Wenn die eigene Datenhaltung wieder zählt
Es gibt Szenarien, die kennt jeder Administrator zur Genüge. Ein Kollege aus der Buchhaltung fragt per E-Mail nach der neuesten Umsatzauswertung. Eine andere Abteilung will eine große Datei verschicken, aber der Mailserver blockt bei 30 Megabyte. Und dann ist da noch diese Cloud, die man vor zwei Jahren eingeführt hat, um genau solche Probleme zu lösen – aber inzwischen ist unklar, wo die Daten eigentlich physisch liegen. Kommt alles so bekannt vor?
In den letzten Jahren hat sich das Verhältnis zu Cloud-Diensten merklich abgekühlt. Die ersten Euphoriewellen der Public-Cloud-Ära sind abgeebbt, und viele Organisationen stellen sich die Frage, ob die Bequemlichkeit die Risiken aufwiegt. Es geht nicht nur um die berühmte Datenhoheit, sondern auch um handfeste wirtschaftliche Überlegungen: Monatliche Gebühren für Speicher, die eigentlich einmalig gekauft sein könnten. Abhängigkeit von einem Anbieter, dessen Preislisten sich ändern, ohne dass man Einfluss hätte. Und dann die juristischen Fallstricke, gerade wenn personenbezogene Daten involviert sind.
Nextcloud bringt sich in dieser Gemengelage als Gegenentwurf ins Gespräch. Die Open-Source-Software ist kein neuer Stern am Himmel, sondern existiert schon seit 2016 als ein Fork der eigenen Grundlagen. Sie verspricht das Beste aus zwei Welten: die Bedienbarkeit kommerzieller Cloud-Plattformen und die Kontrolle über die eigene Infrastruktur. Und mit Collabora Online ist ein weiterer Baustein hinzugekommen, der Nextcloud vom reinen Datengrab zum tatsächlichen Arbeitsplatz machen soll.
Nextcloud ist mehr als nur ein Dateispeicher
Wer Nextcloud zum ersten Mal installiert, wird überrascht sein, wie viel Software in einem einzigen PHP-Paket stecken kann. Dateiablage, Synchronisation, Freigabe, eine Web-Oberfläche, mobile Apps, Desktop-Clients – das alles ist sofort funktionsfähig, wenn der Webserver sauber konfiguriert ist. Aber Nextcloud ist eigentlich eine Plattform, auf der sich viele einzelne Dienste kombiniert betreiben lassen. Was früher über drei, vier separate Anwendungen lief, lässt sich in einem System zusammenführen.
Das Herzstück ist der zentrale Speicher, der über WebDAV angesprochen wird. Das ist ein Standard-Protokoll, das es Nextcloud ermöglicht, sich in fast jede bestehende IT-Landschaft einzuklinken. Ein eingebundener Netzlaufwerks-Client funktioniert genauso wie eine eigene Desktop-Anwendung, die nur die relevanten Dateien lokal hält. Letzteres ist ein entscheidender Vorteil gegenüber klassischen Netzlaufwerken, denn die Synchronisation passiert nicht mehrverlässig über SMB oder NFS, sondern über einen intelligenten Client, der Konflikte erkennt und offline arbeiten kann.
Der Kenner wird einwenden, dass eine zentrale Datenablage das eine ist, aber eine echte Kollaborationsplattform das andere. Genau hier setzt die Strategie von Nextcloud an. Über eine modulare Struktur lassen sich Apps installieren, die die Plattform erweitern. Ob Kalender, Kontakte, Aufgaben, E-Mail oder Video-Konferenzen – es gibt kaum einen Bereich, der nicht über Community- oder offizielle Erweiterungen abgedeckt wird. Der Clou ist, dass all diese Apps die gleiche Benutzerverwaltung und die gleichen Berechtigungskonzepte verwenden. Man muss nicht zwanzig verschiedene Systeme administrativ pflegen, sondern hat eine einzige Oberfläche, die sich über LDAP oder Active Directory anbinden lässt.
Dabei zeigt sich, dass Nextcloud weniger an der Benutzerführung arbeitet, als es vielleicht nötig wäre. Die Weboberfläche ist funktional, aber sie erinnert in manchen Ecken an Software aus den 2010er Jahren. Wer eine hypermoderne, konsumentenorientierte UI wie bei Notion oder Monday erwartet, wird enttäuscht. Doch für IT-Verantwortliche ist das oft zweitrangig. Es zählt, dass Prozesse stabil laufen und sich Daten nicht in proprietären Formaten einsperren lassen. Nextcloud ist hier offen und bietet Schnittstellen genug, um auch ungewöhnliche Anforderungen abzubilden.
Dateisynchronisation und Freigabe: Die Kernkompetenzen
Beginnen wir mit dem Fundament: der Synchronisation. Nextcloud kann per WebDAV, also quasi als Netzlaufwerk im Browser, oder über die nativen Clients benutzt werden. Der Desktop-Client für Windows, macOS und Linux arbeitet mit einer virtuellen Datei-Ansicht, die nur Metadaten lädt und Inhalte erst bei Bedarf herunterlädt. Das ist ein Detail, das in der täglichen Praxis viel ausmacht. Gerade Nutzer mit großen Datenbeständen schätzen es, dass nicht mehr alles Terabyte-weise auf die lokale Festplatte muss.
Auf mobilen Geräten funktioniert das ähnlich. Die Apps sind nicht mit den spektakulären Feature-Sets von Google Docs vergleichbar, aber sie erledigen das, was sie sollen: Dateien ansehen, kommentieren, teilen. Die Foto-Backup-Funktion etwa ist von einer Beliebtheit, die man nicht unterschätzen sollte. Sie lädt Aufnahmen automatisch in den eigenen Speicher, ohne dass ein Konzern mitlesen kann. Für viele Nutzer ist das der eigentliche Einstieg in die Nextcloud-Welt, auch wenn es im Unternehmenskontext eher um Dokumentenablagen geht.
Die Freigabemechanismen unterscheiden sich grundlegend von den üblichen Cloud-Diensten. Man kann Dateien und Ordner für andere Benutzer der eigenen Instanz freigeben, aber auch für externe Personen. Dazu wird ein Link erzeugt, der optional mit Passwort oder Ablaufdatum versehen wird. Wer eine Datei nur bestimmten Personen zugänglich machen will, kann deren E-Mail-Adressen eintragen und wird von Nextcloud an die Empfänger verifizieren lassen. Das klingt nicht besonders spektakulär, ist aber ein Detail, das bei vielen Alternativen fehlt oder hinter einer Bezahlschranke steckt.
Effizient wird Nextcloud, wenn man die Fortschrittsprotokolle aktiviert. Man kann nachvollziehen, wer welche Datei wann verändert hat, und sogar ältere Versionen wiederherstellen. Das allein ist ein Argument gegen viele einfache Cloud-Speicherlösungen. Ein versehentlich überschriebenes Dokument ist in der Regel in wenigen Sekunden wiederhergestellt. Es lohnt sich, diese Funktionen zu konfigurieren, denn standardmäßig sind manche Einstellungen zurückhaltend. Ein Administrator, der sein System einmal zusammengestellt hat, wird feststellen, dass er weit weniger Backups braucht, wenn er die Versionsverwaltung von Nextcloud nutzt.
Allerdings ist nicht alles Gold, was glänzt. Die Synchronisations-Engine hatte in der Vergangenheit hin und wieder Probleme mit verschachtelten Ordnern, die tiefer als drei Ebenen lagen. Heute ist das besser, aber es gibt immer noch Ecken, an denen die Software umständlich ist. Beispielsweise das Zusammenführen von Ordnern mit gleichem Namen: Da ist die Fehlermeldung nicht immer eindeutig. Solche kleinen Unbillen sind typisch für ein Open-Source-Projekt, das in viele Richtungen wächst. Sie sollten aber niemanden davon abhalten, das System im Tagesbetrieb zu nutzen, zumal die großen Probleme – wie das unkontrollierte Überschreiben von Dateien ohne Konfliktlösung – inzwischen gelöst sind.
Mit Collabora wird das Office-Erlebnis eingepflanzt
Der eigentliche Coup ist aber die Zusammenarbeit mit Collabora. Die Firma Collabora aus Großbritannien betreut einen Zweig der LibreOffice-Entwicklung und hat daraus ein Produkt gemacht, das im Browser läuft. Das ist keine einfache Portierung: Collabora Online ist eine serverseitige Office-Suite, die auf dem präzise aufbereiteten Code von LibreOffice basiert. Der Client im Browser ist im Vergleich dazu eine relativ dünne Anzeige der auf dem Server erzeugten Dokumente.
Wer zum ersten Mal eine Textdatei in der Nextcloud anklickt und die Bearbeitung in Collabora startet, wird überrascht sein, wie nahtlos sich das anfühlt. Die Ladezeiten sind bemerkenswert kurz, das Layout entspricht fast exakt dem LibreOffice-Desktop. Man kann kommentieren, Änderungen nachverfolgen und sogar mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Letzteres funktioniert auf Kollaborationsbasis, das heißt, jeder Teilnehmer sieht den Cursor der anderen und die Änderungen live. Es ist nicht ganz so glatt wie bei Google Docs, aber näher an einer vollwertigen Office-Umgebung als jede Web-Office-Lösung, die vor einigen Jahren auf dem Markt war.
Dabei zeigt sich, dass die Kombination aus Nextcloud und Collabora mehr ist als die Summe ihrer Teile. Nextcloud liefert das Dateihandling, die Freigaberegeln, die Zugriffskontrolle. Collabora liefert die Bearbeitung. Der Clou ist, dass die Dokumente nicht allein auf dem Server bleiben, sondern in der Nextcloud geteilte Dokumente direkt über Collabora geöffnet werden können. Das schafft einen Workflow, der an Microsoft 365 erinnert, aber eben ohne die Notwendigkeit, Daten in ein Rechenzentrum eines großen Konzerns zu verschieben.
Ein interessanter Aspekt ist die Lizenzfrage. Collabora Online ist in einer Community-Edition und einer Enterprise-Edition erhältlich. Die Community-Edition ist offen und kann mit einem Docker-Container auf dem eigenen Server installiert werden. Die Enterprise-Edition bietet zusätzliche Funktionen wie Sharding für große Installationen und wird von der Firma Collabora kommerziell vermarktet. Für die meisten Unternehmen dürfte die Community-Edition ausreichen, solange die Anforderungen nicht exorbitant sind. Allerdings sollte man bedenken, dass die Community-Version nicht ganz so häufig aktualisiert wird wie die Enterprise-Variante. Für ein sicherheitskritisches System im Firmeneinsatz ist das ein wichtiger Punkt.
Zwischen OnlyOffice und Collabora gibt es einen regen Wettstreit. OnlyOffice, das ebenfalls in Nextcloud integriert werden kann, wirkt auf den ersten Blick etwas moderner und zeichnet PDF-Dateien besser. Collabora punktet dagegen mit der engen Verwandtschaft zum bewährten LibreOffice-Code. Man darf nicht außer Acht lassen, dass Collabora von der LibreOffice-Community getragen wird – auch wenn das Unternehmen Collabora selbst primär auf Unternehmen abzielt. Das bedeutet, dass die Formatierungskompatibilität mit Office-Dokumenten in den meisten Fällen sehr gut ist. Die Konkurrenz von OnlyOffice ist auf diesem Gebiet nicht ganz so ausgereift, was sich bei komplexen Layouts oder Makros bemerkbar machen kann.
Für Administratoren ist wichtig zu verstehen, dass Collabora nicht einfach als Nextcloud-App existiert. Die Architektur sieht vor, dass der Collabora-Code in einem eigenen Container oder Serverprozess läuft und über eine sichere Verbindung mit Nextcloud kommuniziert. Dabei wird das „WOPI“-Protokoll verwendet, ein Internet-Standard, der die Interaktion zwischen einem Dokumentenserver und einem Client-Host beschreibt. Nextcloud ist der Host, Collabora ist der Server, der die Dokumente rendert. Das macht die Skalierung wesentlich komplexer, denn man muss beide Systeme im Blick behalten. Andererseits erlaubt es, die ressourcenintensive Office-Anwendung von der eigentlichen Dateiablage zu trennen. Wenn Collabora ausfällt, bleiben die Dateien in Nextcloud weiterhin zugänglich – nur eben nicht die Bearbeitung im Browser.
Betrieb und Skalierung: Was eine Instanz wirklich braucht
Die Installation von Nextcloud ist gut dokumentiert und kann mit ein paar Befehlen durchgeführt werden. Für einen einzelnen Server mit einer Handvoll Benutzern genügt ein kleiner VPS mit 2 bis 4 GB RAM. Werden zusätzlich Collabora-Container verwendet, sollte man mindestens 4 GB einplanen, besser 8 GB, denn LibreOffice im Serverbetrieb ist kein leichtgewichtiger Prozess. Die Dokumente werden beim Öffnen in ein formatierbares Zwischenformat konvertiert, und das braucht CPU und Arbeitsspeicher. Sobald mehrere Benutzer gleichzeitig arbeiten, wird es eng.
Eine typische Nextcloud-Installation mit 20 bis 50 Benutzern fährt auf einem einzelnen Server mit einer guten SSD und etwas Puffer erstaunlich stabil. Der Flaschenhals ist nicht selten die Datenbank. Nextcloud unterstützt MariaDB/MySQL, PostgreSQL und SQLite. Für kleiner Installationen ist SQLite bequem, aber sobald viele Clients gleichzeitig synchronisieren, wird die Datenbank zum Engpass. Ich würde empfehlen, von Anfang an PostgreSQL oder MariaDB zu verwenden. Wer zudem Redis als Cache einrichtet, spart der Datenbank eine Menge Last und macht die Web-Oberfläche spürbar flüssiger.
Ein verbreiteter Fehler ist es, Nextcloud auf einem günstigen Webhosting-Paket laufen zu lassen. Zwar unterstützt das System PHP, aber die Performance von Shared-Hosting-Umgebungen ist oft nicht ausreichend. Die Dateien liegen dann nicht selten auf einem billigen Network-Store, der ohne den für Nextcloud wichtigen Datei-Cache von PHP auskommt. Die Folge sind quälend langsame Ladezeiten und mitunter fatale Synchronisationsfehler. Ein eigener Server oder ein Anbieter, derRoot-Zugriff gewährt, ist die deutlich bessere Wahl. Es gibt speziell für Nextcloud gedachte Hosting-Pakete bei deutschen Anbietern, bei denen die Grundkonfiguration bereits optimiert ist. Das erspart einem manche Nachtschicht.
Wenn die Benutzerzahl wächst, kommt man um eine Verteilung auf mehrere Server nicht herum. Nextcloud selbst ist in diesem Punkt flexibel: Man kann den Webserver, die Datenbank und die Dateiablage auf verschiedenen Maschinen platzieren. Für den Dateizugriff ist es sinnvoll, einen zentralen Storage wie NFS zu verwenden, sofern die Latenzzeiten im lokalen Netz gering sind. Alternativ kann man eine Objekt-Storage-Anbindung wie S3 oder OpenStack-Swift einrichten. Nextcloud behandelt den Objekt-Storage dann wie ein großes Dateisystem und legt die eigentlichen Daten dort ab, während die Metadaten in der Datenbank bleiben. Das macht die Skalierung letztlich einfacher, weil man den Speicher unabhängig vom Rechnerverbund erweitern kann.
Collabora Online zu skalieren ist eher eine Kunst für sich. Die Anwendung ist im Kern ein unveränderlicher Service, der in einem Docker-Container läuft. Man kann mehrere Container nebeneinander betreiben und vor einen Load-Balancer hängen. Allerdings muss die Anzahl der Benutzer, die gleichzeitig arbeiten, im Auge behalten werden. Jeder offene Vorgang belegt Arbeitsspeicher, und jede Konvertierung belastet die CPU. Wer mit mehreren hundert gleichzeitigen Nutzern rechnet, sollte besser auf die Enterprise-Edition setzen, die eine Art Cluster-Modus mitbringt. Damit lassen sich Sessions gezielt auf mehrere Rechner verteilen. Ohne diese Funktion ist man auf das beschränkt, was ein einzelner Server an parallelen Prozessen aushält – und das ist begrenzt.
Ein unangenehmes Thema ist die IP-Adressierung und der Zugriff über Firewalls. Collabora nutzt lange WebSocket-Verbindungen, um die Live-Aktualisierung der Dokumente zu ermöglichen. Manche älteren Proxy-Server brechen diese Verbindungen nach einer Weile ab. In der Praxis ist das selten ein Problem, weil Nextcloud und Collabora eine Art Heartbeat-Mechanismus eingebaut haben. Trotzdem sollte man in Umgebungen mit restriktiven Sicherheitsrichtlinien testen, ob die Bearbeitung über einen längeren Zeitraum hinweg stabil bleibt. Wenn nicht, hilft meist die Konfiguration des Websockets-Timeout im Reverse-Proxy.
Sicherheit, Datenschutz und Compliance
Wenn es einen Bereich gibt, in dem Nextcloud seine Stärken wirklich ausspielt, dann ist es der Schutz der Daten vor neugierigen Blicken. Die Software unterstützt die Verschlüsselung auf Serverebene, das heißt, die Dateien werden auf dem Speichermedium verschlüsselt abgelegt. Wer es noch genauer will, kann die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in den Einstellungen aktivieren. Dabei bleiben die Schlüssel lokal auf den Geräten der Benutzer, sodass selbst der Server-Administrator nicht an den Inhalt herankommt. Diese Funktion ist allerdings nur für die Synchronisation zwischen eigenen Geräten gedacht und nicht für geteilte Ordner, was viele Nutzer überrascht. Es wäre wünschenswert, wenn Nextcloud hier irgendwann eine Lösung für gemeinsame Ende-zu-Ende-verschlüsselte Ordner anbietet, aber bis dahin ist die Serververschlüsselung der pragmatische Ansatz.
Ein interessanter Aspekt ist die Einbindung von Berechtigungen. Nextcloud kann Verzeichnisfreigaben auf Gruppen oder einzelne Benutzer begrenzen, und dies lässt sich in verzweigten Unterordnern bis ins Detail steuern. Damit hat man eine granulare Zugriffskontrolle, die man sonst nur von komplexen Dokumentenmanagementsystemen kennt. Das ist hilfreich für die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, weil man nachvollziehen kann, wer wann welche Daten gesehen hat. Die Datenbank speichert diese Vorgänge standardmäßig mit, und es gibt Apps, die ein umfangreiches Audit-Log bereitstellen. In einer Zeit, in der die EU-Datenschutzgrundverordnung in allen Köpfen ist, ist so etwas kein Luxus, sondern oft eine Notwendigkeit.
Die Weiterentwicklung von Nextcloud wird von der gleichnamigen Firma aus Stuttgart vorangetrieben. Sie bietet eine Enterprise-Ausgabe an, die zusätzliche Funktionen wie einen Virenscanner, E-Signaturen oder eine verbesserte Unternehmensverwaltung beinhaltet. Diese kommerzielle Stütze ist ein wichtiger Baustein, denn reine Community-Projekte kämpfen oft mit der Finanzierung. Bei Nextcloud sieht man, dass die Open-Source-Philosophie mit wirtschaftlichen Interessen vereinbar ist – wenn auch nicht immer spannungsfrei. Manche Kritiker bemängeln, dass die Grenze zwischen der freien Version und der kostenpflichtigen Ausgabe unscharf sei und die Enterprise-Funktionen eigentlich zum Kernsystem gehörten. Diese Diskussion ist typisch für Open-Source-Projekte und wird sich so schnell nicht legen.
Datenschutzfreundlich ist Nextcloud vor allem dann, wenn man es selbst betreibt. Aber man kann auch das Open-Source-Programm bei einem Diensteanbieter mieten, der die Software auf eigenen Servern in Deutschland oder der EU betreibt. Angesichts der vielen Angebote aus der DACH-Region fällt die Wahl leichter, weil man nicht auf unabsehbare Weise in eine Cloud des Mutterkonzerns gezogen wird. Die Verträge sind klar, die Überprüfbarkeit ist gegeben. Das ist ein nicht zu unterschätzender Vorteil bei der Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen. Man sollte allerdings darauf achten, dass der Anbieter regelmäßig aktuelle Sicherheitsupdates einspielt und nicht schlicht Nextcloud in der Basisversion ungepflegt laufen lässt. Ein kurzer Blick in die Systemstatus-Seite, die Nextcloud selbst ausgibt, gibt Aufschluss über den Stand.
Migration und Alltag: Der Hickhack mit den Daten
Ein Projekt, das Nextcloud einführen will, steht oft vor der Aufgabe, bestehende Datenbestände aus anderen Clouds oder von Netzlaufwerken zu übernehmen. Das klingt pragmatisch, ist aber in der Praxis eine der größten Hürden. Bei einem Umzug aus einem Microsoft 365 Tenant muss man zuerst alle SharePoint-Bibliotheken und OneDrive-Inhalte exportieren. Das kann Stunden dauern, wenn viele Dateien in der Größe von einigen Gigabyte vorliegen. Nextcloud bietet keine automatische Migration aus fremden Systemen an – man muss sich also selbst mit Werkzeugen wie rclone behelfen. rclone ist ein Kommandozeilen-Tool, das praktisch alle bekannten Cloud-Speicher anbindet und einen kaskadierenden Sync durchführen kann. Mit etwas Skriptkonfiguration lässt sich so ein Großteil der Datenverlagerung automatisieren. Man braucht aber einen Plan für den Fall, dass die Verbindung abbricht oder Dateinamen Probleme machen. Auch die Einhaltung von Berechtigungen kann nicht aus einer fremden Umgebung übertragen werden.
Mühsam, aber oft unvermeidlich, ist die Bereinigung des Altbestands. Die meisten Fileserver sind über die Jahre zu einer Ablage für Duplikate und obsolete Entwürfe geworden. Es könnte eine Gelegenheit sein, die jetzt genutzt wird, um Papierkörbe virtuell zu leeren und eine neue Ordnung einzuführen. Nextcloud bietet die Möglichkeit, Ordnerregeln zu definieren und sogar automatisierte Vorgänge auszuführen, aber das Einführen von neuen Ablagestrukturen ist ein menschliches Problem. Ein Administrator, der einfach nur das alte Tauschverzeichnis eins zu eins übertragen will, wird die schlechte Sortierung in seiner neuen Umgebung wiederfinden. Der Mehraufwand für eine Umstrukturierung zahlt sich in der Regel aus.
Im laufenden Betrieb stehen die kleinen Dinge im Vordergrund: Benutzer anlegen, Gruppen verwalten, Kontingente festlegen. Das geht in Nextcloud über eine Weboberfläche, die man nach einem kurzen Einarbeiten gut im Griff hat. Möchte man Benutzer aus einem Unternehmensverzeichnis importieren, hilft die LDAP-Anbindung. Mit ihr werden Rechte und Gruppen zentral verwaltet, ohne dass man bei jedem Wechsel einzelne Konten anpassen muss. Das spart nicht nur Arbeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen. Ein Benutzer, der das Unternehmen verlässt, wird dann zentral deaktiviert und verliert dadurch sofort den Zugriff, auch wenn sein Nextcloud-Konto noch existiert und gesperrt wird. Die Integration ist stabil und getestet, man sollte sie aber sorgfältig konfigurieren, um Zirkelschlüsse zu vermeiden.
Ein Thema, das in der Praxis oft unterschätzt wird, ist die Kapazitätsplanung. Nextcloud wächst schneller, als man denkt, vor allem, wenn viele Benutzer ihre Mobilgeräte anschließen und das automatische Foto-Backup aktivieren. Gerade im Firmenumfeld kann es vorkommen, dass plötzlich mehrere hundert Gigabyte in einer Woche auflaufen. Es ist ratsam, ein Monitoring aufzusetzen, das den Speicherverbrauch der Benutzerkonten und die verfügbaren Speicherressourcen anzeigt. Dabei hilft die Nextcloud-Übersicht im Adminbereich, aber auch externe Tools. Noch besser ist es, ein System zur Quota-Erhöhung zu etablieren – etwa, indem man automatisch eine Warnung erhält, bevor der Speicher voll ist. Ohne solche Maßnahmen steht man irgendwann vor einem Datenträger, der zu 95% gefüllt ist, und fragt sich, wie das passieren konnte.
Das Ökosystem und die Konkurrenz
Wer in die Welt von Nextcloud eintaucht, wird schnell feststellen, dass es nicht nur um den Umgang mit Dokumenten geht. Die Plattform ist so erweiterbar, dass man im Prinzip ein kleines Intranet unter der eigenen Kontrolle aufziehen kann. Der integrierte Talk-Dienst bietet Audio- und Video-Konferenzen an, die sich sogar mit externen Teilnehmern verbinden lassen, ohne dass diese ein Konto benötigen. Das ist in Zeiten von Zoom und Teams eine ernsthafte Alternative, auch wenn die Videoqualität nicht immer mit den großen Anbietern mithalten kann. Das ist nicht zuletzt eine Frage der Netzwerk-Hardware, aber auch der Server-Kapazität. Wer auf einem kleinen VPS arbeitet und gleichzeitig eine Videokonferenz mit zehn Teilnehmern startet, wird die Grenzen schnell spüren.
Ein weiterer Baustein ist die Groupware. Nextcloud kann Kalender, Kontakte und Aufgaben synchronisieren, entweder über CalDAV und CardDAV oder über die integrierte Weboberfläche. Das funktioniert mit den allermeisten Outlook- und Thunderbird-Versionen problemlos. Wenn man E-Mails mag, kann man auch eine interne Mail-App installieren, die IMAP-Postfächer anzeigt und einfache E-Mail-Konversationen erlaubt. Das ist bequem, ersetzt aber keinen vollwertigen Mail-Client für alle Anwender. Dennoch zeigt die Breite des Angebots, dass Nextcloud den Anspruch hat, nicht nur als Dropbox-Ersatz zu dienen, sondern als eine Art Digital Workplace.
Natürlich gibt es Alternativen. Seafile ist im Bereich Geschwindigkeit und Skalierbarkeit stark, bietet aber nicht das gleiche Modul-Ökosystem. Pydio Cells ist ein guter Kandidat für Unternehmen, die eine moderne Oberfläche und granulare Rechteverwaltung suchen, aber die Integration von Collabora oder OnlyOffice ist nicht so tief. Und die großen kommerziellen Anbieter wie Google und Microsoft sind in ihrer Benutzerführung oft besser geschliffen – dafür zahlt man mit der Kontrolle über die Daten. Nicht zuletzt ist die Lizenzfrage zu beachten: Nextcloud ist als Open-Source-Software frei verfügbar, man kann den Code einsehen und anpassen. Das schafft eine Vertrauensbasis, die man ganz anders einschätzen muss als eine geschlossene Plattform.
Wer Nextcloud mit Collabora in einem Unternehmen testet, sollte sich nicht zu sehr von Marketing-Versprechen leiten lassen. Das Setup ist komplexer als die Installation einer Cloud-Lösung, die der Hersteller als Dienst anbietet. Es braucht Zeit – vor allem am Anfang – bis das System so konfiguriert ist, dass es den eigenen Workflow abbildet. Aber die Investition zahlt sich aus, denn Nextcloud ist in einer Weise anpassbar, die bei proprietären Systemen undenkbar wäre.
Nextcloud Hub und die nahe Zukunft
Die Entwicklung nimmt kein Ende. Nextcloud arbeitet kontinuierlich an neuen Funktionen, die das Produkt in Richtung „Hub“ treiben, also an eine zentrale Anlaufstelle für Informationen, Kommunikation und Kollaboration. In der neuesten Version von Nextcloud Hub liegt der Schwerpunkt auf der Zusammenarbeit innerhalb von Dokumenten und auf der Vernetzung mit anderen Organisationen. Die Idee des „Federated Cloud“-Konzepts ist dabei nicht neu: Nextcloud-Instanzen können sich miteinander verbinden, ähnlich wie das bei Mastodon und anderen Teilen des Fediverse der Fall ist. Das eröffnet Datenräume, in denen staatliche Institutionen, Bildungseinrichtungen oder Unternehmen miteinander kommunizieren können, ohne in einer zentralen Cloud-Zentrale abhängig zu sein.
Ob diese Vision wirklich trägt, hängt davon ab, wie gut die Umsetzung gelingt. Die Federated-Operationen sind in der Praxis komplizierter als auf dem Papier, weil die Sicherheits- und Compliance-Vorgaben je nach Organisation unterschiedlich sind. Dennoch ist der Ansatz bemerkenswert, denn er zeigt, dass Nextcloud nicht nur eine Software ist, sondern ein Teil einer Bewegung, die die Datenhoheit zurückfordert.
Was die Zukunft der Online-Office-Bearbeitung angeht, so bleibt Collabora ein zentraler Bestandteil. Die Entwickler arbeiten unermüdlich an besserer Performance und höherer Kompatibilität zu Microsoft Office. Schon jetzt lässt sich die allermeisten Arbeit, die in Büros anfällt, mit Collabora erledigen: Briefe schreiben, Tabellen kalkulieren, Präsentationen erstellen. Und der Umstieg von einem klassischen Office-Paket auf die Kombination Nextcloud und Collabora ist für die meisten Benutzer weniger schmerzhaft, als man denkt. Man muss sich nur einmal daran gewöhnt haben, dass das Dokument im Browser liegt und nicht mehr auf der lokalen Festplatte. Dafür hat man den Vorteil, dass man von jedem Gerät aus zugreifen kann, ohne Software installieren zu müssen.
Ein Kritikpunkt bleibt: Die Oberfläche von Collabora ist im Vergleich zu modernen Web-Anwendungen nicht immer ganz auf der Höhe der Zeit. Menüstrukturen erinnern stark an LibreOffice, das wiederum von den alten Office-Versionen beeinflusst ist. Das ist kein Hindernis für den produktiven Einsatz, aber wer eine extrem intuitive, gestenbasierte Oberfläche erwartet, wird enttäuscht. Vielleicht wäre es an der Zeit, dass die Nextcloud-Community und Collabora noch enger zusammenarbeiten, um die UI zu modernisieren, ohne die bewährten Funktionen zu verlieren. Bis dahin gilt: Die Mischung aus bewährtem Kern und modernen Ergänzungen ist genau das, was viele Anwender sich vorstellen, wenn sie über datensouveränes Arbeiten nachdenken.
Man sollte Nextcloud nicht als fertiges Produkt betrachten, das man kauft und einfach nutzt. Es ist eher eine Infrastruktur, die man sich baut und die ständige Pflege und Liebe braucht. Aber genau das ist der Punkt. Wer einmal begriffen hat, dass die Daten nicht irgendwo in der Ferne liegen, sondern im eigenen Rechenzentrum oder beim eigenen Dienstleister, der kann nicht mehr zurück. Die Gewissheit, dass man den Zugriff auf die eigenen Informationen nicht von den AGBs eines Drittanbieters abhängig macht, ist ein unbeirrbares Argument.
Insofern ist die Debatte um Nextcloud und Collabora viel mehr als eine Diskussion über Software. Es geht um die Frage, wieviel Autonomie wir in der digitalen Arbeitswelt zulassen und wo wir die Grenzen setzen. Nextcloud bietet eine Antwort, die nicht perfekt ist, aber glaubwürdig. Und das ist im Zeitalter der großen Datensammler bereits eine erhebliche Leistung.