Wer in deutschen IT-Abteilungen über Datensouveränität und digitale Unabhängigkeit spricht, kommt an Nextcloud kaum vorbei. Die Software ist längst mehr als nur eine Dropbox-Alternative im eigenen Rechenzentrum. Sie hat sich zu einer ausgewachsenen Plattform für Collaboration, Produktivität und sogar Application Hosting gemausert. Parallel dazu vollzieht sich in der CRM-Welt eine bemerkenswerte Gegenbewegung: weg von monolithischen Alleskönnern wie Salesforce, hin zu extrem fokussierten, benutzerfreundlichen Tools. Less Annoying CRM (LACRM) ist ein Protagonist dieser Bewegung.

Die Idee, diese beiden Welten zu verbinden, wirft Fragen auf. Passt das zusammen? Schränkt man die Souveränität ein, indem man ein US-amerikanisches SaaS-Tool in den Stack integriert? Oder ergibt sich hier gerade eine pragmatische, vielleicht sogar ideale Arbeitsteilung? Ein genauer Blick lohnt sich, denn die Antwort sagt viel über den Zustand der modernen Unternehmens-IT aus.

Nextcloud: Vom File-Sync zur agilen Plattform im eigenen Haus

Beginnen wir mit der Basis. Nextcloud ist in vielen Köpfen noch immer primär der selbstgehostete Cloud-Speicher. Das ist nicht falsch, aber es wird der Entwicklung der letzten Jahre nicht gerecht. Mit der Einführung von Nextcloud Hub hat das Projekt konsequent eine integrale Arbeitsumgebung aufgebaut. Neben der File-Ablage sind das vor allem:

• Nextcloud Office: Eine im Browser laufende Office-Suite auf Basis von Collabora Online oder OnlyOffice, die kollaboratives Bearbeiten von Texten, Tabellen und Präsentationen in Echtzeit erlaubt.
• Nextcloud Talk: Ein sicherer Messenger mit Audio-/Video-Konferenzfunktionen, Screensharing und verschlüsselter Kommunikation.
• Nextcloud Groupware: Kalender (CalDAV) und Kontakte (CardDAV) mit Web-Interface und Anbindung an Clients wie Thunderbird oder Outlook.
• Nextcloud Deck: Ein Kanban-Board für Projektmanagement, ähnlich zu Trello.

Das Entscheidende ist jedoch das App-Prinzip. Nextcloud bietet über einen integrierten App Store Hunderte von Erweiterungen, die vom einfachen Bookmark-Manager bis hin zu komplexen Projektmanagement-Tools reichen. Diese Offenheit ist Fluch und Segen zugleich. Sie ermöglicht enorme Flexibilität, erfordert aber auch kuratorische Arbeit seitens der Administratoren. Nicht jede App ist reif für den Produktiveinsatz.

Die technische Basis ist solide: PHP, eine SQL-Datenbank (meist MySQL/MariaDB oder PostgreSQL) und ein Speicher-Backend (üblicherweise das lokale Dateisystem oder S3-kompatible Object Storage). Die Installation erfolgt klassisch via LAMP/LEMP-Stack, über Docker-Container oder mittels spezialisierter Appliances wie Nextcloud AIO (All-In-One). Die Skalierbarkeit ist, bei sorgfältiger Planung, für die allermeisten mittelständischen Unternehmen mehr als ausreichend.

Ein interessanter Aspekt ist die zunehmende Bedeutung von Compliance- und Governance-Features. Nextcloud bietet Funktionen wie die automatische Klassifizierung von Daten, Data Loss Prevention (DLP) durch vordefinierte Regeln, detaillierte Audit-Logs und die Integration von Enterprise-Login-Systemen (LDAP/Active Directory, SAML/SSO). Damit positioniert es sich klar als Infrastruktur für Unternehmen, die unter strengen regulatorischen Auflagen wie DSGVO, KRITIS oder dem IT-Sicherheitsgesetz 2.0 operieren.

Die größte Stärke bleibt jedoch die Kontrolle. Die Daten verbleiben im eigenen Hoheitsgebiet, die Software kann nach eigenen Sicherheitsvorgaben gehärtet und gepatcht werden, und es gibt keine versteckten Datenflüsse zu Drittanbietern. Das ist ein nicht zu unterschätzendes Argument in Zeiten von Privacy Shield-Urteilen und zunehmender regulatorischer Unsicherheit bei US-Cloud-Diensten.

Less Annoying CRM: Der radikale Gegenentwurf

Kommen wir zum zweiten Teil der Gleichung. Less Annoying CRM ist das genaue Gegenteil eines monolithischen Plattform-Gedankens. Der Name ist Programm. Das 2009 gegründete US-Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, ein Customer Relationship Management System zu bauen, das einfach funktioniert – vor allem für kleine bis mittlere Unternehmen, die keine dedizierten CRM-Administratoren beschäftigen.

Die Philosophie ist erfrischend direkt: Konzentration auf das Kerngeschäft eines CRM: Kontakte verwalten, den Sales-Pipeline im Blick behalten, Aufgaben und Kalendereinträge mit Kundenbeziehungen verknüpfen und die Kommunikation (E-Mails, Anrufe, Notizen) zentral dokumentieren. Alles andere wird weggelassen. Es gibt kein eingebautes E-Mail-Marketing, keine komplexen Workflow-Engines, keine KI-gestützten Vorhersagemodelle.

Die Benutzeroberfläche ist schlicht und aufgeräumt. Die Einrichtung ist in Minuten erledigt, die monatlichen Kosten sind transparent und pro Benutzer festgelegt. Der Support genießt einen exzellenten Ruf. Technisch handelt es sich um ein klassisches, mehrinstanzenfähiges SaaS-Angebot, das in der US-Cloud gehostet wird. Die Daten liegen also, Stand heute, nicht in europäischen Rechenzentren.

Genau hier liegt der erste und offensichtlichste Konflikt mit der Nextcloud-Philosophie. Während Nextcloud die Hoheit über die Daten ins eigene Haus holt, vertraut man bei LACRM bewusst einem externen Anbieter. Für puristische Verfechter der Datensouveränität ist das ein No-Go. Doch in der Praxis ist die Welt selten schwarz-weiß. Viele Unternehmen, die ihre internen Dokumente, Kommunikation und Projektdaten streng unter Kontrolle halten wollen, haben gleichzeitig Vertriebsteams, die ein simples, effektives Tool benötigen, das von überall aus funktioniert und keinen Wartungsaufwand verursacht.

LACRM füllt diese Niche. Es ist das Anti-Salesforce. Es verwaltet keine tiefen Integrations-APIs für jeden erdenklichen Use-Case, sondern bietet eine stabile, fokussierte API für grundlegende Datenoperationen. Und genau diese API wird zum Schlüssel für die Verbindung mit Nextcloud.

Die Schnittstelle: Wo sich Plattform und Spezialtool begegnen

Eine naive Integration, bei der Nextcloud versucht, LACRM zu ersetzen oder umgekehrt, ist zum Scheitern verurteilt. Die Stärken der Systeme liegen zu deutlich in unterschiedlichen Domänen. Die sinnvolle Verbindung ist daher eine lose Kopplung, bei der jedes System das tut, was es am besten kann, und dabei gezielt Daten austauscht.

Nextcloud fungiert hier als die zentrale Dokumenten- und Wissensplattform, als „Single Source of Truth“ für alle firmeninternen Artefakte. LACRM bleibt das front-line Tool für das Sales-Team, um Kontakte zu pflegen und Deals zu verfolgen.

Praktisch kann diese Symbiose an mehreren Punkten stattfinden:

1. Der dokumentenzentrierte Workflow

Ein häufiges Szenario: Ein Vertriebsmitarbeiter erstellt im Verkaufsprozess ein Angebot, einen Vertrag oder eine spezifische Produktkonfiguration. Dieses Dokument wird in Nextcloud (z.B. in einem Team-Ordner für den Kunden) abgelegt und mit Nextcloud Office bearbeitet. Anschließend muss es dem Kunden zur Verfügung gestellt und dem entsprechenden Kontakt bzw. Deal in LACRM zugeordnet werden.

Hier kommt Nextclouds „File Drop“- oder „Secure View“-Funktion ins Spiel. Statt das Dokument per E-Mail zu verschicken, kann ein sicherer Freigabe-Link mit optionalem Passwortschutz und Download-Sperre erstellt werden. Dieser Link lässt sich – manuell oder via Automatisierung – in die Notizen des Kontakts in LACRM kopieren. Der Sales-Mitarbeiter hat so direkten Zugriff auf die gesendete Version und sieht im CRM, ob der Kunde den Link bereits geöffnet hat (via Nextcloud-Reporting). Umgekehrt können im CRM hinterlegte Kundendokumente, etwa unterschriebene Verträge, per Hand in die entsprechende Nextcloud-Struktur übertragen werden. Für eine tiefergehende Automatisierung fehlen hier zwar oft direkte Connector, aber einfache Skripte, die die APIs beider Systeme ansprechen, können Abhilfe schaffen.

2. Kontaktsynchronisation – mit Bedacht

Nextcloud hat eine eigene Kontaktverwaltung, LACRM ist im Kern ein Kontaktmanagementsystem. Eine vollständige, bidirektionale Sync wäre technisch möglich, aber selten sinnvoll. Sie würde zu Konflikten und Datenmüll führen. Die klügere Herangehensweise ist eine gerichtete Synchronisation oder eine reine Referenzierung.

Beispiel: Die Stammdaten der Kunden (Firmenname, Rechnungsadresse) werden als „Master“ in Nextcloud Contacts gepflegt, etwa weil sie auch für die Buchhaltung oder den Support relevant sind. Diese Kontakte könnten per Skript in LACRM übertragen werden, wo sie dann mit sales-spezifischen Informationen (Pipeline-Stadium, letzter Kontakt, geschätztes Volumen) angereichert werden. Eine Rück-Sync dieser Sales-Daten in die Nextcloud-Kontakte wäre hingegen kontraproduktiv.

Oder noch simpler: Im Nextcloud-Kontakt wird lediglich ein Link zum entsprechenden Eintrag in LACRM hinterlegt. Das schafft eine Verbindung, ohne die Datenhaltung zu duplizieren. Nextclouds App-Ökosystem bietet hier Tools wie „CRM-Navigation“, die genau solche Verknüpfungen herstellen können.

3. Aufgaben und Kalender: Die Brücke der Produktivität

Hier liegt vielleicht das größte Potenzial. Nextcloud Kalender und LACRM besitzen beide Aufgaben- bzw. Follow-up-Funktionen. Ein Vertriebler plant in LACRM einen Follow-up-Call für nächste Woche. Diese Aufgabe sollte idealerweise auch in seinem primären Kalender (der Nextcloud Kalender, der an seinen Mobilgeräten syncronisiert ist) erscheinen.

Dies lässt sich über die Kalender-Synchronisation mittels CalDAV realisieren. LACRM unterstützt zwar keinen direkten CalDAV-Export, aber über seine API lassen sich anstehende Aufgaben abfragen und in einen Nextcloud-Kalender eintragen. Das ist ein typischer Use-Case für eine kleine, selbstgeschriebene Middleware (z.B. in Python oder mittels No-Code-Tools wie n8n oder Make), die im Hintergrund läuft. Umgekehrt können interne Team-Meetings aus Nextcloud Kalender, die einen Kunden betreffen, als Notiz in LACRM vermerkt werden.

4. Das API-Duo: Nextcloud WebDAV/OCS meets LACRM REST API

Die technische Grundlage für alle diese Szenarien sind die APIs. Nextcloud bietet zwei mächtige Schnittstellen: WebDAV für den Dateizugriff (ein Standardprotokoll) und die OCS (Open Collaboration Services) API für nahezu alle anderen Funktionen – Nutzerverwaltung, Freigaben, App-spezifische Daten. Die Dokumentation ist umfangreich, wenn auch nicht immer intuitiv.

Less Annoying CRM bietet eine vergleichsweise schlanke, aber gut dokumentierte REST API. Mit ihr können Kontakte, Unternehmen, Aufgaben, Kalendereinträge und Notizen gelesen, erstellt und bearbeitet werden. Die API ist auf die Kernfunktionalitäten beschränkt, was sie einfach zu nutzen macht.

Die Kunst der Integration liegt nicht in der Komplexität der einzelnen APIs, sondern in der sinnvollen Definition der Geschäftslogik: Welches System ist wann der Authoritative Source für welche Information? Welche Ereignisse in System A sollten eine Aktion in System B auslösen? Hier ist weniger oft mehr. Eine überambitionierte, vollautomatisierte Integration wird schnell instabil und wartungsintensiv. Eine handvoll gezielter, robuster Verknüpfungen schafft dagegen einen echten Mehrwert.

Pragmatismus vs. Prinzip: Eine Abwägung

Die Kombination Nextcloud und Less Annoying CRM zwingt zu einer prinzipiellen Abwägung. Auf der einen Seite steht das Prinzip der vollständigen Datensouveränität und technologischen Kontrolle, verkörpert durch Nextcloud. Auf der anderen Seite der Pragmatismus, für spezifische Probleme die beste, einfachste Lösung zu wählen – auch wenn sie als externer Service bezogen wird.

Für viele mittelständische Unternehmen ist ein reiner Nextcloud-Stack schlichtweg nicht die Antwort auf alle Fragen. Zwar gibt es CRM-Apps im Nextcloud-Store, doch diese erreichen selten die Usability, den Support und die fokussierte Funktionalität eines Spezialisten wie LACRM. Der Aufwand, ein Nextcloud-basiertes CRM durch Customizing und Integrationen auf ein ähnliches Niveau zu heben, wäre immens.

Umgekehrt wäre der Versuch, LACRM durch unzählige Zusatz-Apps zu einer vollwertigen Collaboration-Plattform auszubauen, genauso zum Scheitern verurteilt. Das Tool ist dafür nicht designed.

Die intelligente Kombination erlaubt es daher, die Vorteile beider Welten zu nutzen: Die Sicherheit, Kontrolle und breite Integrationsfähigkeit der eigenen Nextcloud-Infrastruktur für interne Prozesse und sensible Dokumente. Und die schlanke, effiziente Sales-Maschine LACRM für das Kundengeschäft, entlastet von den komplexen Anforderungen einer General-Purpose-Plattform.

Ein nicht zu vernachlässigender Punkt ist auch die Akzeptanz der Anwender. Sales-Teams wollen verkaufen, nicht komplexe Software bedienen. Die Einfachheit von LACRM wird hier zum Produktivitätsfaktor. Die IT-Abteilung kann diese Einfachheit akzeptieren, weil die kritischen Unternehmensdaten nach wie vor in der Nextcloud verwaltet werden und die Schnittstelle kontrolliert werden kann.

Eine Blaupause für die hybride Unternehmens-IT?

Die Paarung Nextcloud und LACRM ist mehr als nur ein technisches Konstrukt. Sie kann als Blaupause für einen modernen, hybriden IT-Stack dienen. Das Modell lautet: Eine stabile, offene und souveräne Kernplattform im eigenen Haus (oder in einer vertrauenswürdigen europäischen Cloud), um die herum spezialisierte, best-of-breed SaaS-Dienste für klar abgegrenzte Aufgabenbereiche orbitieren.

Diese SaaS-Dienste werden bewusst gewählt, weil sie in ihrem Bereich unschlagbar einfach oder leistungsfähig sind. Die Verbindung zur Kernplattform erfolgt über gezielte, oft einfache Integrationen auf API-Ebene. Die Kernplattform – in diesem Fall Nextcloud – übernimmt dabei die Rolle des digitalen Archivs, der Kommunikationszentrale und der Single Source of Truth für Stammdaten.

Dieses Modell reduziert die Abhängigkeit von einem einzigen Megavendor, erhöht die Flexibilität und kann die Benutzerzufriedenheit steigern. Es erfordert jedoch auch eine gewisse Integrationskompetenz im Haus oder beim Dienstleister und ein klares Verständnis dafür, welche Daten wo leben und welche Compliance-Anforderungen wo gelten.

Im Falle von LACRM muss dabei die Datenschutzfrage offen adressiert werden. Handelt es sich um reinen Vertriebsdaten ohne sensible Personendaten? Können Pseudonymisierungsstrategien angewendet werden? Muss eine datenschutzrechtliche Einwilligung für die Speicherung in den USA eingeholt werden? Diese Fragen sind juristisch zu klären und machen die Integration für hochsensible Branchen wie Healthcare oder Anwaltskanzleien vielleicht unmöglich. Für einen Maschinenbau-Betrieb, der Geschäftskontakte verwaltet, sieht die Lage schon anders aus.

Fazit: Keine Universallösung, aber ein überzeugendes Muster

Nextcloud und Less Annoying CRM sind keine vorgefertigte All-in-One-Lösung. Wer eine solche sucht, wird enttäuscht sein. Es handelt sich um eine bewusste, vielleicht sogar etwas widerspenstige Kombination, die Arbeit macht – vor allem bei der Konzeption der Integration.

Doch genau darin liegt ihr Wert. Sie zwingt Unternehmen dazu, über ihre Datenflüsse, Kompetenzzentren und Prioritäten nachzudenken. Sie ermöglicht es, die Stärken von Open-Source-Souveränität und SaaS-Effizienz zu vereinen, ohne die Schwächen des jeweils anderen Ansatzes voll ausbaden zu müssen.

Für IT-Verantwortliche, die nicht nur Technik verwalten, sondern eine strategisch sinnvolle digitale Infrastruktur aufbauen wollen, bietet diese Symbiose ein faszinierendes Experimentierfeld. Sie beweist, dass die Zukunft der Unternehmens-IT nicht in monolithischen Blöcken liegt, sondern in intelligent gekoppelten, fokussierten Komponenten. Nextcloud bildet darin das stabile, kontrollierbare Fundament. Less Annoying CRM ist einer der spezialisierten, effizienten Aufbauten. Ob diese spezifische Kombination passt, muss jedes Team für sich entscheiden. Das zugrundeliegende Prinzip jedoch – Plattform plus Fokus – hat das Zeug zum Erfolgsmuster.

Am Ende geht es nicht darum, alles in einem System zu haben. Sondern darum, die richtigen Systeme so zu verbinden, dass sie dem Geschäft dienen – und nicht umgekehrt. Dabei zeigt sich: Manchmal ist die spannendste Innovation nicht eine neue Technologie, sondern eine neue Art, bestehende Technologien zusammenzudenken.