Nextcloud und Collabora Online: Mehr als nur eine Alternative

Wer heute über digitale Souveränität, Datenschutz oder die Abkehr von monopolistischen Cloud-Modellen spricht, landet früher oder später bei Nextcloud. Die Plattform hat sich vom einfachen Datei-Sync-and-Share-Tool zu einem umfassenden Collaboration-Hub gemausert. Das Herzstück für produktive Arbeit im Browser aber schlägt oft woanders: in Collabora Online. Diese Kombination ist nicht nur eine technische Integration, sie ist eine strategische Entscheidung für Unternehmen, die Kontrolle zurückgewinnen wollen. Wir schauen hinter die Oberfläche.

Vom Selbsthosting-Projekt zum Collaboration-Ökosystem

Die Anfänge von Nextcloud sind hinlänglich bekannt. Der Fork von ownCloud 2016 war mehr als eine Gabelung im Code, es war eine Weichenstellung in der Philosophie. Während andere Plattformen auf maximale Bindung an einen spezifischen Anbieter setzten, öffnete sich Nextcloud radikal für Integrationen. Die Strategie war klar: Man wollte nicht das eine Tool für alles sein, sondern die zentrale Schaltstelle, die alles verbindet. Die Dateiverwaltung blieb der Anker, doch um ihn herum wuchs ein ganzes Ökosystem aus Chat, Video, Kalendern und Aufgaben.

Dabei zeigt sich ein interessanter Aspekt: Nextcloud entwickelte sich oft schneller, als die IT-Welt es wahrnahm. Während manche es noch als „Dropbox-Ersatz für Nerds“ abtaten, bauten andere bereits komplette digitale Arbeitsumgebungen darauf auf. Der entscheidende Knackpunkt für die Akzeptanz als ernsthafte Büroplattform fehlte jedoch lange: eine nahtlose, leistungsfähige Office-Suite. Cloud-Dokumente bearbeiten zu können, ist keine Spielerei mehr, es ist Standarderwartung. Genau hier kommt Collabora Online ins Spiel.

Collabora Online: Das Office, das keiner kannte, aber alle nutzen

Der Name Collabora sagt vielleicht nur Eingeweihten etwas, doch die Technologie dahinter kennt praktisch jeder: LibreOffice. Collabora ist ein britisches Unternehmen, das maßgeblich an der Entwicklung von LibreOffice beteiligt ist und dessen Codebasis für Enterprise-Produkte nutzt. Collabora Online ist die cloudfähige, in den Browser verfrachtete Version der beliebten Open-Source-Office-Suite. Sie basiert auf dem selben bewährten Core, bringt aber die notwendigen Anpassungen für Mehrbenutzer-Bearbeitung, skalierbare Bereitstellung und Integration in Plattformen wie Nextcloud mit.

Die Integration ist dabei so tief, dass sie für den Endnutzer oft unsichtbar wird. Ein Doppelklick auf eine .docx- oder .ods-Datei in der Nextcloud-Oberfläche öffnet das Dokument nicht in einem neuen Tab mit fremder Oberfläche. Stattdessen erscheint eine nahezu native Bearbeitungsumgebung innerhalb des Nextcloud-UI. Die Symbolleisten, Menüs und Funktionen erinnern stark an vertraute Desktop-Programme, was die Hürde für die Akzeptanz enorm senkt. Es fühlt sich nicht nach einem „Notbehelf“ an, sondern nach einem integrierten Bestandteil. Das ist handwerklich gut gemacht.

Die Technik hinter der Symbiose: CODE, Docker und WOPI

Für Administratoren ist die Bereitstellung heute erfreulich unkompliziert. Nextcloud bietet hier mehrere Wege. Der einfachste ist die Installation von „Collabora Online – Built-in CODE Server“ direkt aus dem Nextcloud App Store. CODE steht für „Collabora Online Development Edition“ und ist eine frei verfügbare, jedoch nicht für produktive Unternehmensumgebungen mit Support gedachte Version. Sie läuft in einem isolierten Docker-Container neben der Nextcloud-Instanz. Das ist perfekt für Tests, kleine Teams oder den Heimbedarf.

In professionellen Umgebungen setzt man besser auf einen separaten Collabora Online-Server, sei es die eigenständige Entwicklungsedition oder die lizenzpflichtige Enterprise-Variante von Collabora. Die Kommunikation zwischen Nextcloud und diesem Server läuft über das WOPI-Protokoll (Web Application Open Platform Interface) – ein von Microsoft entwickeltes, aber offen dokumentiertes Protokoll, das genau für die Integration von Office-Web-Apps in Cloud-Speicher geschaffen wurde. Die Ironie, dass ausgerechnet ein Microsoft-Protokoll eine der tragenden Säulen für eine freie Alternative bildet, ist nicht zu übersehen.

Diese Architektur hat einen großen Vorteil: Sie entkoppelt die Rechenlast. Die anspruchsvolle Aufgabe, Dokumente zu rendern und Berechnungen durchzuführen, liegt auf dem Collabora-Server. Die Nextcloud-Instanz kümmert sich um Authentifizierung, Dateizugriff und Benutzerverwaltung. Im Klartext: Bei vielen gleichzeitigen Bearbeitern lässt sich der Collabora-Server unabhängig skalieren, ohne die Core-Nextcloud anzufassen. Das ist saubere Mikroservices-Architektur, lange bevor der Begriff zum Buzzword verkommen ist.

Formatkompatibilität: Der stete Balanceakt

Das große Versprechen lautet: Öffne jedes Microsoft Office-Dokument, bearbeite es mit anderen gemeinsam und speichere es im selben Format, ohne dass Formatierungen verloren gehen. Ein hehres Ziel, an dem selbst Google Docs bis heute scheitert. Collabora Online, basierend auf dem LibreOffice-Engine, schneidet hier bemerkenswert gut ab. Die Kompatibilität bei standardmäßig formatierten Textdokumenten und Tabellen ist für den Alltagsgebrauch in den allermeisten Fällen mehr als ausreichend.

Problematisch wird es traditionell bei komplexen Formatvorlagen, speziellen Diagrammen oder Makros. Hier trifft die Philosophie der offenen Standards (ODF – Open Document Format) auf die Realität des de-facto-Standards DOCX/XLSX. Collabora geht einen pragmatischen Weg: Man unterstützt die proprietären Formate bestmöglich, ermutigt aber gleichzeitig zur Nutzung von ODF. In der Nextcloud-Integration kann man sogar einstellen, dass standardmäßig im ODF-Format gespeichert wird. Das ist ein wichtiger Schritt hin zu echter Souveränität, erfordert aber oft Überzeugungsarbeit bei den Anwendern, die „ihr Word“ gewohnt sind.

Ein interessanter Aspekt ist die Performance bei großen Tabellenkalkulationen. Die Berechnungsengine von LibreOffice ist mächtig, aber im Browser-Kontext stößt auch sie an Grenzen. Eine Excel-Datei mit zehntausenden Zeilen und komplexen Verknüpfungen wird im Browser nie die Flüssigkeit der Desktop-Anwendung erreichen. Für die typischen betriebswirtschaftlichen Auswertungen, Stundenlisten oder Projektpläne im KMU-Bereich ist die Leistung jedoch völlig angemessen.

Sicherheit und Datenschutz: Der entscheidende Trumpf

Hier liegt der unbestrittene Wettbewerbsvorteil der Nextcloud/Collabora-Kombination. Alle Daten – die Dateien selbst und ihr Inhalt während der Bearbeitung – verbleiben komplett unter der Kontrolle des Betreibers. Sie wandern nicht durch Server in Drittländern, unterliegen keinem Cloud Act und sind nicht Teil von Datenauswertungen für Werbezwecke. Für Behörden, Anwaltskanzleien, Gesundheitswesen oder einfach nur für Unternehmen mit einem gesteigerten Bewusstsein für Informationssicherheit ist dieses Argument schlichtweg unwiderlegbar.

Die Sicherheitsarchitektur ist durchdacht. Die Kommunikation zwischen Client (Browser), Nextcloud und Collabora-Server erfolgt standardmäßig verschlüsselt. Dokumente werden nicht dauerhaft auf dem Collabora-Server gespeichert, sondern nur temporär für die Bearbeitung zwischengespeichert. Bei der Enterprise-Variante von Collabora kann dieser Server sogar vollständig air-gapped, also ohne Internetzugang, betrieben werden. Das gibt es bei den großen US-Konkurrenten schlichtweg nicht zu kaufen.

Dennoch: Selbsthosting bedeutet Selbstverantwortung. Das betrifft Patches, Updates, Backups und Härtung der Server. Nextcloud und Collabora liefern hierzu regelmäßige Sicherheitsupdates, aber der Admin muss sie einspielen. Es ist das klassische Modell: Mehr Kontrolle geht einher mit mehr Aufwand. Tools wie die integrierte Schwachstellenscans in Nextcloud oder der „Update Notifier“ erleichtern die Arbeit aber erheblich.

Im Praxiseinsatz: Alltagstauglichkeit und Reibungspunkte

Theorie ist das eine, der tägliche Einsatz das andere. Wie schlägt sich das Duo im Arbeitsalltag? Die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit funktioniert zuverlässig. Cursor anderer Benutzer sind sichtbar, Änderungen erscheinen mit einer Verzögerung von wenigen Sekunden. Es ist nicht ganz so flüssig wie in Google Docs, aber für die allermeistischen Kollaborationsszenarien vollkommen ausreichend. Die Kommentar- und Versionsverwaltung ist direkt in die Nextcloud-Oberfläche integriert und bietet einen klaren Überblick über den Entstehungsprozess eines Dokuments.

Ein gewisser Reibungspunkt bleibt die Benutzererfahrung bei mobilen Endgeräten. Die mobile Nextcloud-App kann Dokumente anzeigen, für die Bearbeitung wird jedoch der Browser geöffnet. Auf einem Tablet mit großem Bildschirm ist das akzeptabel, auf dem Smartphone stößt man schnell an Grenzen. Hier haben spezialisierte Mobile-Office-Apps noch die Nase vorn. Nextcloud und Collabora arbeiten jedoch kontinuierlich an der Responsiveness der Weboberfläche.

Interessant ist die Integration von OnlyOffice als alternativer Office-Engine. Sie bietet eine ähnlich enge Anbindung und wird von manchen als moderner und Microsoft-kompatibler empfunden. Die Wahl zwischen Collabora und OnlyOffice ist heute eine Geschmacks- und Anforderungsfrage. Nextclouds Stärke ist es, beides anbinden zu können – man ist nicht auf einen einzigen Anbieter festgelegt. Das ist gelebte Vendor-Avoidance.

Wirtschaftlich betrachtet: Kosten, Aufwand, ROI

Das kostenlose Community-Modell verführt zur Annahme, die Sache sei umsonst. Das ist sie nicht. Auch wenn die Softwarelizenzen für Nextcloud und Collabora CODE keine direkten Kosten verursachen, entstehen Aufwände für Hardware, Hosting, Wartung und Administration. Für ein kleines Team mag das ein Nebenprojekt des IT-verantwortlichen sein. Für eine Behörde mit hunderten Nutzern wird daraus eine Vollzeitstelle.

Hier kommen die Enterprise-Angebote ins Spiel. Sowohl Nextcloud GmbH als auch Collabora bieten kommerzielle Lizenzen mit professionellem Support, erweiterten Funktionen und garantierten Reaktionszeiten an. Diese Kosten sind oft transparent und vorhersehbar – anders als die nutzungsbasierten Abrechnungsmodelle der öffentlichen Clouds, die sich mit wachsender Nutzerzahl exponentiell entwickeln können. Der Return on Investment liegt also nicht in vermiedenen Lizenzkosten, sondern in vermiedener Abhängigkeit, erhöhter Sicherheit und der langfristigen Planbarkeit der IT-Ausgaben.

Nicht zuletzt unterstützt der Kauf einer Enterprise-Lizenz direkt die Weiterentwicklung der Open-Source-Projekte. Man finanziert also nicht nur eine Serviceleistung, sondern investiert in die Zukunft der Software, von der man abhängt. Ein Modell, das in der klassischen proprietären Welt so nicht existiert.

Die Community als Innovationsmotor

Eine Stärke, die gerne übersehen wird, ist die lebendige Community. Nextcloud hat ein riesiges Ökosystem aus über 200 Apps, die von Drittanbietern beigesteuert werden. Für Collabora Online existieren zahlreiche Erweiterungen und Integrationen, die über die Standardfunktionen hinausgehen. Fehlt eine spezielle Funktion, ist die Chance hoch, dass ein Entwickler sie entweder bereits gebaut hat oder im Rahmen eines bezahlten Auftrags bauen kann. Man ist kein Bittsteller bei einem monopolistischen Anbieter, sondern Teil eines Ökosystems.

Diese Offenheit beschleunigt die Innovation in Nischenbereichen. Beispiel Bildung: Es gibt spezielle Nextcloud-Apps für die Abgabe von Schülerarbeiten, die Integration in Lernmanagementsysteme oder kollaboratives Mind-Mapping. Alles direkt im selben Interface, mit derselben Anmeldung. Collabora Online profitiert davon, weil es zur selbstverständlichen Office-Komponente in diesen maßgeschneiderten Lösungen wird.

Ausblick: KI, Skalierung und die nächste Generation

Die nächste große Herausforderung für selbstgehostete Collaboration-Suiten wird die Integration von KI-Funktionen sein. Textzusammenfassung, Vorschläge zur Formulierung oder datengetriebene Analysen in Tabellen sind bei den großen Cloud-Anbietern bereits State of the Art. Nextcloud hat hier mit „Nextcloud Assistant“ bereits erste Schritte unternommen – eine lokale, datenschutzkonforme KI, die direkt in der Plattform arbeitet. Die Frage ist, wie sich solche Features in Collabora Online einbinden lassen. Hier sind lokale LLMs (Large Language Models) eine vielversprechende, wenn auch rechenintensive Möglichkeit.

Ein weiterer Trend ist die Skalierung in den Cluster-Betrieb. Für sehr große Installationen mit Zehntausenden von Nutzern müssen sowohl Nextcloud als auch Collabora Online horizontal skalieren können. Nextcloud bietet hier mit „Global Scale“ ein Konzept für weltweit verteilte, aber zusammenhängende Instanzen. Für Collabora Online bedeutet das, dass auch die Office-Server als Pool bereitgestellt und Lastverteiler müssen. Die Technologien dafür (Kubernetes, Docker Swarm) sind vorhanden, erfordern aber erhebliches Know-how in der Umsetzung.

Fazit: Die Kombination aus Nextcloud und Collabora Online ist längst aus der Experimentierphase heraus. Sie ist eine ausgereifte, leistungsfähige und vor allem souveräne Alternative für Organisationen, die ihre digitalen Werkzeuge nicht komplett in die Hände Dritter geben wollen. Sie ist kein eins-zu-eins-Ersatz für Google Workspace oder Microsoft 365, der jedes Feature kopiert. Und das ist vielleicht ihr größter Vorteil: Sie bietet einen anderen Weg. Einen Weg mit mehr Kontrolle, mehr Transparenz und einer klaren ethischen Grundlage in Open Source und Datenschutz. Die Integration ist so nahtlos geworden, dass die technische Komplexität für den Endnutzer verschwindet. Was bleibt, ist einfach eine funktionierende Office-Umgebung – nur dass der Server diesmal im eigenen Rechenzentrum steht.

Die Entscheidung für oder gegen dieses Modell ist damit weniger eine technische, sondern vor allem eine strategische und philosophische. Wer sie trifft, sollte die Augen vor dem operativen Aufwand nicht verschließen. Die Belohnung ist jedoch eine digitale Infrastruktur, die dem eigenen Haus gehört und ihm dient – und nicht umgekehrt.