Nextcloud Office: Wenn die Wahl zwischen Freiheit und Komfort liegt – Collabora Online versus OnlyOffice

Manchmal entscheidet ein Detail. Ein Administrator steht vor der Konsole, die Migration der alten Fileserver-Instanzen in eine moderne Nextcloud-Umgebung ist fast abgeschlossen. Die Benutzer sind zufrieden, die Synchronisation läuft, der Zugriff von unterwegs funktioniert. Dann kommt die Frage aus der Geschäftsführung: „Können wir jetzt auch direkt in der Browser-Oberfläche die Dokumente bearbeiten, so wie bei den großen Cloud-Anbietern?“ Die Antwort lautet: Ja, natürlich. Aber welche der beiden prominenten Office-Lösungen – Collabora Online oder OnlyOffice – die richtige für dieses spezifische Unternehmen ist, das ist keine Frage, die sich mit einem einfachen Blick auf eine Feature-Liste beantworten lässt. Es ist eine Entscheidung zwischen zwei grundverschiedenen Philosophien.

Nextcloud selbst bietet nur das Framework, die leere Bühne. Die Office-Suiten sind die Hauptdarsteller, die die Produktivitäts-Anwendungen erst auf die Plattform bringen. Beide, Collabora und OnlyOffice, ermöglichen die kollaborative Bearbeitung von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen im Browser. Beide integrieren sich nahtlos in die Nextcloud-Oberfläche. Doch unter der Haube trennt sie mehr als nur der Quellcode. Es geht um unterschiedliche Lizenzmodelle, divergierende Entwicklungsroadmaps, disparate Ansätze bei der Benutzerfreundlichkeit und nicht zuletzt um die Frage, wie weit man den Begriff „Open Source“ eigentlich dehnen möchte.

Die Grundkonstellation: Zwei Ansätze für ein Ziel

Bevor wir in die Tiefen der technischen Unterschiede einsteigen, lohnt ein Blick auf die Herkunft der beiden Projekte. Das prägt bis heute ihre Ausrichtung.

Collabora Online ist im Kern der freie, in C++ und JavaScript neu implementierte Ableger der legendären LibreOffice-Engine. Entwickelt wird sie primär von Collabora, einem britischen Unternehmen, das sich seit Jahren der Professionalisierung von LibreOffice verschrieben hat. Collaboras Geschäftsmodell basiert auf Support, Hosting, Customizing und der Entwicklung der Enterprise-Version von LibreOffice sowie von Collabora Online. Der Code ist durchgängig Open Source (MPLv2), die Entwicklung transparent. Man könnte sagen, Collabora Online ist die konsequente Weiterschreibung der Open-Office- bzw. LibreOffice-Geschichte in die Cloud-Ära hinein. Die Philosophie ist stark von der Community getrieben, auch wenn ein kommerzielles Unternehmen die Entwicklung vorantreibt.

OnlyOffice (früher bekannt als TeamLab Office) stammt aus einer anderen Welt. Das ursprüngliche Produkt war eine vollständige, in .NET geschriebene Groupware-Suite eines belarussischen Unternehmens. Für die Cloud- und On-Premise-Welt wurde die Suite in JavaScript/TypeScript neu aufgelegt. OnlyOffice ist heute in einer „Community Edition“ (AGPLv3) und einer umfangreicheren „Enterprise Edition“ verfügbar. Der Quellcode der Community Edition ist einsehbar, doch die Entwicklung liegt fast ausschließlich in der Hand des Herstellers Ascensio System SIA. Der Ansatz ist produktgetriebener, oft als „Clean Room“-Implementierung der Microsoft Office-Funktionalität beschrieben. OnlyOffice legt großen Wert auf maximale Kompatibilität und ein Interface, das Office 365-Nutzer sofort wiedererkennen.

Schon hier zeigt sich der erste große Graben: Während Collabora die Tradition eines klassischen Community-getriebenen Open-Source-Projekts fortführt, agiert OnlyOffice eher wie ein modernes Software-Unternehmen, das eine Open-Source-Strategie verfolgt. Beides hat seine Berechtigung, führt aber zu unterschiedlichen Stärken und Schwächen.

Die Integration in Nextcloud: Auf den ersten Blick ähnlich, im Detail verschieden

Für den Administrator beginnt alles mit der Installation. Beide bieten offizielle Nextcloud-Apps („Collabora Online“ und „OnlyOffice“), die den Integration-Server mit der Nextcloud-Instanz verbinden. Die Architektur ist bei beiden gleich: Ein separater Server- oder Container-Dienst (der „CODE-Server“ bei Collabora, der „Document Server“ bei OnlyOffice) übernimmt die eigentliche Rendering- und Bearbeitungslogik. Die Nextcloud-App dient als Bridge und Oberflächen-Integrator.

Dabei zeigt sich ein erster praktischer Unterschied. Collabora setzt seit langem stark auf Container-Technologie. Die empfohlene Installation läuft über ein Docker-Image, was die Bereitstellung und Updates enorm vereinfacht. Die Konfiguration ist schlank, der Ressourcen-Hunger des Collabora-Servers gilt als moderater, gerade bei reinen Betrachtungsvorgängen. Die Verbindung zwischen Nextcloud und Collabora-Server erfolgt via WebSocket oder HTTPS, wobei Collabora von Haus aus mit Reverse-Proxy-Konstellationen gut zurechtkommt.

OnlyOffice bietet ebenfalls Docker-Images an, daneben aber auch klassische Pakete für verschiedene Linux-Distributionen. In der Praxis beobachten viele Administratoren, dass der OnlyOffice Document Server etwas anspruchsvoller in der Ressourcenallokation ist, insbesondere bei der gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer komplexer Dokumente. Die Integration an sich ist jedoch ebenso straight forward. Ein interessanter Aspekt ist die Art der Verbindung: OnlyOffice nutzt für die Kommunikation zwischen Browser und Document Server einen eigenen Protokoll-Stack, der für eine sehr responsiv wirkende Oberfläche sorgen kann, aber in streng abgeschotteten Netzwerkumgebungen manchmal zusätzliche Firewall-Regeln erfordert.

Für den Endbenutzer ist der Start beider Suiten aus der Nextcloud heraus identisch: Dokument anklicken, es öffnet sich im Bearbeitungsmodus des jeweiligen Online-Editors. Die Illusion der Nahtlosigkeit ist in beiden Fällen gut gelungen.

Die Benutzererfahrung: Fidelity vs. Familiarity

Öffnet man ein komplexes Word-Dokument mit formatierten Überschriften, Tabellen, Bildern und Kommentaren, tritt der wohl deutlichste Unterschied zutage. Collabora Online hat in den letzten Jahren enorme Fortschritte bei der Render-Treue gemacht. Die Darstellung ist heute sehr nah am Original, aber nicht perfekt. Wo es Abweichungen gibt, liegen sie oft daran, dass die zugrundeliegende LibreOffice-Engine bestimmte proprietäre Microsoft-Formatierungen anders interpretiert oder priorisiert. Die Oberfläche von Collabora ist eine angepasste, modernisierte Variante des klassischen LibreOffice-Themas. Für langjährige LibreOffice- oder OpenOffice-Nutzer fühlt sie sich vertraut an. Für reine Microsoft-Office-Nutzer wirkt sie hingegen oft gewöhnungsbedürftig. Die Menüstruktur, die Icon-Sets, das Kontextmenü – es ist eine andere Welt.

OnlyOffice verfolgt hier einen radikal anderen Ansatz, den man als „Fidelity by Design“ bezeichnen könnte. Das Interface ist eine fast pixelgenaue Nachbildung der Ribbon-Oberfläche von Microsoft Office (circa Version 2016). Für jeden, der mit Word, Excel oder PowerPoint arbeitet, ist die Orientierung sofort gegeben. Die Icons, ihre Anordnung, die Gruppen in den Ribbon-Tabs – alles fühlt sich bekannt an. Noch entscheidender ist oft die Render-Engine: OnlyOffice investiert einen erheblichen Teil seiner Entwicklungsressourcen darin, Microsoft-Formate (DOCX, XLSX, PPTX) nicht nur funktional, sondern auch optisch exakt darzustellen. Bei gemischten Umgebungen, in denen ein Teil der Belegschaft mit der Desktop-Version von Microsoft Office arbeitet und ein anderer Teil mit dem Online-Editor, führt dies oft zu weniger Verwirrung und Rückfragen.

Doch dieser Komfort hat einen Preis. Die OnlyOffice-Engine ist darauf optimiert, die Microsoft-Welt nachzubilden. Bei der Bearbeitung von nativen ODF-Dateien (das offene Standardformat von LibreOffice) kann es zu leichten Darstellungsabweichungen kommen, da ODF hier gewissermaßen als „Fremdformat“ behandelt wird. Collabora hingegen ist von Haus aus eine ODF-Maschine. Das native Format ist hier das offene Standardformat, DOCX-Dateien werden importiert, in die ODF-Welt übersetzt, bearbeitet und bei Bedarf wieder als DOCX exportiert. Dieser Unterschied im grundlegenden Datei-Handling ist fundamental und erklärt viele der Kompatibilitätsfragen, die in Foren diskutiert werden.

Funktionalität und Kollaboration: Wo liegt der Fokus?

Beide Lösungen bieten den grundlegenden Funktionsumfang für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationen. Die Erwartungen an eine Web-Suite sind jedoch in den letzten Jahren stark gestiegen. Nutzer erwarten Echtzeit-Kollaboration, Kommentar-Funktionen, Versionsvergleich und eine stabile Performance auch bei großen Dateien.

Im Bereich der Echtzeit-Kollaboration hatten beide lange Zeit ihre Macken, haben aber stark aufgeholt. OnlyOffice implementiert einen sehr flüssigen Ansatz, bei dem Cursor anderer Bearbeiter live verfolgt werden können und Änderungen mit minimaler Latenz erscheinen. Die Performance ist hier oft spürbar besser, besonders in Tabellendokumenten mit vielen Formeln. Collabora Online nutzt eine etwas andere Architektur, bei der Änderungen in Blöcken übertragen werden. In der Praxis ist der Unterschied für die meisten kollaborativen Schreibarbeiten marginal geworden. Bei extrem rechenintensiven Tabellen kann Collabora jedoch ins Stocken geraten.

Ein spannendes Feld sind Spezialfunktionen. OnlyOffice punktet mit einer sehr starken Tabellenkalkulation, die einer großen Teilmenge der Excel-Funktionen (inklusive vieler Array-Funktionen und Lookups) unterstützt. Die Chart-Engine ist leistungsfähig und die Datenvisualisierung überzeugend. Auch die Integration von Makros (in JavaScript) ist ein Alleinstellungsmerkmal, das für Unternehmen mit angepassten Excel-Prozessen entscheidend sein kann. Collabora hat hier aufgeholt, aber die Tiefe der OnlyOffice-Kalkulation ist für Power-User oft überzeugender.

Dafür glänzt Collabora Online bei der Unterstützung von komplexen Dokument-Layouts, insbesondere bei der Verwendung von Stilen und Formatvorlagen. Die Textverarbeitung fühlt sich ausgereifter an, wenn es um lange, strukturierte Dokumente wie Handbücher oder Berichte geht. Ein oft übersehener Vorteil ist die eingebaute PDF-Export-Engine von Collabora, die auf der bewährten LibreOffice-Technologie basiert und sehr zuverlässige, druckfertige PDFs erzeugt – ein Feature, das in OnlyOffice eher rudimentär umgesetzt ist.

Ein interessanter Aspekt ist der Umgang mit Erweiterungen und Add-ons. Die OnlyOffice-Community-Edition bietet hier kaum Möglichkeiten. Erweiterungen sind weitgehend der Enterprise Edition vorbehalten. Collabora Online hingegen kann, da es auf LibreOffice aufbaut, theoretisch mit vielen der existierenden LibreOffice-Erweiterungen umgehen, auch wenn nicht alle in der Web-Umgebung funktionieren. Für Entwickler, die individuelle Anpassungen vornehmen möchten, bietet die offene Architektur von Collabora mehr Angriffsflächen.

Die Lizenzfrage: Community Edition vs. Enterprise Edition – ein fairer Vergleich?

An dieser Stelle muss man deutlich unterscheiden, denn der Vergleich „Collabora Online vs. OnlyOffice“ ist ohne den Blick auf die Lizenzstufe irreführend. Beide bieten eine kostenlose, quelloffene Variante und eine kostenpflichtige Enterprise-Version mit mehr Funktionen.

Die Collabora Online Development Edition (CODE) ist die freie Variante. Sie ist voll funktionsfähig, wird aber mit dem neuesten, ungetesteten Code aus dem Entwicklungszweig gebaut. Sie eignet sich für Tests und Experimente, wird aber für Produktivsysteme nicht empfohlen. Für den ernsthaften Einsatz braucht es entweder die selbst gehostete Collabora Online Enterprise (kostenpflichtig, mit Support und stabilen Releases) oder man nutzt den von Collabora gehosteten Dienst „Collabora Online powered“ – beides kommerzielle Angebote. Die reine, stabile Open-Source-Version ohne kommerziellen Support ist nicht so ohne Weiteres als einfaches Paket erhältlich. Das frustriert einige puristische Open-Source-Enthusiasten.

OnlyOffice wirbt mit seiner umfangreichen Community Edition, die unter der AGPLv3 steht und tatsächlich eine breite Palette an Funktionen bietet. Sie ist stabil und für viele kleine bis mittlere Unternehmen ausreichend. Der Haken: Einige fortgeschrittene Features wie die oben erwähnten Makros, den Dokumenten-Vergleich in der Detailtiefe oder den Versionsverlauf sind in der Community Edition deaktiviert und der Enterprise Edition vorbehalten. Auch der Support ist natürlich kostenpflichtig.

Die Lizenzpolitik von OnlyOffice wird in der Community teilweise kritisch gesehen, weil sie als „Open Core“-Modell wahrgenommen wird: Eine kostenlose Basisversion lockt Nutzer an, während die wirklich betriebskritischen Features hinter einer Paywall liegen. Collaboras Modell ist ehrlicher, aber auch für kleinere Organisationen mit kleinem Budget zunächst unattraktiver, da es keine „stabile, kostenlose, supportede“ Version gibt. Man bezahlt für Stabilität und Support – ein klassisches Service-Modell.

Performance und Skalierbarkeit: Eine Frage der Architektur

In größeren Nextcloud-Installationen mit Hunderten gleichzeitiger Nutzer werden Performance-Unterschiede relevant. Die Architektur beider Server-Dienste ist hier entscheidend.

Der Collabora Online-Server basiert auf einer modifizierten Version der LibreOffice-Engine, die als Daemon läuft und Anfragen über ein Pooling-System bearbeitet. Jedes Dokument wird in einem eigenen Prozess (einer „Kit“-Instanz) gerendert. Diese Isolierung erhöht die Stabilität – ein abgestürztes Dokument bringt nicht den gesamten Server zum Erliegen. Der Ressourcenverbrauch pro idle-Verbindung ist gering. Das System skaliert gut horizontal, indem einfach weitere Collabora-Server-Instanzen hinter einen Load Balancer gehängt werden. Die Performance leidet allerdings merklich, wenn viele Nutzer gleichzeitig sehr große oder komplexe Tabellen berechnen lassen wollen. Hier stößt die Single-Thread-Architektur der zugrunde liegenden Calc-Engine an Grenzen.

Der OnlyOffice Document Server ist eine monolithischere Node.js-Anwendung. Er kann Anfragen sehr schnell annehmen und verteilen. Die Bearbeitung von Dokumenten, besonders von Textdokumenten, fühlt sich oft schneller und direkter an. Die Kehrseite: Ein fehlerhaftes Dokument oder ein Speicherleck kann unter Umständen den gesamten Document Server instabil machen. Der Memory-Footprint pro Verbindung tendiert dazu, höher zu sein als bei Collabora. Für die Skalierung empfiehlt OnlyOffice das Verteilen der Last auf mehrere Document-Server-Instanzen, was jedoch eine aufwändigere Konfiguration der Infrastruktur erfordert, da der Sitzungszustand koordiniert werden muss.

Praktisch bedeutet das: Für Umgebungen mit vielen gleichzeitigen, aber eher leichten Bearbeitungssitzungen (Text kommentieren, kleine Änderungen) ist Collabora oft die effizientere Wahl. Für Arbeitsgruppen, die intensiv mit komplexen Excel-ähnlichen Tabellen arbeiten, kann die spürbar schnellere Rechenperformance von OnlyOffice den Ausschlag geben – vorausgesetzt, die Hardware-Ressourcen sind entsprechend dimensioniert.

Sicherheit und Wartung: Das ungeliebte Thema

Eine Nextcloud-Instanz mit Office-Integration ist ein hochkomplexes System. Sicherheitsupdates sind nicht nur für Nextcloud selbst, sondern auch für den Office-Server-Dienst kritisch. Hier offenbaren sich kulturelle Unterschiede.

Die Collabora-Entwicklung ist sehr transparent. Sicherheitslücken werden in der Regel schnell im öffentlichen Codebase behoben. Für Nutzer der Enterprise-Version kommen gepatchte Images zeitnah heraus. Da die Codebase mit der von LibreOffice verwandt ist, profitiert sie von der Aufmerksamkeit einer großen Sicherheits-Community. Die Container-basierte Bereitstellung vereinfacht das Rollout von Updates erheblich: Alten Container stoppen, neues Image pullen, neuen Container starten. Die Migration ist meist schmerzfrei.

OnlyOffice veröffentlicht Sicherheitsupdates für die Community Edition ebenfalls, allerdings oft mit einer gewissen Verzögerung gegenüber der Enterprise Edition. Das Update-Prozedere kann, je nach Installationsmethode, etwas umständlicher sein. Besonders bei den Paketinstallationen (deb/rpm) muss man manuell auf neue Versionen achten. Ein nicht zu unterschätzender Punkt ist die Abhängigkeit von einer engen Integration mit dem Betriebssystem (für Font-Rendering, bestimmte Libraries). Das kann das Update eines OnlyOffice Document Servers zu einem riskanteren Unterfangen machen als das eines in sich geschlossenen Collabora-Containers.

Ein weiterer Sicherheitsaspekt ist die Isolierung. Beide Dienste sollten aus Sicherheitsgründen nie auf demselben Host wie die Nextcloud-Instanz laufen, sondern in einem separaten Netzsegment. Bei Collabora ist diese Trennung aufgrund der Container-Natur einfacher umzusetzen und konsequenter vorgegeben. OnlyOffice kann zwar auch im Container laufen, die offizielle Dokumentation wirbt aber noch oft mit der einfachen „All-in-one“-Installation auf einem Server – ein Sicherheitsalbtraum für jede produktive Umgebung.

Die Entscheidungshilfe: Kontext ist alles

Es gibt keine pauschale Empfehlung. Die Wahl zwischen Collabora Online und OnlyOffice hängt von den spezifischen Anforderungen, der vorhandenen Infrastruktur und nicht zuletzt vom Benutzerkreis ab. Hier eine grobe Leitlinie:

Favorisieren Sie Collabora Online, wenn…
… Ihre Organisation einen starken Fokus auf freie, offene Standards (ODF) legt.
… Ihre Nutzer eher mit LibreOffice oder klassischen Office-Suiten vertraut sind.
… die Stabilität und Isolierung der Prozesse im Vordergrund steht (z.B. in Hosting-Umgebungen).
… Sie Wert auf eine transparente, community-getriebene Entwicklung legen und bereit sind, für Produktiv-Support zu bezahlen.
… PDF-Export und die Bearbeitung langer, formatierter Textdokumente im Vordergrund stehen.

Favorisieren Sie OnlyOffice, wenn…
… die maximale Kompatibilität mit Microsoft Office-Formaten (optisch und funktional) oberste Priorität hat.
… Ihre Nutzer das Ribbon-Interface von Office 365 erwarten und eine geringe Einarbeitungszeit entscheidend ist.
… komplexe Tabellenkalkulation mit (JavaScript-)Makros benötigt wird.
… Sie mit der kostenlosen Community Edition starten möchten und zunächst auf Enterprise-Features verzichten können.
… die Performance bei der Echtzeit-Kollaboration in Textdokumenten das wichtigste Kriterium ist.

Für gemischte Szenarien, in denen beide Suiten ihre Stärken ausspielen, gibt es sogar den experimentellen Ansatz, beide Integrationen parallel in einer Nextcloud-Instanz zu betreiben und dem Nutzer die Wahl des Editors zu überlassen. Technisch machbar, administativ allerdings eine Herausforderung, die man sich gut überlegen sollte.

Fazit: Zwei Wege in die cloud-native Produktivität

Die Existenz zweier so unterschiedlicher, leistungsfähiger Office-Lösungen für Nextcloud ist letztlich ein Geschenk für die Community. Sie zwingt Administratoren und Entscheider dazu, sich Gedanken darüber zu machen, was ihnen wirklich wichtig ist: die ideologische Reinheit und prozessuale Stabilität eines klassischen Open-Source-Projekts oder die nutzerzentrierte, kompromisslose Kompatibilität mit dem de-facto-Standard. Collabora Online und OnlyOffice stehen paradigmatisch für diese beiden Wege.

In der Praxis zeigt sich, dass die Technologie in beiden Fällen mehr als ausgereift genug ist, um den produktiven Betrieb in Unternehmen jeder Größe zu stemmen. Die Anfangsschwierigkeiten, die beide Projekte vor Jahren mit instabilen Verbindungen und mangelnder Format-Treue hatten, gehören größtenteils der Vergangenheit an. Die Entscheidung fällt heute weniger aufgrund technischer Macken, sondern vielmehr aufgrund strategischer und kultureller Faktoren.

Nextcloud als Plattform profitiert immens von diesem Wettbewerb. Der Druck, den OnlyOffice mit seiner rasanten Entwicklung und seiner starken Nutzerorientierung aufbaut, zwingt Collabora, die Benutzerfreundlichkeit weiter zu verbessern. Umgekehrt setzt der transparente, community-orientierte Ansatz von Collabora Maßstäbe in Sachen Offenheit und Sicherheit, an denen sich OnlyOffice messen lassen muss. Letztlich gewinnen die Anwender, die heute die Wahl zwischen zwei ausgezeichneten, wenn auch unterschiedlichen, Werkzeugen haben, um ihre Nextcloud-Infrastruktur von einem reinen File-Sync-and-Share-Dienst zu einer vollwertigen, souveränen Produktivitätsplattform auszubauen.

Die Frage „Collabora oder OnlyOffice?“ ist damit nicht mit einem einfachen „Kommt drauf an“ beantwortet, sondern mit einem „Testen Sie beide – aber wissen Sie vorher, worauf Sie achten müssen.“ Denn erst im konkreten Einsatz, mit den eigenen Dokumenten, den eigenen Nutzern und den eigenen Prozessen, zeigt sich, welche der beiden Philosophien besser zum digitalen Herzschlag der Organisation passt.