Wer in den letzten Jahren über selbstgehostete Cloud-Alternativen gesprochen hat, kam an einem Namen kaum vorbei: Nextcloud. Das Open-Source-Projekt traf den Nerv der Zeit, als Skepsis gegenüber den Hyperscalern wuchs und der Wunsch nach digitaler Souveränität in Unternehmen und Behörden lauter wurde. Doch die reine Dateisynchronisation und -freigabe war oft nur der Anfang. In vielen Organisationen stellte sich schnell die Frage nach den nächsten Schritten: Wie lassen sich Workflows digitalisieren? Wie können Kundenbeziehungen effizient gesteuert werden, ohne die mühsam errungene Datenhoheit wieder aus der Hand zu geben?

Hier betritt Creatio die Bühne. Das weniger bekannte, aber in bestimmten Märkten etablierte System für Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP) verspricht, genau diese Lücke zu schließen. Die Idee ist bestechend: Eine nahtlos integrierte Umgebung aus Nextcloud für die kollaborative Dateiarbeit und Creatio für die operativen Geschäftsprozesse – alles im eigenen Rechenzentrum oder bei einem vertrauenswürdigen Hosting-Partner. Eine Art Schweizer Taschenmesser für die digitale Infrastruktur des Mittelstands und von Behörden.

Doch wie sieht diese Integration in der Praxis aus? Welche technischen und organisatorischen Hürden gilt es zu nehmen? Und vor allem: Für wen lohnt sich der Aufwand eines solchen Doppel- oder sogar Dreisprungs – von der öffentlichen Cloud zur privaten Nextcloud und schließlich zur erweiterten Business-Plattform?

Von der Synchronisation zur Plattform: Nextclouds evolutionärer Weg

Um die Potenziale der Kombination zu verstehen, muss man zunächst einen Blick auf die Entwicklung von Nextcloud werfen. Die Anfänge sind schnell erzählt: Ein Fork von ownCloud, angetrieben von der Vision der Gründer, ein unabhängigeres, community-getriebenes Projekt zu schaffen. Die Kernfunktionen – Datei-Hosting, Synchronisation, Kalender und Kontakte – waren von Beginn an stark. Doch die eigentliche Stärke lag und liegt im App-Prinzip.

Nextcloud entwickelte sich weniger zu einer monolithischen Suite, sondern vielmehr zu einer Plattform, auf der über Hundert Erweiterungen („Apps“) unterschiedlichster Komplexität aufsetzen können. Das reicht von einem einfachen Aufgaben-Manager oder einem Whiteboard-Tool bis hin zu verschlüsselten Video-Konferenzen mit Nextcloud Talk oder einem rudimentären Projektmanagement-Modul. Diese modulare Architektur ist entscheidend. Sie erlaubt es, die Installation genau auf die Bedürfnisse zuzuschneiden, ohne Ballast mitzuschleppen. Administratoren schätzen diese Flexibilität, auch wenn sie mit einer gewissen Komplexität bei Wartung und Updates erkauft wird.

Ein interessanter Aspekt ist die stetige Erweiterung um Enterprise-Features. Funktionen wie Datei-Firewalls, die den Zugriff basierend auf komplexen Regeln steuern, Compliance-gerechte Aufbewahrungsfristen (Retention) oder die Integration externer Speichersysteme (Object Storage, S3, SMB) machen Nextcloud zunehmend für den professionellen Einsatz tauglich. Dabei zeigt sich eine gewisse Dualität: Die Community-Edition ist erstaunlich mächtig, aber für den Betrieb in größeren Umgebungen mit hohen Verfügbarkeitsanforderungen wird schnell die kostenpflichtige Enterprise-Subscription interessant, die Support, gesicherte Releases und spezielle Skalierungsfeatures bietet.

Diese Plattform-Strategie ist der eigentliche Türöffner für eine Integration mit einem System wie Creatio. Nextcloud ist nicht länger nur ein Datei-Silo, sondern kann als zentraler, sicherer Datendrehkreuz und Identity-Provider im Hintergrund agieren.

Creatio: Das CRM/ERP-System aus der „Low-Code“-Ecke

Während Nextcloud einen hohen Bekanntheitsgrad in der Open-Source-Welt genießt, ist Creatio (ehemals bpm’online) außerhalb von CRM-Expertenkreisen oft weniger präsent. Das Unternehmen mit Wurzeln in Osteuropa vertritt einen interessanten Ansatz: Die Basis des Systems bildet eine ausgeprägte Low-Code-Plattform, auf der die CRM- und ERP-Module aufbauen.

Der Vorteil liegt auf der Hand. Standardprozesse für Vertrieb, Marketing, Service oder sogar für Projektabwicklung und Personalwesen sind vorkonfiguriert. Gleichzeitig bietet die Plattform Werkzeuge, um diese Prozesse ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse an die spezifischen Abläufe eines Unternehmens anzupassen. Das verspricht eine kürzere Time-to-Value im Vergleich zu monolithischen, schwerfälligen ERP-Systemen, bleibt aber strukturierter und integrierter als ein Sammelsurium von Einzellösungen.

Creatio setzt traditionell stark auf Microsoft-Technologien (.NET) und kann sowohl cloudbasiert als auch on-premise betrieben werden. Genau diese On-Premise-Option macht es zum potenziellen Partner für Nextcloud. Die Philosophie der Datenkontrolle und der Betrieb in der eigenen Infrastruktur ist eine gemeinsame Schnittmenge. Allerdings: Während Nextcloud aus der klassischen LAMP/LEMP-Welt (Linux, Apache/Nginx, MySQL, PHP) kommt, ist Creatio technologisch in einer anderen Heimat beheimatet. Das ist die erste technische Hürde, die eine Integration nicht trivial macht.

Die Schnittstelle: Mehr als nur ein Single Sign-On

Die naivste Vorstellung einer Integration wäre ein gemeinsamer Login. In der Tat ist eine Authentifizierung über Nextcloud mittels OAuth 2.0 oder LDAP-Sync ein sinnvoller erster Schritt. Benutzerverwaltung zentral in Nextcloud oder einem daran angebundenen Verzeichnisdienst wie Active Directory oder OpenLDAP zu pflegen und diese Identitäten an Creatio durchzureichen, spart Administrationsaufwand und erhöht die Sicherheit. Doch die eigentlichen Synergien liegen tiefer.

Stellen Sie sich einen Vertriebsmitarbeiter in Creatio vor, der ein Angebot für einen Kunden erstellen muss. Statt auf eine öffentliche Cloud oder lokale Netzlaufwerke zurückgreifen zu müssen, kann er direkt aus dem CRM heraus auf die Nextcloud-Instanz des Unternehmens zugreifen. Vorlagen, Logos, bisherige Kommunikation mit dem Kunden – all das liegt gebündelt und durchsuchbar in Nextcloud. Das neu erstellte Angebot kann mit einem Klick wieder in der Nextcloud des Kundenprojekts abgelegt werden, mit automatischer Verknüpfung zum Creatio-Kontakt.

Umgekehrt kann ein im Nextcloud Office (die Collabora- oder OnlyOffice-Integration) gemeinsam erstelltes Dokument, etwa ein technisches Lastenheft, direkt mit einem Projekteintrag in Creatio verknüpft werden. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments – von der kollaborativen Erstellung in Nextcloud über die Verwendung in einem Geschäftsprozess in Creatio bis zur archivierten Endversion – lässt sich so nahtlos abbilden.

Die technische Realisierung solcher Szenarien erfolgt über APIs. Nextcloud bietet eine umfangreiche und gut dokumentierte Web-API für Dateizugriff, Benutzerverwaltung und mehr. Creatio verfügt ebenfalls über eine REST-API, um Daten und Funktionen bereitzustellen. Die Integration bedeutet im Kern, diese beiden API-Welten zu verheiraten. Das kann durch individuelle Skripte geschehen, die bei Ereignissen in einem System Aktionen im anderen auslösen, oder durch den Einsatz von Middleware wie Node-RED oder n8n, die genau für solche Automatisierungen zwischen unterschiedlichen Diensten designed sind.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil dieser gekoppelten On-Premise-Landschaft ist die Datenresidenz. Sämtliche sensiblen Daten – Kundeninformationen, Verträge, interne Kommunikation, Angebote – verbleiben durchgängig unter der Kontrolle der Organisation. Für viele Branchen, insbesondere im Gesundheitswesen, im Rechtssektor oder im öffentlichen Dienst, ist dies nicht nur ein Komfort-, sondern ein Compliance- und Regulierungsthema ersten Ranges.

Ein Praxisbeispiel: Der Maschinenbauer mit hybridem Vertrieb

Nehmen wir ein fiktives, aber typisches Beispiel: Ein mittelständischer Maschinenbauer mit etwa 200 Mitarbeitern. Das Vertriebsteam ist international aufgestellt, der Service führt vor Ort Wartungen durch, und die Projektabwicklung für Sonderanlagen ist komplex. Bisher nutzte das Unternehmen eine Mischung aus einem veralteten, lokalen CRM, einer Public Cloud für Dateiaustausch und E-Mail-Anhängen für alles Weitere.

Die Probleme: Informationen versickerten, die Suche nach der finalen Version eines Lastenhefts war ein Graus, und die Datenschutzabteilung beäugte die Nutzung US-amerikanischer Cloud-Dienste für technische Zeichnungen zunehmend kritisch.

Die eingeführte Lösung: Eine Nextcloud-Instanz, gehostet bei einem deutschen Provider mit strikten Vertragsbedingungen, ersetzt die Public Cloud. Sie dient als zentraler Hub für alle Projektdokumente, Zeichnungen, Angebote und Kommunikationsprotokolle. Parallel wird Creatio on-premise auf einem eigenen Server implementiert, um Vertriebspipeline, Serviceaufträge und Projekte zu verwalten.

Die Integration wurde schrittweise umgesetzt. Zuerst wurde der zentrale LDAP-Server des Unternehmens als Quelle für beide Systeme konfiguriert. Anschließend entwickelte ein IT-Mitarbeiter mit Hilfe von n8n einige Automatisierungen: Wenn in Creatio ein neues Kundenprojekt angelegt wird, erstellt ein Skript automatisch einen entsprechenden Projektordner mit einer vordefinierten Struktur in Nextcloud. Wird in Creatio ein Service-Ticket abgeschlossen, werden die vom Techniker in Nextcloud hochgeladenen Wartungsprotokolle und Fotos automatisch an den Ticket-Eintrag angehängt.

Der Effekt ist weniger ein großer technologischer „Wow“-Moment, sondern eine stetige Steigerung der Effizienz und Transparenz. Neue Mitarbeiter finden sich schneller zurecht, weil die Dokumentenlandschaft strukturiert ist. Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen für Verträge wird durch Nextcloud-Retention-Regeln automatisiert. Der Vertrieb hat alle relevanten Unterlagen zu einem Kunden stets einen Klick entfernt – ohne zwischen Fenstern hin- und herspringen zu müssen.

Allerdings, und das ist der andere Teil der Geschichte, braucht es für diese Idylle interne Expertise. Die Wartung zweier komplexer Systeme und der selbst entwickelten Integrationslogik bindet IT-Ressourcen. Updates müssen sorgfältig geplant und getestet werden, da eine Änderung in der Nextcloud-API möglicherweise die Automatisierung unterbricht.

Die Kehrseite der Medaille: Komplexität und Aufwand

Die Kombination aus Nextcloud und Creatio ist kein Plug-and-Play-Produkt. Sie ist eine Architektur-Entscheidung, die mit erheblichem technischem und organisatorischem Aufwand verbunden ist. Wer die Herausforderungen unterschätzt, riskiert halbfertige Brücken zwischen den Systemen und frustrierte Anwender.

Ein zentraler Punkt ist die fehlende Standard-Integration. Im Gegensatz zu vorkonfigurierten Connectors, wie man sie etwa zwischen Microsoft 365 und Dynamics 365 findet, handelt es sich hier um eine individuelle Integrationsleistung. Diese muss geplant, entwickelt, getestet und gewartet werden. Das erfordert Personal mit Skills in beiden Systemen – oder Budget für externe Dienstleister, die sich in diese spezifische Kombination eingearbeitet haben.

Ein weiterer Aspekt ist die Skalierung und Performanz. Nextcloud kann bei entsprechender Infrastruktur (Caching mit Redis, optimierte Datenbank, leistungsfähiger Object Storage) große Datenmengen und viele gleichzeitige Nutzer verwalten. Creatio stellt eigene Anforderungen an Datenbankserver und Anwendungsserver. Die Integration via APIs fügt eine weitere Latenzschicht hinzu. Ein träger Aufruf von Dateilisten aus Nextcloud innerhalb von Creatio kann die Benutzerakzeptanz schnell zunichte machen. Hier sind sorgfältiges Load-Testing und eine robuste Infrastruktur mit ausreichenden Ressourcen essenziell.

Nicht zuletzt ist da die Frage der langfristigen Strategie beider Produkte. Nextcloud entwickelt sich rasant, mit großen Versionssprüngen und manchmal brechenden Änderungen. Creatio folgt seinem eigenen Roadmap. Die selbst geschriebene Integrationslogik ist ein potenzieller Single Point of Failure, der bei jedem Major-Update beider Plattformen auf dem Prüfstand steht. Ein Wartungsvertrag für die Integration selbst kann hier notwendig sein, was die Gesamtkosten erhöht.

Alternativen und der Blick aufs Ökosystem

Bevor man sich auf den Weg der Integration macht, lohnt der Blick auf Alternativen. Innerhalb der Nextcloud-Welt gibt es einfachere CRM-Ansätze, etwa die App „Deck“ für Kanban-Projektmanagement, die für einfache Vertriebspipelines missbraucht werden kann, oder Community-basierte CRM-Apps. Diese sind jedoch in ihrer Funktionalität und Professionalität nicht mit einem ausgewachsenen System wie Creatio zu vergleichen. Sie eignen sich für Kleinstteams, nicht für unternehmenskritische Prozesse.

Auf der anderen Seite bieten viele etablierte CRM/ERP-Systeme mittlerweile eigene, mehr oder weniger geschlossene Dokumentenmanagement-Module an. Oder sie setzen auf Integrationen mit den großen Public Clouds. Der Vorteil einer homogenen Umgebung aus einer Hand ist offensichtlich: Ein Anbieter, ein Support, ein Update-Zyklus. Der Preis ist die oft geringere Flexibilität und die erneute Abhängigkeit von einem einzelnen Vendor oder dessen Cloud-Strategie.

Ein interessanter Mittelweg könnten offenere CRM-Systeme sein, die von Haus aus stärker auf API-Integration setzen. Ein System wie SuiteCRM (Open Source) oder auch ein cloudbasiertes, aber extrem offenes Tool wie HubSpot (mit gewissen Einschränkungen) könnte sich leichter mit der Nextcloud-API anfreunden. Die Integrationslast bliebe ähnlich, aber die technologische Kluft wäre eventuell kleiner.

Letztlich ist die Entscheidung für Nextcloud und Creatio eine bewusste Entscheidung für eine Art „Best-of-Breed“-Ansatz in der eigenen Infrastruktur. Man wählt bewusst zwei spezialisierte, potentielle mächtige Werkzeuge und nimmt in Kauf, die Verbindung zwischen ihnen selbst schmieden zu müssen.

Fazit: Eine Nischenlösung mit Strahlkraft

Die Kombination aus Nextcloud und Creatio wird niemals den Massenmarkt erobern. Sie ist zu anspruchsvoll, zu individuell und zu ressourcenintensiv in der Implementierung. Für das durchschnittliche Kleinunternehmen, das einfach nur seine Kundendaten und Dateien in einer übersichtlichen Oberfläche verwalten will, ist sie definitiv Overkill.

Aber für eine bestimmte Nische ist sie äußerst relevant: Für mittelständische Unternehmen, Behörden und Organisationen mit hohen Ansprüchen an Datenhoheit und Compliance, die gleichzeitig ihre Geschäftsprozesse digitalisieren und modernisieren wollen. Für Organisationen, die bereits Nextcloud erfolgreich im Einsatz haben und nun den nächsten logischen Schritt suchen. Für IT-Abteilungen, die über die nötige Expertise verfügen oder sich zutrauen, sie aufzubauen, um Unabhängigkeit zu bewahren.

Es ist ein Weg des „Selbermachens“ im besten Sinne. Nicht im Sinne von Bastelei, sondern im Sinne von bewusster Gestaltung der eigenen digitalen Infrastruktur. Man setzt auf offene Standards (WebDAV, CalDAV, CardDAV, REST-APIs), die langfristig weniger Abhängigkeiten schaffen als proprietäre Protokolle.

Die Integration von Nextcloud und Creatio ist damit mehr als nur eine technische Spielerei. Sie ist ein Statement. Ein Statement für die Machbarkeit einer modernen, integrierten und dennoch souveränen Unternehmens-IT abseits der Pfade der Tech-Giganten. Sie beweist, dass die Prinzipien von Open Source, Modularität und Datenkontrolle auch im anspruchsvollen Umfeld von CRM und ERP tragfähige Lösungen hervorbringen können – wenn man bereit ist, den dafür notwendigen Aufwand zu treiben.

Die Reise ist anspruchsvoller, und der Komfort einer All-in-One-Cloud-Lösung aus dem Hause Microsoft, Google oder Salesforce wird so leicht nicht erreicht. Dafür landet man am Ende vielleicht genau dort, wo man hinwollte: In einer digitalen Umgebung, die den eigenen Anforderungen entspricht, nicht umgekehrt.