Nextcloud: Workflow-externe Skripte – Eine innovative Lösung für Ihre Datei- und Dokumentenverwaltung

Einführung

Nextcloud ist eine vielseitige und leistungsstarke Plattform für die Verwaltung und den Austausch von Daten und Dokumenten. Die App „Workflow-externe Skripte“ ist ein weiterer Meilenstein in der Weiterentwicklung von Nextcloud und ermöglicht es Administratoren, benutzerdefinierte Regeln zu definieren, die auf Dateien angewendet werden, wenn sie erstellt oder geändert werden. Diese App ermöglicht es, Dateien an externe Skripte weiterzuleiten, basierend auf definierten Regeln, was eine Vielzahl von Anwendungen und Automatisierungen ermöglicht.

Die App „Workflow-externe Skripte“

Die App „Workflow-externe Skripte“ ist eine erweiterte Funktion von Nextcloud, die es ermöglicht, Dateien an externe Skripte weiterzuleiten, sobald sie erstellt, geändert oder umbenannt werden. Diese Funktion wird durch das Workflow-Engine ermöglicht, das es Administratoren ermöglicht, Regeln zu definieren, die auf Dateien angewendet werden, wenn sie bestimmte Ereignisse auslösen. Die Regeln können auf Dateien und Ordneroperatoren angewendet werden, und die entsprechenden Skripte werden in der Hintergrund ausgeführt.

Regeln definieren

Um die Regeln zu definieren, müssen Administratoren die App „Workflow-externe Skripte“ aktivieren und dann die Regeln in den Administrator-Einstellungen, Abteilung „Außen-Skripte“, definieren. Hier können sie spezifische Regeln erstellen, die auf bestimmte Dateitypen, Dateioperationen oder Benutzer angewendet werden sollen.

Platzhalter

Wenn die Regeln definiert sind, können Administratoren auch Platzhalter verwenden, um die entsprechenden Werte in den Skriptkommandos zu ersetzen. Diese Platzhalter werden durch das Workflow-Engine ersetzt, sobald die Dateioperatoren ausgelöst werden. Die folgenden Platzhalter sind verfügbar:

Platzhalter	Beschreibung	Beispielwert
%e	Ereignistyp	\OCP\Files::postCreate, \OCP\Files::postWrite oder \OCP\Files::postRename
%i	Datei-ID	142430
%a	Benutzer-ID des Akteurs	bob
%o	Benutzer-ID des Besitzers	alice
%n	Nextcloud-relative Pfad	alice/files/Pictures/Wonderland/20180717_192103.jpg
%f	Lokal verfügbare Datei	/tmp/oc_tmp_m6E6OO-.jpg
%x	Alte Nextcloud-relative Dateipfad (nur bei Umbenennung und Kopieren)	alice/files/Workbench/20180717_192103.jpg

Beispiele

Hier sind einige Beispiele für die Definition von Regeln und Skripten:

1. Statistiksammlung für Textdateien:
   Alle Textdateien sollten an eine Tools weitergegeben werden, die statistische Daten über das Schreibstil einer Dokument und schreiben diese Daten in einem spezifischen Verzeichnis auf dem Host, das den Benutzer-ID entspricht und den Dateinamen mit „.style“ angehängt.

   style -L de %f > /Lektorat/%a/$(basename %n).style

2. Automatische Konvertierung von PDF-Dateien:
   Alle PDF-Dateien sollten an ein Skript weitergegeben werden, das sie in eine andere Dateiformat konvertiert.
   Dies könnte durch das Ausführen eines Konvertierungsprogramms erreicht werden.

   pdftk %f output /tmp/%n.pdf

Einschränkungen

Die App „Workflow-externe Skripte“ hat einige Einschränkungen. Insbesondere funktioniert sie nicht mit den Verschlüsselungsmethoden von Nextcloud.

Anwendungsfälle

Die App „Workflow-externe Skripte“ hat eine Vielzahl von Anwendungsfällen und kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden. Hier sind einige Beispiele:

1. Automatisierte Aufgabenverwaltung:
   Die App kann verwendet werden, um automatisierte Aufgaben zu erstellen, die auf bestimmte Ereignisse reagieren. Dies könnte das Automatisieren von Aufgaben sein, die auf die Erstellung oder den Abschluss eines Projekts reagieren.
2. Dokumentenverwaltung:
   Die App kann verwendet werden, um Dokumente an externe Skripte weiterzuleiten, die bestimmte Verarbeitungen durchführen. Dies könnte das automatische Ausfüllen von Formularen, das Konvertieren von Dokumenten oder das Sammeln von Dokumentenmetadaten umfassen.
3. Automatisierte Sicherheitskontrollen:
   Die App kann verwendet werden, um automatisierte Sicherheitskontrollen durchzuführen. Dies könnte das Überprüfen von Dateien auf bestimmte Schadsoftware oder das automatische Verschlüsseln von Dateien umfassen.

Nextcloud One: Eine vollständig verwaltete Lösung

Nextcloud One ist eine vollständig verwaltete Lösung, die von T-Systems in Deutschland gehostet wird. Diese Lösung ermöglicht es kleinen Organisationen, sichere und konforme Cloud-basierte Zusammenarbeitsplattformen zu etablieren. Die Migration von MagentaCLOUD zu Nextcloud im Jahr 2021 führte zu einer voll ausgestatteten Online-Speicherung mit einer integrierten Online-Office-Suite, die den Nutzererlebnis, Flexibilität und Sicherheit für Kunden weiter verbesserte.

Fazit

Die App „Workflow-externe Skripte“ ist eine innovative Funktion von Nextcloud, die es Administratoren ermöglicht, benutzerdefinierte Regeln zu definieren, die auf Dateien angewendet werden, wenn sie erstellt oder geändert werden. Diese Funktion ist besonders nützlich für die Automatisierung von Aufgaben, die Dokumentenverwaltung und die Sicherheitskontrollen. Durch die Verwendung von Platzhaltern und dem Workflow-Engine kann die App eine Vielzahl von Anwendungen und Automatisierungen ermöglichen. Nextcloud One bietet eine sichere und kompatible Cloud-basierte Zusammenarbeitsplattform, die den Nutzererlebnis, Flexibilität und Sicherheit weiter verbessert.

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