Nextcloud und RAYNET CRM: Die souveräne Allianz für den Unternehmensalltag

Es ist ein bekanntes, fast schon klassisches Dilemma im digitalen Betrieb: Auf der einen Seite der Wunsch nach Kontrolle, nach Datenhoheit und nach einer schlanken, kosteneffizienten Infrastruktur. Auf der anderen Seite der praktische Bedarf an leistungsfähigen, miteinander verzahnten Anwendungen, die den Vertrieb steuern, die Kommunikation bündeln und die Produktivität steigern. Oft genug endet dieser Konflikt mit einem faulen Kompromiss – die sensiblen Daten wandern in die Cloud eines großen Anbieters, die Souveränität bleibt auf der Strecke. Doch es zeigt sich: Es muss nicht immer der Weg des geringsten Widerstands sein, der auch der beste ist.

Eine interessante Alternative formt sich aus der Kombination zweier Plattformen, die auf den ersten Blick unterschiedliche Welten bedienen. Nextcloud, die etablierte Lösung für selbstgehostete Kollaboration und Dateisynchronisation, und RAYNET CRM, ein vergleichsweise schlankes, webbasiertes Customer-Relationship-Management-System aus Tschechien. Zusammen ergeben sie ein Gespann, das vor allem für den europäischen Mittelstand, für öffentliche Einrichtungen und für alle, die Wert auf Unabhängigkeit legen, eine überraschend tragfähige Basis darstellen kann. Dabei ist die Integration keineswegs nur ein technisches Feature, sondern ein strategisches Statement.

Nextcloud: Mehr als nur eine Dropbox-Alternative

Wer heute Nextcloud sagt, meint selten nur den simplen Austausch von Dateien. Das Open-Source-Projekt hat sich längst zu einer umfassenden Collaboration-Plattform gemausert. Der Kern bleibt natürlich die Synchronisation von Ordnern über Clients für Windows, macOS, Linux und Mobile. Darum herum rankt sich jedoch ein ganzes Ökosystem: Kalender- und Kontaktemanagement mit CardDAV und CalDAV, Videokonferenzen mit Talk, E-Mail mit Mail, Aufgabenlisten mit Deck und sogar Office-Dokumente, die sich mit Collabora oder OnlyOffice direkt im Browser bearbeiten lassen. Die Stärke liegt in der Modularität. Man installiert, was man braucht. Ein Admin kann seinem Team so eine komplette digitale Arbeitsumgebung aus einem Guss bereitstellen – gehostet auf eigenen Servern oder bei einem Provider der Wahl.

Die Architektur ist dabei entscheidend. Nextcloud läuft klassisch auf einem LAMP- oder LEMP-Stack (Linux, Apache/Nginx, MySQL/MariaDB, PHP). Das macht die Installation auf praktisch jedem Server möglich, von einer kleinen virtuelle Maschine beim heimischen Hoster bis zum hochverfügbaren Cluster in der eigenen Rechenzentrumshalle. Die Verwaltung erfolgt über eine übersichtliche Weboberfläche, die auch weniger erfahrene Administratoren nicht überfordert. Ein interessanter Aspekt ist die aktive Rolle der Community und des kommerziellen Unternehmens hinter dem Projekt. Während die Community-Version einen riesigen Funktionsumfang bietet, gibt es von Nextcloud GmbH sogenannte Enterprise-Subscriptions, die zusätzliche Features, Support und rechtliche Absicherung bieten. Dieser hybride Ansatz aus Community und kommerziellem Backing hat sich bei vielen Infrastruktur-Projekten bewährt.

Für Entscheider ist besonders der Sicherheits- und Datenschutzgedanke relevant. Nextcloud setzt stark auf Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, nicht nur für Dateien, sondern auch für Kommunikation in Talk. Der Admin behält die volle Kontrolle über die Schlüssel. Bei einer lokalen Installation verlassen die Daten niemals die eigene Infrastruktur. Das ist nicht nur für die DSGVO ein wichtiges Argument, sondern auch für das generelle Risikomanagement. Man ist nicht abhängig von den Geschäftsbedingungen oder den politischen Gegebenheiten in einem anderen Land. Nicht zuletzt spielen auch Kostengesichtspunkte eine Rolle. Nach den initialen Investitionen in Hardware oder Miet-Server fallen lediglich Wartungs- und eventuell Supportkosten an. Die teuren, nutzungsabhängigen Abo-Modelle der großen Cloud-Anbieter entfallen.

RAYNET CRM: Der schlanke Kunde im Fokus

Während Nextcloud den breiten Raum der internen Kollaboration abdeckt, schaut RAYNET CRM nach außen. Das aus Prag stammende System versteht sich als einfaches, aber mächtiges Werkzeug zur Verwaltung von Kundenbeziehungen. Der Ansatz ist bewusst reduziert. Es geht nicht darum, einen monolithischen Alleskönner zu bieten, der Vertrieb, Marketing und Service in einem undurchdringlichen Dickicht vereint. Stattdessen setzt RAYNET auf Usability und eine klare Struktur. Der Kern sind die klassischen CRM-Objekte: Unternehmen, Personen, Verkaufsmöglichkeiten (Deals), Aktivitäten und Aufgaben.

Die Oberfläche ist schnell verstanden. Ein zentrales Dashboard gibt einen Überblick über anstehende Aufgaben, offene Deals und die eigene Performance. Die Pipeline-Verwaltung für Vertriebsprozesse ist visuell und intuitiv aufgebaut. Ein besonderes Schmankerl ist die Integration von Telefonie. Über eine SIP-Schnittstelle kann RAYNET direkt mit der Telefonanlage verbunden werden, eingehende und ausgehende Anrufe werden automatisch protokolliert und dem jeweiligen Kontakt zugeordnet. Das spart lästiges Nachtragen und gibt dem Nutzer sofort den kompletten Kontext zum Anrufer auf den Schirm. Auch E-Mails lassen sich direkt aus dem System heraus versenden und werden im Aktivitäten-Stream gespeichert.

Technisch basiert RAYNET auf PHP und MySQL, was eine gewisse Verwandtschaft mit Nextcloud nahelegt. Es wird als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten, kann aber – und das ist der entscheidende Punkt – auch auf eigene Server on-premises installiert werden. Diese „Local Version“ ist es, die die Brücke zu Nextcloud erst wirklich interessant macht. Unternehmen müssen sich nicht zwischen der Bequemlichkeit eines CRM und der Souveränität einer eigenen Infrastruktur entscheiden. Sie können beides haben. Die On-Premise-Lizenz von RAYNET ist einmalig zu erwerben, danach fallen nur noch Wartungsgebühren für Updates an. Ein Modell, das vielen mittelständischen Unternehmen aus der klassischen Softwarewelt vertraut ist.

Die Schnittstelle: Wo sich zwei Welten treffen

Die reine Koexistenz zweier selbstgehosteter Systeme ist noch kein Mehrwert. Der Clou liegt in der Verbindung. Nextcloud bietet von Haus aus eine leistungsfähige Dateiverwaltung. RAYNET CRM erlaubt es, Dateien an jeden Eintrag – sei es ein Unternehmen, ein Kontakt oder ein Deal – anzuhängen. Die naheliegende Idee: Warum die Dateien doppelt vorhalten? Warum sie nicht direkt aus der Nextcloud-Instanz heraus verlinken?

Genau das ermöglicht die Integration. Sie funktioniert über eine Erweiterung in Nextcloud, die einen externen Speicher vom Typ „Secure View“ einrichtet. In der Praxis heißt das: Der Nextcloud-Admin konfiguriert die Verbindung zu RAYNET CRM. Nutzer, die sowohl in Nextcloud als auch in RAYNET berechtigt sind, sehen daraufhin in ihrer Nextcloud-Dateianwendung einen neuen Ordner, beispielsweise „RAYNET CRM“. In diesem Ordner erscheinen automatisch die Dateien, die in RAYNET an die jeweiligen Kontakte oder Unternehmen angehängt sind – strukturiert nach den Objekten des CRM. Umgekehrt kann man aus RAYNET heraus direkt auf Dateien in der Nextcloud verlinken, ohne sie hochladen zu müssen.

Das klingt simpel, hat aber erhebliche praktische Konsequenzen. Stellen Sie sich einen Vertriebsmitarbeiter vor, der ein Angebot für einen wichtigen Kunden erstellt. Das Angebotsdokument liegt in Nextcloud, vielleicht sogar in einem gemeinsam genutzten Team-Ordner, wo Kollegen aus der Technik die Spezifikationen ergänzt haben. Statt das fertige PDF nun herunterzuladen und in RAYNET hochzuladen, verlinkt der Mitarbeiter es einfach direkt aus Nextcloud in dem entsprechenden Deal in RAYNET. Das spart Speicherplatz, vermeidet Versionenchaos und stellt sicher, dass immer das aktuellste Dokument verknüpft ist. Wenn in Nextcloud eine neue Version erstellt wird, bleibt der Link in RAYNET gültig. Ein weiteres Szenario: Ein Support-Mitarbeiter erhält eine Fehlerbeschreibung per Mail, die er in RAYNET ablegt. Dazu kommen Screenshots, die der Kunde geschickt hat. Diese landen in Nextcloud und werden von dort mit dem Support-Ticket in RAYNET verknüpft. Die Datenhoheit bleibt gewahrt, der Workflow wird effizienter.

Technische Umsetzung und Anforderungen

Die Integration setzt voraus, dass beide Systeme erreichbar sind und über die entsprechenden APIs kommunizieren können. Nextcloud benötigt die App „External storage support“, die in der Regel standardmäßig aktiviert ist. Die Konfiguration erfolgt in der Nextcloud-Admin-Oberfläche unter „Einstellungen“ -> „Externer Speicher“. Dort wird als Speicher-Typ „Secure View“ ausgewählt. Die notwendigen Parameter sind die Basis-URL der RAYNET-Instanz, ein API-Token sowie die Benutzerkennung für den Zugriff.

Der API-Token wird in RAYNET unter „Einstellungen“ -> „API-Zugang“ generiert. Hier zeigt sich ein wichtiger Sicherheitsaspekt: Der Token sollte nur die absolut notwendigsten Berechtigungen erhalten, in diesem Fall Lesezugriff auf Dateianhänge. Die Kommunikation sollte ausschließlich über HTTPS erfolgen, um die Übertragung der Zugangsdaten und der Daten zu schützen. Ist die Verbindung eingerichtet, erscheint der RAYNET-Ordner für alle Nextcloud-Benutzer, die in den Freigabe-Einstellungen des externen Speichers definiert sind. Die Berechtigungslogik bleibt dabei erhalten: Ein Nextcloud-Nutzer sieht in dem Ordner nur die Dateien, auf die er auch in RAYNET Zugriff hätte. Die Integration nutzt also die jeweiligen Berechtigungsschichten der beiden Systeme.

Für Administratoren bedeutet das einen gewissen Konfigurationsaufwand, der sich aber im Rahmen hält. Kritisch kann die Performance werden, wenn sehr große Datenmengen oder viele kleine Dateien verknüpft sind. Die Integration arbeitet mit einer Art Abstraktionsschicht – die Dateien werden nicht physisch synchronisiert, sondern bei Bedarf aus RAYNET abgerufen und in Nextcloud angezeigt. Das kann bei der ersten Navigation in einen großen Ordner zu spürbaren Ladezeiten führen. Hier sind eine stabile Serververbindung und ausreichend Ressourcen auf beiden Seiten wichtig.

Sicherheit und Datenschutz: Die Summe der Teile

Die Kombination selbstgehosteter Systeme schafft eine besondere Sicherheitsarchitektur. Der größte Vorteil ist die Reduktion von Angriffsvektoren, die durch externe SaaS-Dienste entstehen. Es gibt keine geteilten Tenants, keine undurchsichtigen Backup-Routinen bei Dritten, keine Compliance-Probleme durch Datenexporte in Drittländer. Die gesamte Datenlebensdauer – von der Erstellung einer Datei in Nextcloud über ihre Verknüpfung mit einem Kunden in RAYNET bis zur Archivierung – kann innerhalb der eigenen physischen oder virtuellen Mauern bleiben.

Allerdings verdoppelt sich auch die Verantwortung. Ein Unternehmen, das diesen Weg geht, muss sich um die Sicherheit zweier komplexer Webanwendungen kümmern. Dazu gehört das regelmäßige Einspielen von Sicherheitsupdates sowohl für Nextcloud als auch für RAYNET, für das zugrundeliegende Betriebssystem, den Webserver und die Datenbank. Es braucht ein konsequentes Backup-Konzept, das beide Systeme und ihre oft verwobenen Daten konsistent sichert. Die Absicherung der Schnittstelle zwischen den Systemen mittels HTTPS und strenger API-Token ist zwingend.

Nextcloud bringt hier mit Features wie der Zwei-Faktor-Authentifizierung, der Bedrohungserkennung (Brute-Force-Schutz) und detaillierten Audit-Logs starke Werkzeuge mit. RAYNET bietet ebenfalls eine granular einstellbare Benutzerverwaltung mit Rollen und Rechten. Die größte Schwachstelle bleibt oft der Mensch. Eine Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit den Systemen, in der Erkennung von Phishing-Versuchen (die sich nun auch gegen die eigene Infrastruktur richten könnten) und in den grundlegenden Datenschutzpraktiken ist unerlässlich. Der technische Aufwand für eine sichere Betriebsumgebung sollte nicht unterschätzt werden. Für viele Unternehmen wird es sinnvoll sein, die Betriebsverantwortung an einen spezialisierten Managed-Service-Provider zu geben, der Nextcloud und RAYNET als gehostete Pakete anbietet – dann zwar nicht on-premises, aber immer noch in einer rechtlich und geografisch kontrollierbaren Umgebung, etwa in einem deutschen Rechenzentrum.

Praktische Anwendungsszenarien im Geschäftsalltag

Theorie ist das eine, der tägliche Einsatz das andere. Wo lohnt sich der Aufwand dieser integrierten Lösung konkret? Betrachten wir ein fiktives, aber typisches Unternehmen: Die „Muster GmbH“ ist ein Maschinenbauer mit 80 Mitarbeitern, einem aktiven Vertriebsaußendienst und einem technischen Support. Bislang nutzten sie eine Mischung aus lokalen Netzlaufwerken, einer alten Groupware-Lösung für E-Mails und Kalender und einem einfachen, nicht integrierten CRM-Tool. Die Dateiflut war kaum zu bewältigen, die Suche nach dem richtigen Angebot für einen Kunden dauerte oft Minuten.

Mit der Umstellung auf Nextcloud in Kombination mit der lokalen Version von RAYNET CRM ändert sich der Workflow grundlegend. Die Entwicklungsabteilung arbeitet an Konstruktionszeichnungen, die in einem Nextcloud-Teamordner liegen. Der Vertriebsmitarbeiter kann bei der Angebotserstellung direkt auf die aktuellen CAD-Dateien verlinken. Das fertige AngebotspDF wird aus der Nextcloud heraus im zugehörigen Deal in RAYNET hinterlegt. Der Kunde ruft an – das Telefonat wird automatisch in RAYNET protokolliert, der Mitarbeiter kann während des Gesprächs sofort auf das verlinkte Angebot und alle früheren Korrespondenzen schauen. Nach Auftragseingang erstellt die Projektabteilung einen neuen Nextcloud-Ordner für die Umsetzung, verlinkt ihn in RAYNET am Kundenstamm und lädt alle relevanten Dokumente hoch. Der Support hat bei späteren Anfragen einen kompletten Durchblick auf die Historie, einschließlich aller technischen Dokumente, die nie das Haus verlassen mussten.

Ein anderes Feld ist das Wissensmanagement. Nextcloud eignet sich gut, um interne Wiki-Seiten, Verfahrensanweisungen oder Schulungsvideos zentral abzulegen. Wenn nun ein Vertriebler in RAYNET einen Kontakt aus einer bestimmten Branche anlegt, kann er mit einem Klick die dazu passende Marktübersicht oder Branchenpräsentation aus der Nextcloud verlinken. Das Wissen des Unternehmens wird so direkt in der Kundenschnittstelle nutzbar. Nicht zuletzt profitieren mobile Mitarbeiter. Über die Nextcloud- und RAYNET-Apps für Smartphones haben sie auch unterwegs Zugriff auf alle wichtigen Informationen, ohne dass Daten in undurchsichtigen Cloud-Speichern zwischengespeichert werden müssen.

Grenzen und Herausforderungen der Do-it-yourself-Integration

So verheißungsvoll das Szenario klingt, die Integration von Nextcloud und RAYNET CRM ist keine Plug-and-Play-Wunderwaffe. Es gibt klare Grenzen, die man kennen muss. Die wohl größte ist die Tiefe der Integration. Es handelt sich primär um eine Datei-Verlinkung. Eine echte Single-Sign-On-Lösung (SSO), bei der sich ein Nutzer nur einmal anmelden muss, um Zugriff auf beide Systeme zu erhalten, ist nicht standardmäßig vorgesehen. Zwar unterstützt Nextcloud Protokolle wie OAuth2 oder LDAP/Active Directory, und RAYNET lässt sich theoretisch auch per API authentifizieren, aber eine nahtlose Integration zu bauen, erfordert zusätzliche Entwicklungsarbeit.

Ebenso gibt es keine Synchronisation von Kalendern oder Kontakten zwischen den Systemen. Die Nextcloud-Kalender sind hervorragend für interne Termine, RAYNET hat einen eigenen Aktivitäten-Kalender für Kundentermine. Diese beiden Welten bleiben getrennt. Ein Vertriebler muss also seinen Tagesablauf im Blick behalten, indem er zwei Kalender konsultiert oder sie manuell in einer dritten Anwendung (wie einem Mobilgerät) zusammenführt. Das ist umständlich und verringert die Akzeptanz.

Die Wartungskosten sind nicht nur finanzieller, sondern auch personeller Natur. Es braucht IT-Personal, das sich mit beiden Systemen auskennt, regelmäßige Backups durchführt, Updates testet und einspielt und bei Problemen eingreifen kann. Für ein kleines Unternehmen ohne dedizierte IT-Abteilung kann das schnell zur Überlastung führen. Die vermeintliche Kosteneinsparung gegenüber SaaS-Lösungen kann sich so schnell in Luft auflösen, wenn man die Personalkosten für Administration und Support ehrlich gegenrechnet. Ein weiterer Punkt ist die Skalierbarkeit. Nextcloud kann mit Clustering-Lösungen sehr gut skaliert werden. Bei RAYNET Local Edition sind den Skalierungsmöglichkeiten hingegen Grenzen gesetzt. Bei sehr vielen Nutzern oder extrem großen Datenmengen könnte man an die Performance-Grenzen der Einzel-Server-Architektur stoßen.

Ein Blick in die Zukunft: Offene Standards und Community

Die Attraktivität solcher selbstgehosteter, integrierbarer Lösungen hängt stark von der weiteren Entwicklung offener Standards ab. Nextcloud setzt hier seit Jahren stark auf offene Protokolle wie WebDAV, CalDAV oder das Open Collaboration Data Standard (OCDS). Je mehr sich solche Standards durchsetzen, desto einfacher wird die Integration mit anderen spezialisierten Tools – nicht nur mit RAYNET. Die Vision ist eine Art modulare Enterprise-IT, bei der man sich die beste Software für jede Aufgabe aussucht und sie über standardisierte Schnittstellen verbindet, anstatt sich dem Monolithen eines einzelnen Anbieters auszuliefern.

RAYNET bewegt sich hier in einem Spannungsfeld. Einerseits bietet es eine API, die grundlegende Integrationen wie die mit Nextcloud ermöglicht. Andererseits ist es ein proprietäres System. Der Quellcode ist nicht einsehbar, die Weiterentwicklung liegt allein beim Hersteller. Das schränkt die Möglichkeiten der Community ein, eigene Erweiterungen oder tiefgreifendere Integrationen zu entwickeln. Für Unternehmen, die maximale Flexibilität und Anpassbarkeit suchen, könnten reine Open-Source-CRM-Lösungen wie SuiteCRM oder YetiForce interessanter sein. Diese sind zwar oft komplexer in der Handhabung, bieten aber aufgrund ihrer offenen Natur ungleich größere Integrationsmöglichkeiten, die im Zweifel auch selbst programmiert werden können.

Die Weiterentwicklung beider Plattformen wird also entscheidend sein. Nextcloud arbeitet kontinuierlich an Verbesserungen im Bereich Performance, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. RAYNET muss beweisen, dass es seine On-Premise-Version nicht stiefmütterlich behandelt und weiterhin mit der agilen Entwicklung der Cloud-Version Schritt hält. Sollte einer der beiden Partner stark abfallen, bröckelt die Grundlage für die Allianz.

Fazit: Eine Nischenlösung mit Strahlkraft

Die Kombination aus Nextcloud und RAYNET CRM ist kein Allheilmittel. Sie ist anspruchsvoll in der Einrichtung und Wartung, sie hat technische Grenzen und erfordert ein klares Commitment zur Eigenverantwortung in Sachen IT-Sicherheit. Für ein kleines Startup, das schnell und flexibel agieren will, oder für ein Großunternehmen mit globalen Compliance-Anforderungen und hunderten IT-Spezialisten mag sie nicht die erste Wahl sein.

Ihre wahre Stärke entfaltet sie genau dazwischen: bei mittelständischen Unternehmen, Handwerksbetrieben mit digitalem Anspruch, Anwaltskanzleien, Arztpraxen oder öffentlichen Verwaltungen in Europa. Für diese Zielgruppe bietet sie einen seltenen Dreiklang: Sie ermöglicht professionelle Kollaboration und modernes Customer-Relationship-Management, bewahrt dabei die Hoheit über die eigenen, oft sensiblen Daten und entkoppelt die Betriebskosten von der Nutzerzahl. Es ist ein Weg zurück zu einer Art digitaler Selbstbestimmung, die in der Ära der allgegenwärtigen Hyperscaler oft verloren geglaubt schien.

Am Ende ist es eine strategische Entscheidung. Entscheidet man sich für den Komfort der großen Cloud-Ökosysteme, zahlt man dafür mit Abhängigkeit, laufenden Kosten und dem Verzicht auf echte Datenkontrolle. Entscheidet man sich für die souveräne Allianz aus Nextcloud und RAYNET, tauscht man diesen Komfort gegen ein Stück Freiheit ein – und übernimmt dafür die Verantwortung, diese Freiheit auch technisch zu verteidigen. In einer Zeit, in der digitale Souveränität zunehmend zum Wettbewerbs- und Überlebensfaktor wird, ist diese Wahl vielleicht gar nicht mehr so nischig, wie sie scheint. Es lohnt sich, sie genau zu prüfen.