Die Protagonisten: Zwei Welten, ein Ziel

Bevor man über Synergien spricht, muss man die Eigenheiten verstehen. Nextcloud ist mehr als nur ein Dropbox-Ersatz. Es ist eine Plattform. Ausgehend von der Kernfunktion der Dateisynchronisation und -teilung hat sich das Open-Source-Projekt zu einem umfassenden Suite-Ansatz entwickelt, der Kalender, Kontakte, Videokonferenzen, Online-Editoren und sogar Tool-Integrationen via Nextcloud Deck (ein Kanban-Board) umfasst. Die Philosophie ist klar: Datenhoheit. Die Software wird auf der eigenen Infrastruktur oder bei einem vertrauenswürdigen Provider gehostet. Der Code ist einsehbar, die Datenflüsse kontrollierbar. Für viele Branchen – vom Gesundheitswesen über die öffentliche Verwaltung bis hin zu kritischer Infrastruktur – ist dies nicht nur ein Feature, sondern Grundvoraussetzung.

Monday.com hingegen kommt aus einer anderen Tradition. Als reines SaaS-Produkt (Software-as-a-Service) ist es darauf ausgelegt, komplexe Arbeitsabläufe, Projektpläne und Teamkoordination in einer visuellen, hochgradig anpassbaren Oberfläche abzubilden. Seine Stärke liegt in der Abstraktion: Ob Marketing-Kampagne, Software-Entwicklungszyklus oder Bewerbermanagement – die Plattform bietet ein flexibles Raster, das sich an nahezu jeden Prozess anpassen lässt. Die Kehrseite dieser Eleganz und Schlichtheit ist die komplette Abhängigkeit von der Infrastruktur des Anbieters. Daten liegen in der Cloud – oft außerhalb der EU – und die Logik der Prozesssteuerung ist undurchsichtig. Man mietet Komfort und Leistungsfähigkeit, gibt aber einen Teil der Kontrolle ab.

Auf den ersten Blick scheint das ein klassisches Entweder-oder zu sein: Souveränität und Kontrolle gegen spezialisierte Leistungsfähigkeit und Nutzerfreundlichkeit. Doch diese binäre Sichtweise greift in der Praxis zu kurz. Interessanter ist die Frage, ob sich die Stärken beider Systeme kombinieren lassen, ohne ihre jeweiligen Kernversprechen zu brechen.

Die Schnittstelle: Wo sich die Pfade kreuzen (könnten)

Die Berührungspunkte zwischen einer Kollaborationsplattform wie Nextcloud und einem Workflow-Operating-System wie Monday.com sind zahlreicher, als man denkt. Es beginnt bei den grundlegenden Artefkten der digitalen Arbeit: Dateien. Ein kreatives Team nutzt Monday.com, um den Fortschritt einer Kampagne zu tracken. Die eigentlichen Assets – Designmockups, Copy-Versionen, Video-Rohschnitte – liegen aber häufig irgendwo auf einem Laufwerk oder in einer Cloud. Hier entstehen die berüchtigten Silos. Die Dateien sind vom Prozess getrennt, Versionen gehen durcheinander, der Kontext geht verloren.

Eine naive Lösung wäre, die Dateien einfach als Anhänge in Monday.com hochzuladen. Das funktioniert für kleine Projekte, skaliert aber schlecht, führt zu Redundanzen und – aus Nextcloud-Sicht fatal – zur Verlust der Datenhoheit. Die wertvollen Original-Assets wandern in eine fremde Cloud. Eine elegante Integration hingegen würde die Stärken beider Systeme verbinden: Monday.com als visuelle Steuerungszentrale für den Prozess, Nextcloud als souveräner, performanter und kontrollierter Speicher für die zugrundeliegenden Daten.

Technisch sind hier mehrere Ansätze denkbar. Der offensichtlichste ist die Nutzung der Nextcloud-Files-API. Über sie kann Monday.com theoretisch direkt auf ein Nextcloud-Repository zugreifen, Dateien auflisten, verlinken oder sogar in einer Vorschau anzeigen. Ein Nutzer könnte dann in einem Monday-Board direkt auf die aktuellste Version eines Vertragsentwurfs in Nextcloud verlinken, ohne ihn duplizieren zu müssen. Dabei zeigt sich ein grundlegendes Prinzip guter Integration: Die Daten bleiben an ihrer Quelle, der Souveränitätsträger, und werden nur referenziert oder in kontrollierten Bahnen ausgetauscht.

Ein weiterer, oft unterschätzter Kreuzungspunkt sind Benachrichtigungen und Aktivitätsströme. Nextcloud hat einen internen Aktivitätsfeed, der Änderungen an Dateien, Kommentare in Talk oder Aufgaben in Deck protokolliert. Monday.com verfügt über ein mächtiges Automatisierungssystem, das bei bestimmten Ereignissen Aktionen auslösen kann. Eine sinnvolle Kopplung könnte bedeuten, dass der Abschluss einer Phase in Monday.com (z.B. „Design abgenommen“) ein Ereignis in den Nextcloud-Aktivitätenstream schickt oder umgekehrt, dass das Hochladen einer finalen PDF in einen bestimmten Nextcloud-Ordner den Status eines Monday-Items automatisch auf „Erledigt“ setzt. So entsteht ein zusammenhängendes Bild der Arbeit, ohne dass die Systeme zu einem Monolithen verschmelzen.

Die technische Realität: APIs, Webhooks und der Kampf um Standards

Die Theorie klingt verlockend, aber wie steht es um die Praxis? Nextcloud, als Open-Source-Projekt, bietet eine vergleichsweise offene und gut dokumentierte API-Landschaft. Für praktisch jede Kernfunktion – Files, Talk, Deck, Calendar – existieren stabile RESTful APIs. Das ermöglicht es, recht gezielt Integrationen zu entwickeln. Die Community und der kommerzielle Arm von Nextcloud haben bereits zahlreiche Integrationen für Drittsysteme geschaffen, von Chat-Tools bis zu CRM-Systemen.

Monday.com verfügt ebenfalls über eine umfangreiche API. Sie ist leistungsfähig, aber als proprietäre Schnittstelle naturgemäß enger gefasst auf die Logik der Plattform selbst. Der Ansatz für eine Integration läuft daher oft über ein Middleware-Stück: einen kleinen, selbst gehosteten Dienst oder Skript (in Python, Node.js etc.), der als Dolmetscher zwischen den beiden Welten fungiert. Dieser Dienst lauscht per Webhook auf Ereignisse in Monday.com, verarbeitet die Daten und spricht seinerseits die Nextcloud-API an – oder umgekehrt.

Ein konkretes Beispiel: Ein Entwicklerteam möchte, dass jedes neue Feature-Request-Item in einem Monday.com-Board automatisch eine verknüpfte Aufgabe im Nextcloud Deck (dem Kanban-Board) erzeugt. Die Umsetzung erfordert ein Skript, das sich bei der Monday.com-API registriert, um bei Item-Erstellung benachrichtigt zu werden. Bei Empfang einer solchen Benachrichtigung holt das Skript die relevanten Details (Titel, Beschreibung, Zuweisung) und verwendet die Nextcloud Deck-API, um eine entsprechende Karte in der richtigen Spalte anzulegen. Ein Link zurück zum Monday-Item kann im Beschreibungsfeld der Nextcloud-Karte hinterlegt werden.

Der Aufwand für solche Integrationen ist nicht trivial. Er erfordert Entwicklerressourcen und ongoing Maintenance, da APIs sich ändern können. Hier offenbart sich ein grundsätzliches Dilemma: Die versprochene nahtlose Interoperabilität der modernen IT-Welt stößt schnell an Grenzen, wenn proprietäre und offene Ökosysteme aufeinandertreffen. Nicht zuletzt deshalb gewinnen offene Standards wie Open Cloud Mesh (ein von Nextcloud mitgetragener Standard für die verbesserte Interkonnektivität zwischen Cloud-Speicherdiensten) oder der Ansatz von Dezentralen Identitäten wieder an Bedeutung. Sie könnten langfristig die Brücken bauen, die heute mühsam per Custom-Code geschlagen werden müssen.

Das Sicherheits-Paradoxon: Kontrolle vs. geschlossenes System

Ein zentraler Diskussionspunkt bei der Kombination solcher Systeme ist die Sicherheit. Aus Nextcloud-Perspektive öffnet man mit einer Integration zu einem externen SaaS-Dienst potentiell ein Fenster nach draußen. Die entscheidende Frage lautet: Wie groß ist dieses Fenster, und wer kontrolliert den Griff?

Bei einer gut designeden Integration, die auf dem Prinzip der Referenzierung statt des Datentransfers basiert, bleibt das Risiko überschaubar. Monday.com erhält keine persistente Kopie der sensiblen Datei, sondern lediglich einen verschleierten Link oder eine Token-basierte Vorschau. Die Authentifizierung läuft idealerweise über OAuth gegen den Nextcloud-Server, sodass Berechtigungen zentral verwaltet und jederzeit widerrufen werden können. Die Datenhoheit bleibt im Kern gewahrt, da die eigentliche Ressource nie den eigenen, kontrollierten Perimeter verlässt.

Auf der anderen Seite steht das geschlossene System von Monday.com. Während Undurchsichtigkeit oft als Nachteil gilt, kann ein professionell betriebenes, zertifiziertes SaaS-Angebot ein hohes, konsistentes Sicherheitsniveau bieten, das für viele mittelständische Unternehmen schwer eigenständig zu erreichen ist. Das Paradoxon: Man gibt die Kontrolle über den Ort und die Infrastruktur ab, erhält aber möglicherweise ein höheres Maß an Schutz vor externen Angriffen durch das spezialisierte Sicherheitsteam des Anbieters. Die wahre Herausforderung liegt dann in der Sicherung der Schnittstelle selbst – der API-Kommunikation und der Verwaltung der Zugriffstokens. Ein unsicher implementiertes Integrationsskript wird zum schwächsten Glied in der Kette, unabhängig von der Stärke der beiden verbundenen Systeme.

Für Administratoren bedeutet dies einen Paradigmenwechsel. Die Sicherheitsbetrachtung verschiebt sich von der Abschottung einzelner Systeme hin zum Schutz von Datenflüssen und Identitäten über Systemgrenzen hinweg. Tools für das API-Security-Management und eine konsequente Zero-Trust-Architektur auch für interne Microservices werden plötzlich relevant.

Die Ökonomie der Kombination: Kosten, Lock-in und strategische Flexibilität

Jenseits der Technik steht die wirtschaftliche Betrachtung. Nextcloud ist in der Basis kostenfrei. Die Kosten entstehen durch die Infrastruktur (Server, Storage, Bandbreite) und den Betrieb (Admin-Aufwand, Wartung, Backups). Dies sind klassische, kalkulierbare CAPEX/OPEX-Kosten. Monday.com hingegen operiert mit nutzer- oder feature-basierten Abomodellen (SaaS). Die Kosten skalieren linear (oder oft progressiv) mit der Nutzung und sind eine rein operative Ausgabe.

Die hybride Architektur aus Nextcloud und Monday.com kann hier einen interessanten Mittelweg darstellen. Die hochvolumigen, sensitiven Daten – also der Großteil des Speicherbedarfs – verbleiben in der kostengünstigeren, selbst kontrollierten Nextcloud-Instanz. Das teure, aber für spezifische Workflows unschlagbare Monday.com wird nur für die Steuerungslogik und die Projektvisualisierung genutzt, ohne dass dort große Datenmengen anfallen. Man zahlt den SaaS-Preis quasi nur für die Intelligenzschicht, nicht für den Massenspeicher. Das kann auf lange Sicht erhebliche Kosteneinsparungen bedeuten.

Noch wichtiger ist der Aspekt des Vendor Lock-in. Eine reine Monday.com-Strategie bindet nicht nur die Daten, sondern die gesamte Prozesslogik an einen Anbieter. Ein Wechsel ist ein Albtraum. Durch die Entkopplung der Datenebene (Nextcloud) von der Prozessebene (Monday.com) schafft man sich strategische Flexibilität. Sollte man sich irgendwann von Monday.com trennen wollen oder müssen, bleiben die essentiellen Arbeitsergebnisse – die Dateien, Dokumente, Medien – in einer standardbasierten, offen zugänglichen Form erhalten. Die Prozesslogik müsste zwar migriert werden, aber das Fundament der Zusammenarbeit ist nicht gefährdet. Diese Risikostreuung ist für viele Entscheider ein starkes Argument.

Praxisbeispiele: Wo die Kombination heute schon Sinn macht

Die abstrakte Diskussion wird am besten durch konkrete Szenarien lebendig. Denken wir an eine Marketingagentur. Ihre kreativen Assets (hochaufgelöste Bilder, Videoprojekte, Design-Dateien) sind ihr Kapital. Diese liegen in Nextcloud, mit Versionierung, gesichert und intern wie extern einfach teilbar. Die Planung der Kampagnen, das Task-Management für Designer und Texter, das Tracking von Meilensteinen und Budgets hingegen läuft über Monday.com. Die Integration sorgt dafür, dass im Monday-Kampagnenboard direkt auf die finalen Assets in Nextcloud verlinkt wird. Ein Automatismus stellt sicher, dass beim Erreichen des Status „Freigabe“ in Monday.com die finalen Dateien automatisch in einen bestimmten Nextcloud-Ordner für den Kunden verschoben werden.

Ein anderes Feld ist die Softwareentwicklung. Nextcloud kann hier als sicherer Speicher für Anforderungsdokumente, Architekturdiagramme und Binaries dienen. Monday.com organisiert die Sprints, das Bug-Tracking und das Release-Management. Die Integration könnte Code-Reviews oder Build-Artefakte, die in Nextcloud landen, mit den entsprechenden Tickets in Monday.com verknüpfen. Interessant ist hier auch die Kombination mit Nextcloud Deck, das als einfaches, internes Kanban-Board für technische Teams dienen kann, während Monday.com die übergreifende Projektkommunikation mit Product-Ownern und dem Management abbildet.

In der öffentlichen Verwaltung oder bei Rechtsanwaltskanzleien ist der Datenschutz oberstes Gebot. Vertrauliche Mandanten- oder Bürgerdokumente müssen unter absoluter Kontrolle bleiben (Nextcloud). Gleichzeitig gibt es komplexe, wiederkehrende Workflows wie Genehmigungsverfahren oder Fallbearbeitung, die von der Visualisierung und Automatisierung von Monday.com profitieren würden. Eine strikt kontrollierte Integration, bei der Monday.com lediglich Metadaten (Fallnummer, Status, Frist) verarbeitet und Links zu den eigentlichen Dokumenten in der sicheren Nextcloud-Umgebung anzeigt, kann hier einen legalen und praktikablen Weg darstellen.

Der Blick nach vorn: Konvergenz oder Koexistenz?

Die Entwicklung beider Plattformen ist dynamisch. Nextcloud baut seine Suite stetig aus. Mit Nextcloud Hub und Funktionen wie Nextcloud Deck nähert es sich langsam Domäne an, die auch von Monday.com besetzt wird – wenn auch mit einem anderen Ansatz und deutlich weniger visueller Polierung. Monday.com seinerseits erweitert ständig seine Funktionalitäten, etwa im Bereich von Dokumentenvorschauen oder Basis-Dateioperationen.

Trotzdem ist eine vollständige Konvergenz unwahrscheinlich und auch nicht wünschenswert. Die Philosophien sind zu unterschiedlich. Die Zukunft liegt vielmehr in einer intelligenten Koexistenz, ermöglicht durch bessere offene Standards und leistungsfähigere Integrationswerkzeuge. Stichworte sind hier Low-Code/No-Code-Integrationsplattformen wie n8n oder Zapier, die es auch weniger technischen Anwendern erlauben, stabile Datenflüsse zwischen solchen Systemen zu konfigurieren. Oder die bereits erwähnten Initiativen für interoperable Cloud-Dienste.

Für den IT-Entscheider bedeutet dies, Architekturen nicht monolithisch, sondern kompositorisch zu denken. Die Frage ist nicht „Nextcloud oder Monday.com?“, sondern „Wie kann ich Nextcloud und Monday.com so kombinieren, dass ihre jeweiligen Stärken zum Tragen kommen und ihre Schwächen sich gegenseitig ausgleichen?“. Dabei zeigt sich ein interessanter Aspekt: Die vermeintlich alte Welt der selbstgehosteten, offenen Software und die neue Welt der eleganten, proprietären SaaS-Anwendungen sind keine Gegensätze mehr. Sie werden zu komplementären Bausteinen einer hybriden, agilen und souveränen Unternehmens-IT.

Die Implementierung solcher Hybridmodelle erfordert freilich Expertise. Sie ist kein Plug-and-Play, sondern ein strategisches Projekt, das klare Ziele, eine saubere Architektur und ein Verständnis für die Grenzen der Integration braucht. Doch der Aufwand kann sich lohnen – nicht nur in gesteigerter Produktivität und zufriedeneren Nutzern, sondern auch in einer robusteren, kosteneffizienteren und langfristig kontrollierbaren digitalen Infrastruktur. In einer Zeit, in der Abhängigkeiten kritisch hinterfragt werden, ist dieser letzte Punkt vielleicht der entscheidende.