Die Büro-Schlacht im eigenen Rechenzentrum

Es ist ein stiller, aber erbitterter Wettstreit, der sich in tausenden Nextcloud-Installationen abspielt. Auf der einen Seite Collabora Online, die Open-Source-Implementierung des legendären LibreOffice-Kerns als Web-App. Auf der anderen OnlyOffice, das schlanke System aus Osteuropa, das mit einem cleanen Interface und hoher Microsoft-Office-Kompatibilität punktet. Beide Lösungen ermöglichen die kollaborative Bearbeitung von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen – direkt im Browser, ohne dass Dateien hin und her geschickt werden müssen.

Dabei zeigt sich: Die Wahl zwischen Collabora und OnlyOffice ist keine reine Geschmacksfrage. Sie hat handfeste Auswirkungen auf Workflows, Administrationsaufwand und nicht zuletzt die Bereitschaft der Mitarbeiter, die neue Plattform auch tatsächlich zu nutzen. Eine rein technokratische Entscheidung nach Feature-Checklisten greift hier zu kurz.

Interessant ist, dass beide Systeme unterschiedliche Philosophien verfolgen. Collabora baut auf der jahrzehntelangen Erfahrung der LibreOffice-Community auf und setzt auf Offenheit bis in die tiefsten Code-Schichten. OnlyOffice hingegen optimiert für Benutzerfreundlichkeit und Kompatibilität – man könnte fast sagen: Es denkt mehr vom Endanwender her.

Collabora Online: Der Open-Source-Veteran

Wer Collabora Online in seiner Nextcloud aktiviert, betreibt im Grunde eine spezialisierte Version des LibreOffice-Kernels in einem Docker-Container. Die Technologie basiert auf dem gleichen Code, der seit über zwanzig Jahren in Office-Paketen wie OpenOffice und LibreOffice steckt. Das bringt Stabilität und Reife, aber auch gewisse Altlasten mit sich.

Aus administrativer Sicht besticht Collabora durch seine klare Open-Source-Philosophie. Der Code ist vollständig einsehbar, es gibt keine versteckten Premium-Features oder Abofallen. Für Unternehmen, die maximale Transparenz benötigen, ist das ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Die Installation erfolgt typischerweise über eine separate App innerhalb der Nextcloud, die dann den Collabora-CODE-Server (Collabora Online Development Edition) in einem Docker-Container bereitstellt.

Bei der Formatunterstützung zeigt sich die Herkunft aus der LibreOffice-Welt: Das native Format ist natürlich ODF (OpenDocument Format). Die Kompatibilität mit Microsoft-Office-Dateien ist ordentlich, aber nicht perfekt. Komplexe Formatierungen in Word-Dokumenten können manchmal leichte Verschiebungen aufweisen, was besonders bei rechtlichen Dokumenten oder Angeboten problematisch sein kann. Andererseits ist der Import und Export von älteren Formaten wie .doc oder .xls oft besser als bei mancher Konkurrenz.

Die Performance von Collabora Online hängt stark von der verfügbaren Hardware ab. Da im Hintergrund im Prinzip ein vollständiges LibreOffice läuft, benötigt der Container durchaus Ressourcen – besonders bei mehreren gleichzeitigen Nutzern. Auf einem gut ausgestatteten Server ist die Geschwindigkeit jedoch akzeptabel, auch wenn spürbar ist, dass hier keine native Web-Anwendung, sondern eine adaptierte Desktop-Software am Werk ist.

Ein interessanter Aspekt ist die Entwicklungspolitik von Collabora. Das Unternehmen setzt auf stetige, evolutionäre Verbesserungen rather than revolutionäre Neuerungen. Das mag für manche konservativ wirken, bedeutet aber auch eine hohe Planungssicherheit für Unternehmen. Neue Features erscheinen regelmäßig, aber selten überstürzt.

OnlyOffice: Der agile Herausforderer

OnlyOffice (früher bekannt als TeamLab) kommt aus einer ganz anderen Ecke. Die Software wurde von Anfang an als kollaborative Web-Anwendung konzipiert und fühlt sich deshalb oft schneller und moderner an als Collabora. Das Interface orientiert sich stark an Microsoft Office – eine bewusste Entscheidung, um Umsteigern den Wechsel zu erleichtern.

Technisch gesehen ist OnlyOffice eine JavaScript-basierte Anwendung, die im Browser läuft und mit dem Server kommuniziert. Die Nextcloud-Integration erfolgt über eine App, die den OnlyOffice-Document-Server einbindet. Dieser kann ebenfalls in Docker betrieben werden, ist aber tendenziell ressourcenschonender als die Collabora-Lösung.

Der größte Vorteil von OnlyOffice ist zweifellos die exzellente Kompatibilität mit Microsoft-Office-Formaten. Dokumente, die in Word, Excel oder PowerPoint erstellt wurden, sehen in OnlyOffice nahezu identisch aus. Das erleichtert die Zusammenarbeit mit externen Partnern erheblich und reduziert Friktionen im Arbeitsalltag. Für Unternehmen, die regelmäßig Office-Dokumente mit Kunden oder Lieferanten austauschen, ist das ein entscheidendes Argument.

Allerdings gibt es auch Schattenseiten: OnlyOffice ist zwar grundsätzlich Open Source, betreibt aber eine aggressive Upselling-Strategie. Viele fortgeschrittene Features – besonders im Enterprise-Umfeld – sind nur in den kostenpflichtigen Editionen verfügbar. Das reicht von erweiterten Integrationsmöglichkeiten bis hin zu Support und Wartungsupdates. Für puristische Open-Source-Anhänger ist das ein Dorn im Auge.

Die Performance von OnlyOffice ist in der Regel besser als bei Collabora, besonders bei Startzeiten und Reaktionsgeschwindigkeit. Die schlankere Architektur macht sich bemerkbar, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig an Dokumenten arbeiten. Allerdings gibt es gelegentlich Berichte über Stabilitätsprobleme bei sehr großen oder komplexen Tabellendokumenten.

Der direkte Vergleich: Funktionen im Fokus

Textverarbeitung

In der Textverarbeitung zeigt sich der charakteristische Unterschied zwischen beiden Systemen besonders deutlich. Collabora Online bietet einen Funktionsumfang, der fast an die Desktop-Version von LibreOffice heranreicht. Das bedeutet: Zahlreiche Formatierungsoptionen, Stilvorlagen, Verzeichnisfunktionen und erweiterte Layout-Möglichkeiten. Allerdings wirkt die Oberfläche etwas überladen und nicht unbedingt intuitiv für Neueinsteiger.

OnlyOffice hingegen setzt auf Einfachheit und Kompatibilität. Die Textverarbeitung ähnelt stark Microsoft Word und dürfte für die meisten Anwender sofort vertraut wirken. Die Formatierung bleibt auch bei komplexen Dokumenten meist erhalten, allerdings fehlen einige fortgeschrittene Funktionen wie etwa die Verwaltung von Literaturdatenbanken oder komplexe Feldfunktionen.

Bei der kollaborativen Bearbeitung haben beide Systeme aufgeholt. Echtzeit-Zusammenarbeit mit farbigen Cursors und Namensschildern ist in beiden Lösungen Standard. OnlyOffice wirkt hier oft etwas flotter, während Collabora bei sehr langen Dokumenten stabiler läuft.

Tabellenkalkulation

Im Bereich Tabellenkalkulation wird die Entscheidung oft am schwierigsten. Collabora Online profitiert hier von der jahrelangen Excel-Kompatibilitätsarbeit der LibreOffice-Community. Selbst komplexe Formeln und Diagramme werden meist korrekt dargestellt und berechnet. Allerdings leidet die Performance spürbar bei großen Tabellen mit tausenden Zeilen.

OnlyOffice hat bei der Kompatibilität die Nase vorn – besonders was das Layout und die Formatierung betrifft. Die Formelunterstützung ist ebenfalls umfangreich, deckt aber nicht den gesamten Excel-Funktionsumfang ab. Dafür ist die Bedienung schneller und die Zusammenarbeit in Echtzeit funktioniert erstaunlich reibungslos, selbst bei mittelgroßen Tabellen.

Ein interessanter Unterschied: OnlyOffice unterstützt die Bearbeitung von Pivot-Tabellen, während Collabora diese zwar anzeigen, aber nicht bearbeiten kann. Für Unternehmen, die intensiv mit Datenanalyse arbeiten, kann das ein Ausschlusskriterium sein.

Präsentationen

Bei Präsentationen haben beide Systeme ihre Schwächen. Collabora Online kann Präsentationen zwar relativ zuverlässig anzeigen und bearbeiten, aber die Performance lässt zu wünschen übrig. Animationen und Übergänge werden nicht immer korrekt dargestellt, und die Bearbeitung fühlt sich oft träge an.

OnlyOffice schneidet bei Präsentationen etwas besser ab, besonders was die Geschwindigkeit betrifft. Allerdings gibt es auch hier Einschränkungen bei komplexen Animationen und Medieninhalten. Letztendlich muss man sagen: Für einfache Präsentationen reicht es bei beiden, für anspruchsvolle Folien bleibt man besser bei Desktop-Anwendungen.

Integration in Nextcloud: Mehr als nur ein Plugin

Die Qualität der Nextcloud-Integration macht einen erheblichen Unterschied im täglichen Betrieb. Beide Lösungen sind über eigene Apps in Nextcloud integrierbar, aber die Umsetzung unterscheidet sich in Details.

Collabora Online nutzt das WOPI-Protokoll (Web Application Open Platform Interface) für die Kommunikation zwischen Nextcloud und dem Office-Server. Diese standardisierte Schnittstelle sorgt für eine stabile, wenn auch manchmal etwas umständliche Integration. Die Konfiguration erfordert etwas Handarbeit, besonders was SSL-Zertifikate und Proxy-Einstellungen betrifft.

OnlyOffice setzt auf eine eigene API, die enger mit Nextcloud verzahnt ist. Die Einrichtung ist oft simpler, und die Integration fühlt sich nahtloser an. Besonders praktisch: OnlyOffice übernimmt die Nextcloud-Benutzerverwaltung und Zugriffsrechte nahezu transparent.

Bei der Dateiverwaltung gibt es einen wichtigen Unterschied: Collabora Online arbeitet mit temporären Kopien der Dateien, während OnlyOffice direkt auf die Originale in der Nextcloud zugreift. Das hat Auswirkungen auf die Versionsverwaltung und kann bei Störungen zu Dateninkonsistenzen führen. OnlyOffice’s Ansatz ist hier eleganter und weniger fehleranfällig.

Nicht zuletzt spielt die mobile Nutzung eine immer größere Rolle. Beide Systeme bieten grundlegende Bearbeitungsfunktionen auf Smartphones und Tablets, aber mit unterschiedlichen Stärken. Collabora Online auf mobilen Geräten fühlt sich oft wie eine verkleinerte Desktop-Version an – funktional, aber nicht optimal für Touch-Bedienung. OnlyOffice hat eine speziell für mobile Geräte optimierte Oberfläche, die besser funktioniert, allerdings auf Kosten einiger Funktionen.

Administration und Wartung

Für Systemadministratoren ist die Wahl zwischen Collabora und OnlyOffice oft eine Frage des bevorzugten Betriebsmodells. Collabora Online lässt sich relativ straightforward in Docker betreiben, erfordert aber aufgrund der Ressourcenintensität eine sorgfältige Dimensionierung. Ein typischer Collabora-Container benötigt mindestens 2 GB RAM und eine entsprechende CPU-Leistung, um bei mehreren gleichzeitigen Nutzern akzeptabel zu performen.

OnlyOffice ist hier sparsamer unterwegs. Der Document-Server kommt mit weniger Ressourcen aus und skaliert besser bei vielen gleichzeitigen Nutzern. Allerdings kann die Konfiguration komplexer sein, besonders wenn man die Enterprise-Features nutzen möchte.

Die Update-Politik unterscheidet sich markant: Collabora veröffentlicht relativ häufig kleinere Updates, die in der Regel problemlos eingespielt werden können. OnlyOffice hingegen liefert seltener, aber umfangreichere Updates, die manchmal manuelle Eingriffe erfordern.

Ein oft übersehener Aspekt ist die Logging- und Monitoring-Integration. Collabora Online liefert detaillierte Logs, die sich gut in bestehende Monitoring-Systeme integrieren lassen. OnlyOffice ist hier etwas restriktiver, besonders in der Community Edition.

Backup und Recovery unterscheiden sich aufgrund der verschiedenen Architekturen. Bei Collabora müssen sowohl die Nextcloud-Instanz als auch die Collabora-Container gesichert werden. OnlyOffice hingegen speichert alle Daten in der Nextcloud, was das Backup vereinfacht.

Kosten und Lizenzierung

Die Kostenfrage ist überraschend komplex. Auf den ersten Blick scheint beide Lösungen kostenlos zu sein – schließlich handelt es sich um Open-Source-Software. Bei genauerem Hinsehen zeigen sich jedoch erhebliche Unterschiede.

Collabora Online ist durchgängig Open Source unter der MPLv2-Lizenz. Es gibt keine künstlich eingeschränkten Community-Editionen oder versteckte Kosten. Professioneller Support, Hosting-Lösungen und spezielle Enterprise-Features sind natürlich kostenpflichtig, aber der Kern der Software bleibt frei verfügbar.

OnlyOffice betreibt eine ausgeklügelte Dual-Licensing-Strategie. Die Community Edition ist zwar Open Source, aber in der Funktionalität bewusst eingeschränkt. Wer erweiterte Features wie Cluster-Betrieb, erweiterte Integrationen oder professionellen Support benötigt, kommt um die kostenpflichtigen Enterprise- oder Developer-Editionen nicht herum.

Für kleine Unternehmen oder Bildungseinrichtungen kann Collabora Online daher langfristig die kostengünstigere Lösung sein. Mittelständische und große Unternehmen, die auf Enterprise-Features angewiesen sind, müssen bei beiden Lösungen mit signifikanten Kosten rechnen – entweder für Support und Hosting bei Collabora oder für Lizenzen bei OnlyOffice.

Interessant ist die Preispolitik bei OnlyOffice: Die Kosten orientieren sich an der Anzahl der „gleichzeitigen Bearbeiter“ – also Nutzer, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums Office-Dokumente bearbeiten. Das kann bei sporadischer Nutzung günstiger sein als pauschal pro Benutzer, führt aber auch zu einer gewissen Unberechenbarkeit der Kosten.

Entscheidungshilfe: Welches System für welchen Anwendungsfall?

Collabora Online ist die bessere Wahl wenn:

• Maximale Open-Source-Reinheit und Transparenz wichtig sind
• ODF-Formate (OpenDocument) im Unternehmen Standard sind
• Erweiterte Funktionen wie Makros oder komplexe Formatvorlagen benötigt werden
• Die Nextcloud-Instanz nur gelegentlich für Office-Bearbeitung genutzt wird
• Ausreichend Server-Ressourcen für den Collabora-Container verfügbar sind
• Langfristige Stabilität vor kurzfristigen Innovationen geht

OnlyOffice ist die bessere Wahl wenn:

• Hohe Kompatibilität mit Microsoft Office im Vordergrund steht
• Eine intuitive, an Microsoft Office angelehnte Oberfläche gewünscht ist
• Performance und Geschwindigkeit wichtige Kriterien sind
• Enterprise-Features wie Cluster-Betrieb benötigt werden
• Die mobile Nutzung eine große Rolle spielt
• Bereitschaft besteht, für erweiterte Funktionen zu bezahlen

Für gemischte Szenarien gibt es übrigens eine interessante Möglichkeit: Beide Systeme parallel zu betreiben und den Nutzern die Wahl zu lassen. Technisch ist das machbar, erfordert aber zusätzlichen Konfigurationsaufwand und kann zu Verwirrung bei den Anwendern führen.

Die Zukunft der kollaborativen Office-Bearbeitung

Die Entwicklung beider Systeme zeigt in eine klare Richtung: Die Lücke zu etablierten Lösungen wie Google Workspace oder Microsoft 365 wird stetig kleiner. Besonders bei der Echtzeit-Zusammenarbeit haben beide Systeme in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht.

Collabora setzt zunehmend auf Standardisierung und Interoperabilität. Die Unterstützung für das OOXML-Format wird kontinuierlich verbessert, ohne die ODF-Kompetenzen zu vernachlässigen. Interessant ist auch die Entwicklung hin zu besserer Skalierbarkeit durch Microservices-Architekturen.

OnlyOffice treibt die Cloud-Integration voran. Neben Nextcloud unterstützt die Software inzwischen eine Vielzahl von Plattformen und bietet immer mehr Features, die man von modernen Office-Suiten erwartet – von KI-gestützten Rechtschreibprüfungen bis hin zu erweiterten Kommentar- und Review-Funktionen.

Ein spannender Aspekt ist die wachsende Bedeutung von Spezialfunktionen für bestimmte Branchen. OnlyOffice hat hier mit Vorlagen für Rechnungen, Angebote und Verträge bereits eine gute Basis geschaffen. Collabora konzentriert sich stärker auf den Bildungssektor und die öffentliche Verwaltung.

Nicht zuletzt gewinnt das Thema Barrierefreiheit an Bedeutung. Beide Anbieter haben hier Nachholbedarf, aber erste Schritte in Richtung besserer Screenreader-Kompatibilität und Tastaturbedienbarkeit sind erkennbar.

Fazit: Eine Frage der Philosophie

Die Entscheidung zwischen Collabora Online und OnlyOffice ist letztendlich eine philosophische. Geht es um maximale Kontrolle und Open-Source-Reinheit? Dann ist Collabora die bessere Wahl. Stehen Benutzerfreundlichkeit und Microsoft-Kompatibilität im Vordergrund? Dann führt an OnlyOffice kaum ein Weg vorbei.

Technisch gesehen haben beide Systeme ihre Berechtigung und ihre Stärken. Collabora Online überzeugt durch seine Stabilität und den umfassenden Funktionsumfang, OnlyOffice durch seine Geschwindigkeit und das cleanere Interface.

Für Nextcloud-Betreiber ist die Situation eigentlich erfreulich: Es gibt zwei ausgereifte Optionen für kollaborative Office-Bearbeitung, die sich in einem gesunden Wettbewerb gegenseitig antreiben. Letztendlich profitiert der Anwender von dieser Konkurrenz – sowohl durch kontinuierliche Verbesserungen als auch durch die Möglichkeit, die Lösung zu wählen, die am besten zum eigenen Einsatzszenario passt.

Eines sollte man allerdings nicht vergessen: Keine der beiden Lösungen wird jemals zu 100 Prozent mit Microsoft Office oder Google Docs mithalten können. Aber das ist auch nicht das Ziel. Es geht um eine souveräne Alternative, die Datenschutz, Kontrolle und Unabhängigkeit bietet – und das leisten beide Systeme auf ihre Weise ausgezeichnet.