine Confluence-Seite integriert werden. Das schafft Kontext. Die Datei bleibt physisch in der Nextcloud, ist aber im Wissenskontext von Confluence auffindbar. Ein Leser der Confluence-Seite kann sie direkt öffnen. Das Problem: Ändert sich der Pfad in der Nextcloud, bricht der Link. Es bleibt eine manuelle Verknüpfung.

2. Die API-Strategie: Skriptbasierte Synchronisation

Sowohl Nextcloud als auch Confluence bieten umfangreiche REST-APIs. Damit lassen sich, mit etwas Entwicklungsaufwand, automatisierte Abläufe stricken. Beispiel: Wenn in einem bestimmten Confluence-Space eine Seite als „final“ markiert wird, exportiert ein Skript deren Inhalt als PDF und legt es automatisch in einem definierten Nextcloud-Ordner ab. Oder: Neue Dateien in einem Nextcloud-„Projektabschluss“-Ordner lösen die Erstellung einer Confluence-Seite mit Metadaten und einem Link zur Datei aus.

Dieser Weg ist mächtig, aber nicht trivial. Er erfordert Wartung und fällt unter „Custom Integration“. Für Unternehmen mit entsprechender DevOps- oder Scripting-Kapazität kann er die ideale Lösung sein.

3. Die Suche-übergreifende Strategie: Ein gemeinsamer Index

Ein anderes, oft unterschätztes Problem ist die getrennte Suche. User müssen wissen, *wo* sie suchen müssen. Eine Lösung kann ein übergeordneter Suchindex sein. Nextclouds eigene Suche kann via „External Storage“ und „Full Text Search“ Apps erweitert werden, um auch andere Quellen zu indizieren – theoretisch auch Webdav-Schnittstellen anderer Systeme. Umgekehrt kann Confluence mit entsprechenden Add-ons möglicherweise Nextcloud-Inhalte indizieren.

Eine saubere Lösung auf Ebene der Suche wäre ein separates Tool wie Elasticsearch oder OpenSearch, das sowohl die Nextcloud-Dateiinhalte (via Textraktion) als auch die Confluence-Seiten indiziert und eine einzige Suchmaske anbietet. Das ist jedoch ein Infrastrukturprojekt für sich.

4. Die Single-Sign-On (SSO) Strategie: Eine Anmeldung für alles

Ein mindestens ebenso wichtiger Aspekt der Integration ist die Benutzerverwaltung. Nichts ist nutzerfeindlicher als verschiedene Logins. Beide Systeme unterstützen Standard-Protokolle wie OAuth 2.0, OIDC (OpenID Connect) und SAML. Die Integration in einen gemeinsamen Identity Provider (wie Keycloak, Microsoft Entra ID oder ein anderes IdP) ist daher fast schon ein Muss. Sie sorgt für reibungslosen Zugang, zentrale Berechtigungskontrolle und eine bessere User Experience.

Nextcloud als Confluence-Alternative? Die Grenzen des Möglichen

Angesichts der Kosten und Komplexität eines zusätzlichen Tools drängt sich die Frage auf: Kann Nextcloud mit seinen Apps nicht einfach Confluence ersetzen? Die Antwort ist differenziert.

Für kleine Teams oder spezifische Use Cases durchaus. Die Kombination aus der „Collectives“-App (einem schlanken, aber funktionalen Wiki), der Möglichkeit, Markdown- oder Textdateien direkt im Browser zu editieren, und der integrierten Dateiverwaltung kann einen einfachen, zentralisierten Wissensspeicher abbilden. Die Kommentarfunktionen an Dateien und in Talk ergänzen dies.

Dabei zeigt sich aber die Grenze: Nextcloud fehlt die tiefe, native Vernetzungslogik von Confluence. Das Verlinken zwischen „Collectives“-Seiten ist nicht so fluid, das Macro-Ökosystem für Diagramme, Umfragen, Statusberichte existiert in dieser Form nicht. Vor allem fehlt die tiefe, bi-direktionale Integration in ein Tool wie Jira, die für viele Softwareteams non-negotiable ist.

Nextcloud ist hier der Generalist, der vieles kann, aber nicht auf allen Gebieten die Spezialistentiefe erreicht. Confluence ist der Spezialist für strukturiertes Wissens- und Projektwissen. Wer hauptsächlich einfache Dokumentation und Dateiverwaltung braucht, kommt mit Nextcloud vielleicht aus. Wer komplexe Wissenslandschaften, intensive Diskussionsstränge und tiefe Integration in Entwicklungs-Workflows benötigt, wird um Confluence oder ähnliche Spezialtools kaum herumkommen.

Confluence in der Nextcloud-Cloud? Das Hosting-Dilemma

Ein weiterer praktischer Punkt ist das Hosting. Nextcloud läuft überall, wo PHP und ein Datenbankserver laufen – vom kleinen Raspberry Pi bis zum Hochverfügbarkeits-Cluster in der eigenen Rechenzentrumshalle. Diese Flexibilität ist ein Kernvorteil.

Confluence hat traditionell als „Server“-Edition ähnliche Ansprüche (Java-basiert), wird aber von Atlassian stark in Richtung Cloud gedrängt. Die selbstgehostete „Data Center“-Edition ist aufwändiger im Betrieb und richtet sich klar an große Unternehmen. Für viele mittelständische Firmen bedeutet die Wahl von Confluence de facto die Entscheidung für eine SaaS-Lösung in der Atlassian-Cloud – und damit den Verlust der direkten Datenkontrolle, die Nextcloud oft ausmacht.

Hier entsteht ein paradoxes Szenario: Ein Unternehmen setzt aus Gründen der Datensouveränität auf Nextcloud, hostet sie vielleicht sogar on-premise, nutzt aber parallel Confluence Cloud. Die sensiblen finalen Dokumente liegen sicher in der Nextcloud, die Diskussionen und Entwürfe dazu jedoch in einer US-gehosteten Cloud. Diese Spaltung muss bewusst gestaltet und kommuniziert werden, um Compliance-Konflikte zu vermeiden.

Best Practices für den Entscheider: Fragenkatalog vor der Implementierung

Wie geht man also vor? Blind auf ein Tool zu setzen, ist riskant. Besser ist es, die Arbeitsprozesse zu analysieren und dann die Technologie zu wählen. Hier ein pragmatischer Fragenkatalog:

• Was ist der primäre Zweck? Geht es um die Ablage und Kontrolle finaler Dokumente (Nextcloud-Stärke) oder um das dynamische Erarbeiten und Vernetzen von Wissen (Confluence-Stärke)?
• Wie ist der Lebenszyklus unserer Informationen? Entstehen aus Diskussionen und Entwürfen irgendwann finale, unveränderliche Artefakte, die langfristig archiviert werden müssen? Wenn ja, braucht es wahrscheinlich beides: einen Raum für die Entstehung (Confluence) und ein Archiv für das Ergebnis (Nextcloud).
• Wie wichtig ist die Atlassian-Ökosphäre? Ist Jira das zentrale Tool für Projekt- und Issue-Tracking? Wenn ja, spricht sehr viel für Confluence, da die Integration nahtlos ist.
• Was sind unsere Compliance- und Hosting-Anforderungen? Müssen alle Daten zwingend in einer bestimmten Jurisdiktion liegen? Dann schränkt das die Nutzung von Confluence Cloud ein und macht eine Self-Hosted-Infrastruktur mit Nextcloud und ggf. Confluence Data Center notwendig – ein erheblicher finanzieller und operativer Aufwand.
• Welche IT-Ressourcen haben wir? Können wir zwei (oder mehr) komplexe Systeme betreiben, warten und integrieren? Oder brauchen wir eine konsolidierte, wenn auch weniger spezialisierte Lösung?
• Testen, testen, testen! Beide Systeme bieten Testversionen an. Ein Pilotprojekt mit einem kleinen, interdisziplinären Team ist Gold wert. Lasst die Nutzer mit realen Aufgaben arbeiten und hört auf ihre Pain Points.

Zukunftsperspektive: Konvergenz oder weitere Spezialisierung?

Die langfristige Entwicklung ist spannend. Nextcloud erweitert seine Kollaborationsfähigkeiten stetig. Sollte die „Collectives“-App oder eine Nachfolgerin jemals an die Vernetzungs- und Visualisierungsmächtigkeit von Confluence heranreichen, könnte das für viele Organisationen ein Game-Changer sein – eine echte, souveräne All-in-One-Plattform.

Auf der anderen Seite treibt Atlassian die Cloud- und KI-Integration voran. Funktionen wie „Confluence AI“ zur automatischen Inhaltszusammenfassung oder -generierung könnten den Wert eines spezialisierten Wissenssystems weiter erhöhen. Gleichzeitig könnte der Druck, sich aus der „Walled Garden“ der Atlassian-Cloud zu öffnen, die API-Integration zu anderen Systemen wie Nextcloud verbessern.

Ein interessanter Aspekt ist die Standardisierung. Könnten offene Protokolle wie ActivityPub oder eine stärkere Nutzung von offenen Dateiformaten (Markdown überall) die Interoperabilität zwischen solchen Plattformen irgendwann so einfach machen wie E-Mail heute? Das bleibt Wunschdenken fürs erste, ist aber eine Richtung, in die die Open-Source-Community sicher drängen wird.

Fazit: Partnerschaft statt Konkurrenz

Die Entscheidung zwischen Nextcloud und Confluence ist selten ein entweder/oder. Die produktivere Frage lautet: Wie können wir beide Systeme so einsetzen, dass sie sich ergänzen statt behindern?

Nextcloud ist das fundamentale, souveräne Datenhaus. Es verwahrt das digitale Kapital eines Unternehmens – die finalen Dokumente, die rechtlich relevanten Daten, die persönlichen Arbeitsdateien. Es ist die Infrastruktur der Datensouveränität.

Confluence ist die Denk- und Diskussionswerkstatt. Hier entsteht neues Wissen, werden Projekte geplant, Ideen ausgebrütet und dokumentiert. Es ist die Infrastruktur der Wissensgenerierung.

Eine kluge IT-Strategie erkennt die Stärken beider Welten an und investiert Arbeit in die Brücken zwischen ihnen. Diese Brücken – sei es durch SSO, geschickte Embedding-Strategien, automatisierte API-Skripte oder eine übergeordnete Suchlösung – sind der eigentliche Hebel für Effizienzgewinn. Sie zu bauen, ist weniger glamourös als die Einführung des nächsten Hype-Tools, aber oft weitaus wertvoller.

Am Ende geht es nicht um Nextcloud oder Confluence. Es geht um die Frage, wie Menschen in einer Organisation bestmöglich zusammenarbeiten und auf das Wissen zugreifen können, das sie brauchen. Die Technologie muss sich dieser Frage unterordnen. Und manchmal, da lautet die Antwort schlicht: Wir brauchen beides. Wir brauchen das Archiv und die Werkstatt. Die Kunst liegt dann darin, die Tür zwischen ihnen offen zu halten.