Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Finanzbranche ist längst kein Zukunftsszenario mehr, sondern gelebte Realität. Doch während die Vorteile moderner Collaboration-Lösungen auf der Hand liegen, stellt sich für Institute eine zentrale Frage: Wie lassen sich agile Arbeitsmethoden mit den strengen Vorgaben der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, kurz BaFin, in Einklang bringen? Insbesondere die Mindestanforderungen an das Risikomanagement, besser bekannt als MaRisk, setzen hier den rechtlichen Rahmen.

Vor diesem Hintergrund gewinnt Nextcloud als europäische Alternative zu US-dominierten Cloud-Diensten zunehmend an Bedeutung. Die Open-Source-Plattform für File-Sharing, Collaboration und Kommunikation lässt sich nicht nur on-premises betreiben, sondern bietet auch ein umfangreiches Portfolio an Compliance-Funktionen. Dabei zeigt sich: Eine rein technische Betrachtung greift zu kurz. Die MaRisk-Konformität ist immer auch eine Frage der organisatorischen Einbettung und Prozessgestaltung.

MaRisk verstehen: Mehr als nur ein Regelwerk

Die MaRisk sind kein statisches Dokument, sondern unterliegen einer kontinuierlichen Weiterentwicklung. In der aktuellen Fassung fordern sie von Instituten ein umfassendes Risikomanagement, das sämtliche Geschäftsprozesse einschließt – und damit auch die IT-Systeme, die diese Prozesse unterstützen. Besonders relevant im Kontext von Nextcloud sind die Anforderungen an die Revisionfestigkeit, die Dokumentationspflichten und die Integrität sowie Vertraulichkeit der Daten.

Ein interessanter Aspekt ist, dass die MaRisk technologieoffen formuliert sind. Sie geben vor, was erreicht werden muss, nicht wie. Diese Prinzipienorientierung eröffnet Spielräume, verlangt Instituten aber gleichzeitig eine fundierte Begründung ihrer technischen Entscheidungen ab. „Die BaFin erwartet ein nachvollziehbares Risikomanagement, nicht die blinde Implementierung von Sicherheitskontrollen“, bringt es ein Compliance-Experte einer deutschen Großbank auf den Punkt.

Nextcloud als revisionssichere Dokumentenplattform

Der Kern vieler Nextcloud-Implementierungen in Finanzinstituten liegt in der Bereitstellung einer sicheren Umgebung für die Dokumentenkollaboration. Dabei müssen bestimmte Grundsätze gewährleistet sein: Unveränderbarkeit von Dokumenten nach Freigabe, Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und eine lückenlose Protokollierung von Zugriffen.

Nextcloud bietet hier mit der File Retention-Funktion ein mächtiges Instrument. Administratoren können auf Ordner- oder sogar Dateiebene Aufbewahrungsfristen definieren, die verhindern, dass Dokumente vor Ablauf einer bestimmten Frist gelöscht oder verändert werden können. In Kombination mit dem Workflow-Manager lassen sich komplexe Freigabeprozesse abbilden, die den vier-Augen-Prinzipien der MaRisk genügen.

Nicht zuletzt spielt die Versionierung eine entscheidende Rolle. Jede Änderung an einem Dokument wird automatisch als neue Version gespeichert, sodass der komplette Lebenszyklus nachvollziehbar bleibt. Für besonders sensible Dokumente kann zudem die Verschlüsselung auf Dateiebene aktiviert werden, die selbst bei einem Zugriff auf die Speicherschicht die Vertraulichkeit wahrt.

Identity and Access Management: Wer darf was?

Die MaRisk fordern ein konsequentes Berechtigungskonzept, das auf dem Need-to-know-Prinzip basiert. Nextcloud integriert sich hier nahtlos in bestehende Identity-Management-Systeme, etwa über LDAP oder Active Directory. Berechtigungen lassen sich nicht nur auf Datei- und Ordnerebene, sondern auch für Applikationen und Funktionen granular vergeben.

Besonders praxistauglich ist die Möglichkeit, Gruppenrichtlinien zu definieren. So können für bestimmte Abteilungen oder Projekte standardisierte Berechtigungsprofile angelegt werden, die den Administrationsaufwand reduzieren und gleichzeitig Konsistenz gewährleisten. Die Integration von Zwei-Faktor-Authentifizierung über TOTP, FIDO2-Security-Keys oder Hardware-Tokens ist mittlerweile Standard und trägt den gestiegenen Anforderungen an die Authentisierung Rechnung.

Dabei zeigt sich in der Praxis ein interessanter Nebeneffekt: Durch die feingranulare Berechtigungssteuerung in Nextcloud setzen viele Institute ihr Berechtigungskonzept konsequenter um als in traditionellen Dateisystemen. Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert die Administration und senkt die Fehleranfälligkeit.

Vollständige Auditierung: Der gläserne Datenfluss

Eine der zentralen MaRisk-Anforderungen ist die lückenlose Nachvollziehbarkeit aller relevanten Ereignisse. Nextcloud protokolliert standardmäßig sämtliche Aktivitäten – vom Dateizugriff über das Teilen von Links bis hin zu Konfigurationsänderungen im Administrationsbereich. Diese Logs lassen sich über die Reporting-App auswerten oder in externe SIEM-Systeme wie Splunk oder die Elastic Stack integrieren.

Für die Prüfung durch interne Revision oder externe Wirtschaftsprüfer besonders wertvoll ist die Auditing-Funktion. Sie erfasst speziell compliance-relevante Ereignisse und gewährleistet, dass die Protokolle manipulationssicher gespeichert werden. In Kombination mit der GDPR-Compliance-Exportfunktion lassen sich personenbezogene Daten auf Anfrage schnell und vollständig ausspielen.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist die Transparenz der Open-Source-Architektur. Im Gegensatz zu proprietären Lösungen können Institute jederzeit überprüfen, welche Daten wo gespeichert werden und wie die Protokollierungsmechanismen implementiert sind. Diese Nachvollziehbarkeit auf Code-Ebene kommt den Dokumentationspflichten der MaRisk entgegen.

Technische Architektur: Sicherheit durch Design

Die MaRisk verlangen angemessene Sicherheitsvorkehrungen, die den Schutzbedarf der verarbeiteten Informationen berücksichtigen. Nextcloud setzt hier auf ein mehrschichtiges Sicherheitskonzept, das bereits in der Architektur verankert ist.

Die Server-Side Encryption verschlüsselt Daten transparent bei der Speicherung, während die End-to-End-Verschlüsselung für besonders sensible Inhalte Schutz bis zum Endgerät bietet. Interessant ist die Implementierung des Zero-Trust-Konzepts bei Nextcloud: Jede Anfrage wird authentifiziert und autorisiert, unabhängig von ihrer Herkunft.

Für den produktiven Einsatz in Finanzinstituten empfiehlt sich eine High-Availability-Architektur mit redundanten Application-Servern, Load-Balancern und einer clusterfähigen Datenbank. Die Integration in bestende Backup- und Disaster-Recovery-Konzepte ist durch standardisierte Schnittstellen problemlos möglich. Nicht zuletzt spielt die Performance eine Rolle: Nextcloud lässt sich horizontal skalieren und kann damit auch die Anforderungen großer Institute mit tausenden Nutzern erfüllen.

Integration in die IT-Governance

Eine technisch perfekt implementierte Nextcloud-Instanz nützt wenig, wenn sie nicht in die übergeordnete IT-Governance des Instituts eingebettet ist. Die MaRisk fordern einen konsistenten Managementprozess für alle IT-Systeme.

Praktisch bedeutet dies die Integration in bestehende Change-Management-Prozesse, die regelmäßige Überprüfung der Sicherheitskonfiguration und die Durchführung von Penetration-Tests. Nextcloud unterstützt diese Anforderungen durch automatisierte Sicherheitsscans, klare Update-Prozesse und eine transparente Dokumentation aller Schnittstellen.

Ein oft übersehener Aspekt ist die Schulung der Nutzer. Nextcloud bietet mit der User Survey-App die Möglichkeit, das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter zu messen und gezielt zu verbessern. Denn die beste technische Sicherung nutzt wenig, wenn Nutzer unsensible mit Zugangsdaten umgehen oder vertrauliche Dokumente unkontrolliert teilen.

Herausforderungen und Grenzen

Trotz der umfangreichen Compliance-Features bleiben Herausforderungen. Die MaRisk-Konformität ist kein Produktmerkmal, das sich „out of the box“ aktivieren lässt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Jedes Institut muss selbstständig nachweisen, dass seine Nextcloud-Implementierung den spezifischen Anforderungen genügt.

Zudem erfordert der Betrieb einer on-premises-Lösung Fachwissen und personelle Ressourcen. Während US-Cloud-Anbieter Compliance-Zertifizierungen für ihre Plattformen vorweisen können, liegt die Verantwortung für die Konformität bei Nextcloud beim betreibenden Institut. Dies bedeutet regelmäßige Audits, kontinuierliches Monitoring und die Dokumentation aller sicherheitsrelevanten Ereignisse.

Ein interessanter Aspekt ist die Abwägung zwischen Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit. Zu restriktive Sicherheitseinstellungen können die Akzeptanz der Plattform gefährden, während zu lasche Einstellungen Compliance-Lücken öffnen. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Ausblick: Nextcloud in der regulatorischen Evolution

Die regulatorischen Anforderungen an Finanzinstitute werden voraussichtlich weiter steigen. Nextcloud positioniert sich mit regelmäßigen Updates und neuen Compliance-Features als zukunftssichere Plattform. Die aktuelle Entwicklung hin zu stärkerer Verschlüsselung, verbesserten Reporting-Funktionen und Integrationen in Enterprise-Security-Architekturen zeigt, dass die Anforderungen regulierter Branchen ernst genommen werden.

Nicht zuletzt spielt die europäische Herkunft von Nextcloud eine zunehmend wichtige Rolle. Während US-Cloud-Anbieter dem CLOUD Act unterliegen, der amerikanischen Behörden Zugriff auf Daten unabhängig vom Speicherort ermöglicht, unterliegt Nextcloud als europäische Lösung der DSGVO und dem deutschen Datenschutzrecht. Diese rechtliche Klarheit kommt den Anforderungen der MaRisk an die Datenhoheit entgegen.

Am Ende bleibt festzuhalten: Nextcloud bietet die technische Grundlage für eine MaRisk-konforme Collaboration-Plattform, kann aber die notwendigen organisatorischen und prozessualen Maßnahmen nicht ersetzen. Die erfolgreiche Implementierung erfordert eine ganzheitliche Betrachtung, die Technik, Organisation und Menschen gleichermaßen einbezieht. Für Institute, die diese Herausforderung annehmen, eröffnet sich jedoch die Möglichkeit, moderne Arbeitsmethoden mit regulatorischer Konformität zu verbinden – ohne Kompromisse bei Sicherheit und Datenschutz.