Nextcloud als Fundament: Collabora Online und OnlyOffice im Vergleich

Die Frage, wie man dokumentbasierte Zusammenarbeit in eine selbst gehostete Cloud integriert, ist längst keine Nische mehr. Nextcloud hat sich in Deutschland und Europa als verlässliche Grundlage für datensparsame Zusammenarbeit etabliert – unterstützt durch Kommunen, öffentliche Einrichtungen und Unternehmen, die ihre Daten nicht bei amerikanischen Cloud-Konzernen wissen wollen. Und dann stellt sich früher oder später dieselbe Frage: Welche Office-Lösung bindet man an die Plattform?

Dieser Beitrag versucht, die zwei dominierenden Optionen, Collabora Online und OnlyOffice, systematisch zu beleuchten. Es geht nicht um Marketingversprechen, sondern darum, was ein Administrator im Alltag erlebt, was eine Organisation an Formaten braucht und wo die eigentlichen Unterschiede liegen.

Warum Nextcloud in dieser Diskussion eine zentrale Rolle spielt

Nextcloud ist aus einer Abspaltung von ownCloud hervorgegangen, als sich 2016 ein Teil der Entwicklermannschaft unter Frank Karlitschek selbstständig machte. Seither ist die Plattform zu einem der wichtigsten freien Projekte im Bereich selbstbestimmtem Filehosting und Zusammenarbeit geworden. Wer heute Nextcloud betreibt, nutzt nicht nur einen einfachen Dateispeicher. Das System ist ein kleines Ökosystem: Kalender, Kontakte, Mail, Videokonferenzen, Aufgaben und – je nach App – auch Tabellen oder Diagramme lassen sich integrieren. Das entscheidende Argument für Nextcloud ist dabei die Selbstkontrolle: Daten verlassen das eigene System nicht, solange man es nicht will.

In den vergangenen Jahren hat Nextcloud erheblich von der Debatte um Souveränität und Datenschutz profitiert. Gerade öffentliche Auftraggeber, Bildungseinrichtungen und mittelständische Betriebe setzen auf die Software, weil sie vergleichsweise schnell aufgesetzt ist und mit ihrer offenen Architektur viele Anpassungen zulässt. Doch mit der zunehmenden Verbreitung wachsen auch die Ansprüche. Aus einer reinen Ablage soll eine Arbeitsumgebung werden. Und da beginnt das eigentliche Problem: Textdokumente, Tabellen und Präsentationen sind in den meisten Arbeitsabläufen schlicht unverzichtbar.

Organisationen, die Nextcloud einführen, stehen deshalb sehr bald vor der Notwendigkeit, einen webbasierten Office-Editor anzubinden. Der native Nextcloud-Editor kann zwar kleine Textdateien ändern, für den ernsthaften Betrieb ist das aber nicht gedacht. Es braucht eine echte Office-Suite. Hier begegnen einem die zwei Namen, die in Fachkreisen seit Jahren die Diskussion dominieren: Collabora Online und OnlyOffice. Beide Projekte verfolgen unterschiedliche Ansätze, beide haben ihre eigenen Stärken und Schwächen.

Collabora Online: Der Erbe einer großen Idee

Collabora Online kennt man unter anderem als Weiterentwicklung des lange angekündigten „LibreOffice Online“. Die Firma Collabora Productivity, die eng mit dem LibreOffice-Projekt verbunden ist, hat diese Technologie vorangetrieben und schließlich in ein kommerziell tragfähiges Produkt verwandelt. Im Kern steckt ein großer Teil der eigenen LibreOffice-Entwicklungsarbeit plus einige Server-Erweiterungen für den Betrieb im Web. Das wirkt sich an vielen Stellen aus.

Die Einbindung in Nextcloud ist elegant gelöst. Man betreibt entweder den kostenlosen CODE (Collabora Online Development Edition) als Docker-Container oder die Enterprise-Variante der Firma Collabora mit entsprechendem Support. Die Nextcloud-Integration erfolgt über eine offizielle App, die den Zugriff auf die Dokumente verwaltet. Für den Administrator bedeutet das erstaunlich wenig Aufwand, solange er sich mit den grundlegenden Docker-Grundlagen auskennt. Der Server kommuniziert dabei über bestimmte Endpunkte mit der Nextcloud-Instanz; die Dokumente werden während der Bearbeitung im Speicher gehalten und in regelmäßigen Abständen gesichert.

Interessant ist bei Collabora die Nähe zu den offenen Standards. Wer sich für OpenDocument-Formate (ODT, ODS, ODP) entscheidet, bekommt eine hervorragende Unterstützung. LibreOffice hat in all den Jahren viel Arbeit in diese Formate gesteckt, und Collabora profitiert davon unmittelbar. Aber der Alltag in vielen Unternehmen sieht anders aus: Dort dominieren die Microsoft-Formate DOCX, XLSX und PPTX. Zwar lassen sich auch diese Formate mit Collabora bearbeiten, doch je komplexer die Dokumente sind, desto eher stößt man an Grenzen. Gestaffelte Formatierungen, bestimmte SmartArt-Grafiken oder spezielle Fußnotenkonstruktionen können beim Wechsel in das OOXML-Vokabular untergehen. Das ist kein grundsätzliches Versagen, sondern eine Frage der Detailgenauigkeit, die bei Microsoft Office selbst nicht immer perfekt ist.

Gerade in Umgebungen, die viel mit tabellarischen Berechnungen arbeiten, fällt auf, dass Collabora nicht jede Formel der Excel-Welt vollständig interpretieren kann. Es gibt Fortschritte, keine Frage. Doch wer mit komplexen Makros arbeitet, die über Visual Basic for Applications (VBA) laufen, wird in der LibreOffice-Welt weiterhin nicht glücklich. Und das gilt dann auch für Collabora. Die Entwickler haben ihre Energie eher darauf gelegt, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten zuverlässig zu machen – und das ist ihnen durchaus gelungen.

OnlyOffice: Der pragmatische Gegenentwurf

OnlyOffice, entwickelt von der Firma Ascensio System SIA aus Lettland, hat eine etwas andere Geschichte. Die Software entstand nicht aus einer klassischen Desktop-Office-Anwendung, sondern wurde von vornherein mit Blick auf Online-Kollaboration konzipiert. Das merkt man in der Architektur. OnlyOffice besteht aus einem zentralen Dokumentenserver, der die eigentliche Verarbeitung übernimmt, und einer Reihe von Anwendungen, die sich in verschiedene Plattformen einbinden lassen. Für Nextcloud gibt es eine eigene Connector-App, die im Nextcloud-App-Store angeboten wird.

Ein großer Vorteil von OnlyOffice ist die sehr enge Orientierung an den Microsoft-Formaten. Das Unternehmen hat sich früh zum Ziel gesetzt, eine möglichst hohe Kompatibilität mit Office-Dateien zu erreichen – erfolgreich, wie viele Anwender bestätigen. Tabellen mit bedingten Formatierungen, Pivot-Tabellen oder aufwendig gestaltete Präsentationen bleiben deutlich stabiler erhalten als bei so manchem anderen Produkt. Auch bei der Darstellung von Schriftarten wird viel Wert auf Korrektheit gelegt. In der Praxis führt das dazu, dass OnlyOffice den Vergleich mit Microsoft Office weniger scheuen muss als andere Open-Source-Lösungen.

Auch die Bedienoberfläche erinnert an die klassischen Office-Anwendungen. Das Menüband, die Registerkarten, die Dialoge – es wirkt vertraut, was die Umstellung erleichtert. Manch einer mag das als keinen Wert an sich betrachten, aber in einem Unternehmen, in dem viele Mitarbeitende seit Jahren mit Word und Excel arbeiten, erleichtert eine ähnliche Bedienstruktur die Akzeptanz enorm.

Auf der anderen Seite hat OnlyOffice mit dem Vorurteil zu kämpfen, dass es sich um ein „geschlossenes“ System handele. Dabei ist die Software durchaus Open Source, sie wird unter AGPL beziehungsweise Apache-Lizenz vertrieben – je nach Version und Modul. Allerdings ist die Community rund um OnlyOffice kleiner und die Entwicklung stärker von einem einzelnen Unternehmen gesteuert. Für die meisten Nextcloud-Administratoren ist das ein untergeordnetes Kriterium, sollte aber im Hinterkopf bleiben, wenn es um strategische Entscheidungen geht.

Formate und Kompatibilität: Der tägliche Ärger und die Freude

Die Erfahrungen mit Office-Dateien sind immer auch eine Geschichte von Formatfallen und unsichtbaren Eigenheiten. Nehmen wir ein typisches Beispiel: Eine Verwaltung hat seit Jahren eine umfangreiche Word-Vorlage mit Briefköpfen, Fußzeilen und Seriendruckfeldern. In Collabora kann diese Vorlage geöffnet und grundsätzlich bearbeitet werden. Aber die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Seitennummerierung verschiebt oder eine Tabellenbreite korrigiert werden muss, ist spürbar höher als bei OnlyOffice. Das ist keine Erfindung, das ist Erfahrungswissen aus Foren und diversen Projekten.

OnlyOffice liegt bei der Darstellung solcher Dateien in den meisten Fällen näher am Original. Das fällt besonders bei komplexen Excel-Tabellen auf: Berechnungen, Diagramme und bedingte Formatierungen wirken oft wie im Original. Das ist ein klarer Pluspunkt für alle, die mit Berichten und Finanzdaten arbeiten müssen. Allerdings wäre es irreführend zu behaupten, OnlyOffice wäre hier perfekt. Auch bei OnlyOffice gibt es gelegentlich Abweichungen, die man erst mühsam erkennt – etwa bei Schriftskalierungen oder bei bestimmten Effekten in PowerPoint-Dateien.

Für den ODF-Liebhaber stellt sich die Lage anders dar. Wer bewusst auf OpenDocument setzt und auf eine Zukunft ohne proprietäre Formate hinarbeitet, ist mit Collabora besser beraten. Davon abgesehen, dass das LibreOffice-Projekt die Referenzimplementierung für ODF ist, wird auch die interne Qualität dieser Formate bei Collabora ständig verbessert. OnlyOffice kann ODF zwar ebenfalls verarbeiten, aber die Unterstützung ist nicht das zentrale Anliegen des Projekts.

Ein Detail am Rande: Beide Systeme können die Zwischenablage nicht immer so befüllen, wie man es aus dem Desktop gewohnt ist. Wer also regelmäßig Inhalte von einer Webseite oder aus einer E-Mail in ein Dokument kopiert, muss mit kleineren Formatierungsverlusten rechnen. Das ist eine Web-Angelegenheit und kein spezifisches Problem von Collabora oder OnlyOffice, aber es wird oft als störend empfunden.

Kollaboration und Zusammenarbeit: Feinschliff in Echtzeit

Der zentrale Grund, warum viele überhaupt an eine webbasierte Suite denken, ist die Zusammenarbeit mehrere Personen an einem Dokument. Echtzeit-Editieren ist heute Standard, und beide Anbieter haben das integriert. Der Unterschied liegt im Detail.

Collabora setzt auf eine native Integration in Nextcloud. Man sieht, wer gerade wo arbeitet, Änderungen werden farblich markiert, und auch das Kommentieren funktioniert zuverlässig. Was mir persönlich gefällt, ist die ruhige Arbeitsweise: Die Oberfläche wirkt nicht überladen, die Bedienung ist nach einer kurzen Einarbeitung selbsterklärend. Allerdings hat Collabora eine Eigenheit, die unter Last spürbar wird: Die Verbindung zu den Dokumenten kann bei instabilen Netzwerken gelegentlich abreißen, und der Server muss die Sitzung neu aufbauen. Das ist kein Beinbruch, doch bei größeren Teams kann es frustrieren, wenn die Arbeit kurz unterbrochen ist.

OnlyOffice ist hier in einigen Punkten etwas stabiler. Die Sitzungsverwaltung ist gut strukturiert, und auch bei schwankenden Verbindungen bleibt die Verbindung häufiger bestehen. Die kollaborativen Funktionen wie gleichzeitige Kommentare, gemeinsames Bearbeiten und Versionsverlauf sind sehr ausgereift. Besonders positiv aufgefallen ist mir die Darstellung von Änderungen in Tabellen: Man kann nachvollziehen, wer in welcher Zelle was verändert hat. Das klingt trivial, ist aber in der Teamarbeit enorm hilfreich.

Ein kritischer Punkt bei beiden Lösungen ist die Frage der Dokumentgröße. Riesige Präsentationen mit vielen Medien oder sehr umfangreiche Arbeitsmappen lassen jeden Server schwitzen. Die Performance hängt dabei stark von der gewählten Hardware und der Anzahl der gleichzeitigen Sitzungen ab. Wer plant, mit mehreren hundert Nutzern gleichzeitig zu arbeiten, sollte unbedingt Lasttests fahren und die Skalierungsmöglichkeiten prüfen. Sowohl Collabora als auch OnlyOffice lassen sich grundsätzlich skalieren, aber die Konfiguration ist kein Selbstläufer. Insbesondere der Einsatz von Load-Balancern und die Aufteilung von Sitzungen auf mehrere Instanzen erfordern Erfahrung und ein sorgfältiges Monitoring.

Administration und Ressourcen: Der Realitätstest

Was den Betrieb angeht, gibt es spürbare Unterschiede, die man erst nach einigen Wochen erkennt. Collabora Online wird häufig als Docker-Container ausgeliefert, und es gibt ein offizielles Image, das mit einer überschaubaren Konfiguration läuft. Die Dokumentation von Nextcloud und Collabora ist gut, und die Community hat in den vergangenen Jahren viele Handgriffe dokumentiert. Das macht den Einstieg für erfahrene Administratoren vergleichsweise einfach. Man muss allerdings wissen, dass der Ressourcenhunger von Collabora nicht zu unterschätzen ist. Jede aktive Bearbeitungssitzung belegt eine gewisse Menge an Arbeitsspeicher, und die Skalierung ist nur über zusätzliche Server möglich. Bei kleineren Installationen mag das egal sein, bei mittleren und großen Umgebungen muss man planen.

OnlyOffice funktioniert ähnlich, liegt aber beim Speicherverbrauch häufig etwas niedriger. Das ist im Alltag spürbar, wenn man eine überschaubare Hardware für die Cloud-Plattform einsetzen möchte. Die Installation über Docker ist ebenfalls gut dokumentiert, doch die Anbindung an Nextcloud erfordert mehr Aufmerksamkeit. Wer nicht aufpasst, kann sich in den Konfigurationsdateien verheddern, insbesondere wenn man HTTPS über Reverse-Proxys einsetzt. Ein interessanter Aspekt ist, dass OnlyOffice die Dokumente beim Bearbeiten in einer eigenen Struktur im Speicher hält, was bei unerwarteten Serverabstürzen zwar zu Datenverlust führen kann, aber andererseits eine schnelle Wiederherstellung ermöglicht.

Beide Systeme bieten eigene Monitoring-Möglichkeiten. Collabora liefert Einblicke über die Anzahl der aktiven Sitzungen, die Speicherauslastung und die durchschnittliche Dauer einer Benutzersitzung. OnlyOffice hat ähnliche Werkzeuge, die aber etwas versteckter liegen. Wer also ein sehr detailliertes Monitoring wünscht, muss sich gegebenenfalls eigene Skripte bauen. Das ist nicht unbedingt ein Nachteil, aber ein Hinweis darauf, dass man in der Administration an der einen oder anderen Stelle Grips investieren muss.

Updates und Sicherheit: Ein oft vernachlässigtes Thema

Sicherheitsupdates sind ein Thema, das in der Praxis gerne untergeht, bis es zu spät ist. Bei beiden Produkten gilt: Die Server müssen regelmäßig aktualisiert werden, und die Docker-Images sollten nicht mit ungeprüften Versionen betrieben werden. Collabora hat hier einen kleinen Vorteil: Das Produkt wird von einer Firma mit einer starken Sicherheitskultur entwickelt, und Sicherheitslücken werden – wie bei LibreOffice – vergleichsweise schnell gepatcht. OnlyOffice hat in der Vergangenheit allerdings auch seine Sicherheitsupdates regelmäßig veröffentlicht; die Firma hat die Prozesse inzwischen professionalisiert.

Ein interessantes Detail: Both Lösungen sind so konzipiert, dass die Dokumente nicht dauerhaft auf dem Office-Server liegen, sondern nur während der Bearbeitung. Nach dem Schließen werden die Inhalte aus dem Speicher entfernt, und die Datei liegt ausschließlich im Nextcloud-Dateisystem. Das ist ein wichtiger Punkt für alle, die datenschutzrechtlich arbeiten. Allerdings sollte man sich darüber im Klaren sein, dass die Office-Komponente technisch in der Lage wäre, Daten zu speichern – es ist eine Frage der Konfiguration und der Vertrauenswürdigkeit des Entwicklers. Bei Open-Source-Software kann man dieses Verhalten überprüfen, was bei Closed-Source nicht möglich wäre.

Lizenzmodelle und Anschaffungskosten: Freie Software ist nicht gratis

Ein Wort zur Finanzierung. Sowohl Collabora Online als auch OnlyOffice sind Open Source, aber die kommerzielle Einbindung ist unterschiedlich. Collabora bietet die freie Variante CODE an, die für Entwicklungs- und Testzwecke gedacht ist. Für den Produktivbetrieb ist die Enterprise-Version zu empfehlen, bei der man einen Firma im Rücken hat, die Support leistet. Die Preise richten sich nach der Anzahl der Nutzer und sind nicht öffentlich einsehbar, aber in der Regel bewegen sie sich im Rahmen, den auch andere kommerzielle Opensource-Anbieter aufrufen.

OnlyOffice gibt es in einer Community-Version, die kostenlos heruntergeladen und für kleine Teams genutzt werden kann. Für den größeren Einsatz gibt es ein Bezahlmodell, das auf Lizenzen pro Nutzer basiert. Was auf den ersten Blick einfach klingt, hat allerdings eine kleine Hürde: Die Community-Version von OnlyOffice verfügt nicht über alle Funktionen der kommerziellen Variante. Einige administrative Einstellungen, etwa die Benutzerverwaltung über LDAP oder bestimmte Branding-Optionen, sind der Enterprise-Ausgabe vorbehalten. Das schränkt die Nutzung in größeren Umgebungen ein und führt dazu, dass viele Organisationen am Ende doch zur kostenpflichtigen Variante greifen.

Diese Mischung aus freier Basis und kommerzieller Erweiterung ist bei vielen Projekten üblich, dürfte aber trotzdem genau überlegt werden. Wer Nextcloud betreibt, ist es gewohnt, den größten Teil der Plattform kostenlos zu nutzen und nur bei Bedarf in den Enterprise-Support zu investieren. Bei Office-Lösungen sieht das anders aus, weil die Unterstützung von Dokumentformaten ein anderes Niveau an Pflege verlangt. Es ist keine Frage des Wollens, sondern eine Frage der Ressourcenzuteilung.

Alternativen und Ausblick: Gibt es noch etwas anderes?

Natürlich gibt es noch andere Möglichkeiten, das Dokumentproblem in Nextcloud zu lösen. Etwa den zum Angebot von Nextcloud gehörenden „Nextcloud Office“, der im Kern auf Collabora aufsetzt, aber als offiziell unterstütztes Angebot vermarktet wird. Oder man nutzt schlicht die separat eingebundenen Werkzeuge von OnlyOffice als Desktop-Anwendungen, was aber nicht das eigentliche Ziel einer Web-Integration ist. Alternativ kann man versuchen, die einzelnen Dienste zu kombinieren – etwa Collabora für Textdokumente und OnlyOffice für Tabellenkalkulation. Das klingt nach einer pragmatischen Lösung, sorgt in der Praxis aber für enormen Konfigurationsaufwand und zwei Systeme, die synchron gepflegt werden müssen. Dafür sind die Anwendungsfälle zu selten, dass man ein solches Doppelbetriebssystem rechtfertigen möchte.

Blickt man in die Zukunft, zeichnet sich ab, dass beide Produkte ihre Hausaufgaben gemacht haben. Collabora arbeitet intensiv an der Verbesserung der Konvertierungsqualität, während OnlyOffice die Integration weiterer Formate und die Anbindung an die großen Cloud-Plattformen vorantreibt. Es gibt außerdem Bemühungen, die Zusammenarbeit mit anderen kollaborativen Tools zu stärken, etwa die Einbindung von Videokonferenzen oder die nahtlose Anbindung von E-Mail-Modulen in Nextcloud. Beide Projekte wissen, dass der Markt klein ist, aber die Anforderungen an die Integration stetig wachsen.

Ein Schönheitsfehler bleibt: Die Dokumentenbearbeitung im Browser ist nicht dasselbe wie die Arbeit in einer Desktop-Anwendung. Das gilt unabhängig davon, ob man Collabora oder OnlyOffice wählt. Manche Dinge funktionieren schlicht einfacher, wenn man eine native Anwendung vor sich hat – etwa die Verwendung von bestimmten Makros, das Einfügen von OLE-Objekten oder die lokale Integration in benutzerdefinierte Skripte. Als reiner Ersatz für den komplett offline arbeitenden IT-Mitarbeiter sind beide Lösungen also nicht gedacht. Als Komponente eines modernen Arbeitsumfelds, das Zusammenarbeit und Datenschutz verbindet, sind sie aber allemal geeignet.

Fazit: Die Entscheidung hängt von der eigenen Umgebung ab

Die Frage „Collabora oder OnlyOffice“ lässt sich nicht pauschal beantworten. Beide Produkte funktionieren, beide haben eine aktive Community, beide werden langfristig weiterentwickelt. Der Unterschied liegt in den Anforderungen, die man als Organisation mitbringt.

Wer einen starken Bezug zu offenen Standards hat, eine tiefe Integration in die LibreOffice-Welt sucht und die notwendige Geduld für den Umgang mit Formatabweichungen mitbringt, ist mit Collabora gut bedient. Das Produkt ist vor allem dann eine klare Wahl, wenn man dem europäischen Open-Source-Gedanken auch bei der Office-Software treu bleiben möchte. Die direkte Einbindung in Nextcloud und die saubere Umsetzung der grundlegenden Funktionen machen Collabora zu einem verlässlichen Partner.

Wer dagegen auf maximale Kompatibilität mit Microsoft Office angewiesen ist und ein Team hat, das viele Vorlagen und komplexe Tabellen aus der Microsoft-Welt importieren muss, sollte den Betrieb mit OnlyOffice ernsthaft in Erwägung ziehen. Die Software überzeugt durch präzise Formatierung, ein vertrautes Interface und eine stabile Sitzungsverwaltung. Auch wenn das System in seiner Community-Version gewisse Hürden mitbringt, ist die Qualität der Dokumentbehandlung letztlich der Maßstab, an dem sich alles andere messen lassen muss.

Am Ende ist es kein entweder-oder, sondern eine Frage des Profils. Die einen wollen die philosophische Investition in offene Formate und freie Software. Die anderen suchen die pragmatische Lösung für den täglichen Betrieb, ohne ständig ein Auge auf die Kompatibilitätsrisiken werfen zu müssen. Beides ist legitim. Und Nextcloud selbst profitiert davon, dass es diese Wahl überhaupt gibt. Die Möglichkeit, zwischen verschiedenen, unabhängig entwickelten Office-Komponenten zu entscheiden, gehört schließlich zu den stärksten Argumenten für ein offenes Ökosystem – und ist im besten Fall ein Gewinn für alle, die ihre Daten unter eigener Kontrolle behalten möchten.