Es ist still geworden um die großen Versprechen der „Own-Cloud“-Bewegung. Die Euphorie, mit der vor einem Jahrzehnt die ersten selbstverwalteten Alternativen zu Dropbox & Co. antraten, ist einer pragmatischen, oft auch ermüdeten Betrachtungsweise gewichen. In dieser Landschaft hat sich Nextcloud nicht nur behauptet, sondern ist zu einem erstaunlich robusten Ökosystem herangewachsen. Doch während der Name fällt, denken viele IT-Verantwortliche immer noch primär an Datei-Synchronisation. Das wird der Sache nicht gerecht. Nextcloud ist heute eine umfassende Kollaborations- und Produktivitätsplattform, die von Dokumentenbearbeitung über Video-Konferenzen bis zu Projektmanagement reicht. Die eigentliche Frage für Entscheider ist aber weniger, was es kann, sondern zu welchem Preis – und damit ist nicht nur die Lizenzgebühr gemeint.

Die Grundthese ist simpel, ihre Implikationen sind es nicht: Nextcloud ist kostenlos, aber nicht umsonst. Das klingt nach einem Kalenderspruch, trifft aber den Kern der Debatte. Die Open-Source-Core-Software steht frei zur Verfügung. Das ist ihr größter Vorteil und gleichzeitig die Quelle des häufigsten Missverständnisses. Denn die eigentliche Investition beginnt erst mit der Entscheidung für die Software. Sie verlagert sich von laufenden Lizenzkosten zu initialen und operativen Aufwänden für Hardware, Wartung, Integration und vor allem: menschliche Expertise.

Ein interessanter Aspekt ist dabei die Spaltung der Community. Auf der einen Seite stehen die Puristen, die Nextcloud aus den Quelltexten kompilieren, jede Erweiterung manuell pflegen und sich in Foren die Zähne an Edge-Cases ausbeißen. Auf der anderen Seite existiert ein professionelles, kommerzielles Umfeld mit festen Support-Verträgen, Enterprise-Funktionen und klar definierten Service-Levels. Beide Welten nutzen im Grunde dieselbe Software, doch ihre Erfahrungen könnten unterschiedlicher nicht sein. Für Unternehmen ist die Navigation zwischen diesen Polen entscheidend.

Vom Synchronisations-Tool zur Plattform: Das technische Fundament

Um die Kosten zu verstehen, muss man erst das Gebilde begreifen. Nextcloud basiert auf dem klassischen LAMP- (oder LEMP-)Stack: Linux, Apache/Nginx, PHP und eine Datenbank, meist MySQL oder PostgreSQL. Diese bewährte, aber auch spezifische Grundlage hat Konsequenzen. PHP-Umgebungen wollen konfiguriert und gepflegt sein; Skalierbarkeit erfordert Wissen um Caching-Mechanismen wie Redis oder Memcached. Die objektbasierte Speicherung unterstützt zwar klassische Dateisysteme, für größere Installationen wird aber oft ein Object Storage wie S3 oder kompatible Lösungen empfohlen – was die Architektur weiter kompliziert.

Die eigentliche Stärke und gleichzeitig Komplexitätsfaktor sind die Apps. Nextcloud selbst ist nur der Rahmen, die Funktionen kommen aus einem modularen System von Erweiterungen. Da ist Nextcloud Talk, ein in sich geschlossenes Video-Konferenz-System mit WebRTC-Unterstützung. Da ist Nextcloud Office, eine Integration von Collabora Online oder OnlyOffice, die im Browser eine volle Office-Suite bereitstellt. Kalender, Kontakte, E-Mail, Lesezeichen, Passwort-Management, Workflow-Automation – die Liste ist lang. Jede dieser Apps ist ein eigenes Softwarepaket mit eigenen Abhängigkeiten, Update-Zyklen und potenziellen Sicherheitslücken.

Dabei zeigt sich eine gewisse Ambivalenz. Die App-Struktur ermöglicht agiles Wachstum und lässt Administratoren genau wählen, was sie brauchen. Andererseits entsteht ein Flickenteppich aus unterschiedlicher Code-Qualität, Reifegrad und Wartungsintensität. Die offizielle Nextcloud-Version bringt zwar einen Katalog von geprüften Apps mit, aber das Ökosystem lebt davon, dass auch Dritte beitragen. Das erinnert ein wenig an die WordPress-Problematik: ungeheure Flexibilität auf Kosten einer potenziell instabilen Gesamtkonstruktion, wenn nicht sorgfältig kuratiert wird.

Ein nicht zu unterschätzender Punkt ist die Integration. Nextcloud will nicht im luftleeren Raum operieren. Es bietet LDAP/Active-Directory-Anbindung, kann mit externen Speicherdiensten reden, über WebDAV auf Daten zugreifen und via Deck (ein Kanban-Board) oder Circles (Gruppenmanagement) Teamarbeit strukturieren. Jede dieser Integrationen ist ein Konfigurationspunkt, eine mögliche Fehlerquelle und ein Element des laufenden Betriebs. Wer hier nur an „Dateien in der Cloud“ denkt, verkennt den Plattform-Charakter.

Das Preismodell entzaubert: Subscription, Support und versteckte Posten

Kommen wir zum heikelsten Punkt, der Preisliste. Nextcloud GmbH, das kommerzielle Unternehmen hinter dem Projekt, bietet auf seiner Website klar strukturierte Pläne an. Diese richten sich an Unternehmen, die mehr wollen als die reine Community-Editon. Die Einstiegskategorie, oft „Basic“ oder „Standard“ genannt, beinhaltet typischerweise Zugang zu stabilen Enterprise-Builds, die etwas hinter der quirligen Community-Version zurückhängen, dafür aber auf Zuverlässigkeit getrimmt sind. Dazu kommt ein gewisses Kontingent an Support-Anfragen, Updates über den integrierten Updater und die offizielle Branding-Entfernung.

Die nächste Stufe, das „Enterprise“- oder „Premium“-Paket, schaltet dann die interessanten Funktionen frei. Dazu gehören erweiterte Sicherheits- und Compliance-Features wie die File Access Control, die Dateizugriffe basierend auf komplexen Regeln (z.B. „Nur aus dem Firmennetzwerk“, „Nur mit Zwei-Faktor-Auth“) erlaubt. Hinzu kommen erweiterte Audit-Logs, verschlüsselte Schlüsselverwaltung für Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und vor allem: direkter Support mit definierten Reaktionszeiten. Die Preise orientieren sich fast immer an der Anzahl aktiver Nutzer – eine skalierbare, aber auch vorhersehbare Kostenstelle.

So weit, so transparent. Die Tücke liegt im Detail und in den nicht-monetären Kosten. Nehmen wir ein Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit 250 Mitarbeitern entscheidet sich für die Enterprise-Variante. Die reinen Lizenzkosten liegen im niedrigen fünfstelligen Bereich pro Jahr. Das wirkt auf den ersten Blick attraktiv im Vergleich zu laufenden Per-User-Kosten bei Microsoft 365 oder Google Workspace. Doch jetzt fangen die wirklichen Rechnungen erst an.

Kostenfaktor 1: Infrastruktur. Nextcloud läuft performant und zuverlässig nicht auf einem verstaubten Testserver. Für 250 Nutzer mit Dateispeicher, Collaboration und Talk wird eine hochverfügbare Architektur empfohlen: Zwei Application-Server hinter einem Load-Balancer, ein separater Datenbank-Cluster, ein Redis-Cache und ein Object-Storage-Backend. Das kann on-premise in eigenen Rechenzentren stehen oder in der Public Cloud (AWS, Azure, GCP). Die Kosten hierfür übersteigen die Lizenzgebühr schnell um ein Vielfaches. Ein HA-Setup bei einem großen Cloud-Anbieter kann leicht mehrere tausend Euro monatlich verursachen.

Kostenfaktor 2: Betrieb und Wartung. Nextcloud ist kein „Fire-and-Forget“-System. Es braucht Updates – nicht nur für die Core-Software, sondern für das Betriebssystem, die Datenbank, den Webserver und jede einzelne der genutzten Apps. Jedes Update ist ein kleiner Go-Live mit Test- und Rollback-Prozedere. Dazu kommt Monitoring, Performance-Tuning, Backup-Management (Stichwort: konsistente Snapshots bei aktiv genutzten Datenbanken) und die Sicherheitshärtung. Das bindet interne IT-Ressourcen oder erfordert den Einsatz eines spezialisierten Managed-Service-Providers.

Kostenfaktor 3: Integration und Customizing. Die Standard-Installation wird selten den Workflow des Unternehmens abbilden. Vielleicht soll ein bestimmtes externes Archiv-System angebunden werden, vielleicht braucht es spezielle Workflows für die Freigabe von Dokumenten, oder die Benutzeroberfläche muss an das Corporate Design angepasst werden. All das ist möglich, erfordert aber Entwicklungskapazität – entweder intern oder bei Nextcloud-Partnern, die zu Stundensätzen von 100-200 Euro aufwärts arbeiten.

Plötzlich relativiert sich der anfängliche Kostenvorteil. Das bedeutet nicht, dass Nextcloud unökonomisch wäre. Es bedeutet, dass die Kosten anders liegen und eine andere Art der Betrachtung erfordern. Die Rechnung verschiebt sich von operationalen Ausgaben (OPEX) für Software-Lizenzen zu Investitionen in Kapital (CAPEX) für Infrastruktur und zu gemischten Betriebskosten für Fachpersonal. Für viele Unternehmen ist diese Verschiebung durchaus gewollt, weil sie mehr Kontrolle und langfristige Planbarkeit verspricht.

Die Gretchenfrage: Selbst hosten oder gehostet beziehen?

Vor diesem Hintergrund bekommt eine andere Option Gewicht: Nextcloud as a Service. Eine wachsende Zahl von Providern, in Deutschland etwa Hetzner, IONOS oder spezialisierte Anbieter wie WBS.works, offeriert voll verwaltete Nextcloud-Instanzen. Der Kunde mietet hier im Prinzip einen Dienst, der ihm eine bestimmte Anzahl von Nutzern, Speicherplatz und Funktionsumfang bereitstellt. Die Provider kümmern sich um die gesamte Architektur, die Updates, die Sicherheit und das Backup.

Das Preismodell dieser Anbieter ähnelt dann wieder stärker dem der großen US-Konzerne: Ein monatlicher oder jährlicher Betrag pro User, gestaffelt nach Speicher und gewünschten Zusatzfunktionen wie Talk oder Office. Der entscheidende Unterschied: Die Daten verbleiben häufig in deutschen oder europäischen Rechenzentren, und der Dienst basiert auf offener Software ohne Vendor-Lock-in auf Code-Ebene.

Diese „Middle Road“ wird oft übersehen. Sie kombiniert die Kontrolle und Datensouveränität der Selbst-Hosting-Idee mit der Bequemlichkeit und Ressourcen-Optimierung eines Managed Services. Für viele mittelständische Unternehmen, die keine eigene Cloud-Infrastruktur-Abteilung unterhalten wollen, ist dies der pragmatischste Weg. Die Kosten sind transparent, skalierbar und vorhersehbar. Allerdings gibt man auch ein Stück Kontrolle ab. Tiefgreifende individuelle Anpassungen sind bei einem Standard-Service oft nicht möglich, und der Kunde ist an den Stack und die Update-Politik des Providers gebunden.

Ein interessanter Aspekt ist hier die Compliance. Bei einer eigenen Installation trägt das Unternehmen die volle Verantwortung für die Einhaltung von DSGVO, Branchenvorschriften oder Geheimhaltungsstufen. Bei einem gehosteten Service teilt sich diese Last mit dem Anbieter, was durch entsprechende Vertragsgestaltung (AVV) geregelt werden muss. Für manche Organisationen ist die Möglichkeit, die komplette Kette zu beherrschen, ein nicht verhandelbares Argument für das Selbst-Hosting. Für andere ist die Delegation dieser komplexen Aufgabe an Experten ein Entlastungs- und Entrisikierungsmodell.

Langfristige Perspektive: Wartung, Skalierung und Exit-Strategie

Eine Technologieentscheidung ist immer auch eine Langfristentscheidung. Nextcloud fällt hier durch eine bemerkenswerte Stabilität auf. Das Projekt wird kontinuierlich entwickelt, hat einen klaren Release-Zyklus und eine engagierte Community. Die kommerzielle Betreuung durch die Nextcloud GmbH gibt zusätzliche Planungssicherheit. Doch was bedeutet das konkret für einen Fünf- oder Zehnjahreshorizont?

Zunächst zur Wartung. Die Upgrade-Pfade zwischen Major-Versionen sind in der Regel gut dokumentiert, aber nicht immer trivial. Datenbank-Schemata ändern sich, APIs werden angepasst, veraltete Funktionen entfernt. Ein regelmäßiges Upgrade-Fenster muss eingeplant werden. Wer zu lange auf einer alten Version verharrt, riskiert nicht nur Sicherheitslücken, sondern auch einen technischen Schuldenberg, der die Migration irgendwann zu einem Großprojekt macht. Die Enterprise-Subscription hilft hier mit längerem Support für ältere Versionen, verlängert aber nur die Frist, hebt sie nicht auf.

Die Skalierung ist ein zweischneidiges Schwert. Nextcloud kann theoretisch tausende von Nutzern bedienen – unter Beweis gestellt in Universitäten und großen Organisationen. Doch diese Skalierung erreicht man nicht durch simples Hochskalieren einer VM. Sie erfordert eine horizontale Architektur: die Entkopplung von Dateispeicher, Datenbank, Cache und App-Server. Das ist anspruchsvolles System-Engineering. Wer mit 50 Usern startet, sollte seine Architektur von Beginn an so wählen, dass sie für 500 skaliert werden kann, ohne alles neu erfinden zu müssen. Das treibt die initialen Kosten in die Höhe, spart aber langfristig enorm viel Schmerz und Kosten.

Nicht zuletzt: die Exit-Strategie. Einer der größten Vorteile von Open-Source-Software ist die Vermeidung von Vendor-Lock-in. Theoretisch. Bei Nextcloud ist dieser Vorteil real, aber mit Einschränkungen. Die Daten sind Ihre eigenen – Dateien liegen im Dateisystem oder Object Storage, Metadaten in SQL-Datenbanken. Sie können den Dienst jederzeit abschalten und auf die Rohdaten zugreifen. Die Struktur dieser Daten und die darin eingebetteten Beziehungen (Freigabelinks, Kommentare, Versionen, Tags) sind jedoch in Nextcloud-spezifischen Formaten gespeichert. Eine Migration zu einem anderen System wäre ein nicht-triviales Datenmigrationsprojekt. Der Lock-in ist also schwächer als bei proprietären Systemen, aber er existiert auf der Ebene der Applikationslogik. Eine gute Archivierung strategischer Daten in standardisierten Formaten parallel zur Nextcloud-Nutzung ist daher empfehlenswert.

Fazit: Nextcloud als strategische Infrastruktur-Entscheidung

Die Diskussion um Nextcloud und seine Kosten ist im Kern eine Diskussion über Werte und Prioritäten. Wenn die oberste Priorität niedrige, vorhersehbare monatliche Nutzerkosten und minimale Eigenbeschäftigung ist, dann bleiben die großen Hyperscaler wahrscheinlich die bessere Wahl. Microsoft 365 oder Google Workspace sind ausgereifte, integrierte Produktivitätssuiten, deren Betriebskosten sich fast vollständig externalisieren lassen.

Nextcloud hingegen ist eine Investition in Souveränität, Kontrolle und Flexibilität. Sie ist dann sinnvoll, wenn Datenhoheit und -lokalisierung nicht verhandelbar sind, wenn spezifische Workflows tief in die Plattform integriert werden müssen oder wenn man sich langfristig von den großen Anbietern unabhängig machen möchte. Die finanziellen Aufwände sind dabei anders gelagert: höhere initiale und operative Kosten für Infrastruktur und Personal, dafür potenziell niedrigere laufende Lizenzkosten und die Freiheit von plötzlichen Preiserhöhungen oder willkürlichen Änderungen der Nutzungsbedingungen eines Drittanbieters.

Die Preisliste der Nextcloud GmbH ist dabei nur der sichtbare Teil des Eisbergs. Sie ist der Eintrittspreis in ein professionelles Support- und Feature-Ökosystem. Der weitaus größere Teil der Gesamtkosten liegt unter der Wasserlinie, verborgen in Serverrechnungen, Gehältern für Sysadmins, Stromkosten fürs Rechenzentrum und der Zeit, die für Planung und Wartung draufgeht.

Am Ende geht es nicht um die Frage, ob Nextcloud günstiger ist als die Konkurrenz. Die richtige Frage lautet: Was ist uns die Kontrolle über unsere zentralen Kollaborations- und Dateidienste wert? Und sind wir bereit, die dafür notwendigen Ressourcen – finanziell und personell – dauerhaft bereitzustellen? Wer diese Frage ehrlich mit „Ja“ beantworten kann, für den ist Nextcloud eine der ausgereiftesten und leistungsfähigsten Optionen auf dem Markt. Für alle anderen lohnt ein sehr genauer Blick auf die versteckten Posten der vermeintlich kostenlosen Alternative. Denn in der IT gilt vielleicht mehr als anderswo: Es gibt kein kostenloses Mittagessen. Man zahlt immer. Nur eben nicht immer auf derselben Rechnung.